Nos últimos anos, a relação entre o governo e o contribuinte passou por várias transformações. Entre as mudanças que aconteceram está a criação do Domicílio Tributário Eletrônico, uma plataforma desenvolvida para servir como canal principal de comunicação com o Fisco.
O DTE é um assunto que vem ganhando mais atenção dentro do departamento fiscal das empresas brasileiras. E não é à toa: com a possibilidade de facilitar o recebimento das comunicações do governo, as companhias podem acelerar processos e correr menos riscos.
Na prática, o Domicílio Tributário Eletrônico permite que o contribuinte seja intimado para apresentar defesas e tomar ciência de atos administrativos através de uma caixa postal eletrônica. Mas, apesar de ser um canal mais simples para acompanhamento das notificações, existe uma série de desafios enfrentados pelas empresas na gestão de DTE.
Se você quer saber tudo sobre o Domicílio Tributário, está no lugar certo. Vamos mostrar o que é DTE e como sua empresa pode simplificar o gerenciamento das caixas postais eletrônicas. Aproveite a leitura!
O que é Domicílio Tributário Eletrônico?
O Domicílio Tributário Eletrônico é uma plataforma criada pelo governo para servir como principal meio de comunicação com o contribuinte. Através de uma caixa postal online, as empresas podem acessar as mensagens e cobranças oficiais do Fisco.
A previsão legal para o DTE está no art. 23 do Decreto 70.235/72 – que foi incluído pela Lei nº 11.196, de 2005:
Art. 23. Far-se-á a intimação:
(…)
III – por meio eletrônico, com prova de recebimento, mediante:
a) envio ao domicílio tributário do sujeito passivo; ou
b) registro em meio magnético ou equivalente utilizado pelo sujeito passivo.
Com base nesse dispositivo, a intimação por meio eletrônico passa a ser uma forma de intimação válida – juntando-se às formas que já existiam: pessoal, por via postal ou telegráfica.
A intimação realizada por meio do DTE pode ser feita pelas Prefeituras, Secretarias de Fazenda Estaduais e Federal, com o uso de plataformas diferentes para cada uma dessas esferas. O sigilo, a identificação, a autenticidade e a integridade dessas comunicações são garantidas com um controle do acesso com base na autorização dos usuários com certificação digital.
Quais as mudanças trazidas pelo DTE?
Antigamente, as cartas registradas eram a única forma de recebimento de intimações pelo contribuinte – o que gerava uma grande burocracia e tornava os processos muito lentos. Com o surgimento do Domicílio Tributário Eletrônico, o contribuinte pode ser intimado para apresentar defesas e tomar ciência de atos administrativos por meio de uma caixa postal online.
O grande destaque do Domicílio Tributário Eletrônico é a possibilidade de receber notificações e intimações do poder público sem depender da comunicação via postal ou pessoal. Com isso, o fluxo de comunicação se torna mais ágil e eficiente.
Apesar de ser um grande avanço para simplificar processos, a adesão ao DTE é facultativa em âmbito federal, mas o credenciamento é obrigatório em âmbito estadual e municipal. Isso acontece porque o ente da administração tributária tem liberdade para regulamentar e disciplinar a forma de adesão ao serviço para os contribuintes.
Porém, existe uma grande ressalva sobre a facultatividade de adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico no âmbito federal: o contribuinte que acessa o portal e-CAC para utilizar determinados serviços de forma eletrônica passa a ser obrigado a usar o DTE.
Como funciona o Domicílio Tributário Eletrônico?
Como vimos, o DTE surgiu como uma forma de modernizar a comunicação feita pelo poder público, que era feita por correspondência. Com o Domicílio Tributário, sua empresa pode ser notificada com avisos emitidos por órgãos oficiais de forma online, por meio de uma caixa postal eletrônica.
Essas intimações realizadas através do DTE podem ser feitas pelas Prefeituras, Secretarias de Fazenda Estaduais e Federal. Entretanto, cada uma dessas esferas faz o uso de plataformas diferentes.
Um outro ponto bastante importante sobre o Domicílio Tributário Eletrônico é a presunção de conhecimento dos fatos. Após o credenciamento do contribuinte no sistema, os prazos processuais começam a correr a partir do envio da intimação em formato digital.
Como optar pelo Domicílio Tributário Eletrônico?
No âmbito federal, a opção pelo Domicílio Tributário Eletrônico é feita por meio da Receita Federal. A partir dessa adesão, sua caixa postal no e-CAC passa a ser considerada seu Domicílio Tributário perante a Administração Tributária Federal.
Ao optar pelo DTE, o contribuinte conta com várias facilidades:
- Possibilidade de cadastrar até três números de celulares e três endereços de e-mail para recebimento de avisos quando mensagens importantes forem gravadas na caixa postal;
- Redução no tempo de trâmite dos processos administrativos digitais;
- Garantia quanto ao sigilo fiscal e total segurança contra o extravio de informações;
- Acesso, na íntegra, a todos os processos digitais existentes em seu nome, em tramitação na RFB, na Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional e no Conselho Administrativo de Recursos Fiscais.
Veja como funciona a adesão ao DTE para ciência de atos oficiais enviados pela Receita Federal:
- Para optar pelo DTE, o contribuinte precisa ter a certificação digital e acessar o Portal e-CAC;
- Acesse os “Serviços disponíveis” no Portal e-CAC;
- Procure pelo menu “Outros”;
- Faça a opção pelo Domicílio Tributário Eletrônico.
Vale lembrar que as comunicações ocorrem também nas esferas estadual e municipal, com plataformas diferentes para cada uma. Por isso, é preciso acessar a plataforma equivalente ao Domicílio Tributário Eletrônico de acordo com o estado ou município em que a organização está localizada.
O Domicílio Tributário Eletrônico recebe essa denominação na esfera federal, mas pode ter outras nomenclaturas de acordo com o estado ou município. Um ótimo exemplo disso ocorre em São Paulo – que possui as nomenclaturas DEC (Domicílio Eletrônico do Contribuinte) na Secretaria da Fazenda de SP e DECP (Domicílio Eletrônico do Cidadão Paulistano) na Prefeitura da cidade de São Paulo.
Quais as vantagens e riscos do DTE?
O principal papel exercido pelo Domicílio Tributário Eletrônico é a simplificação do acesso às notificações e intimações do poder público – sem que o contribuinte dependa da comunicação via postal ou pessoal. Com ele, as empresas brasileiras podem aproveitar alguns benefícios:
- Acesso a vários serviços que antes exigiam o deslocamento até a repartição pública;
- Comunicação totalmente digital, o que a torna mais prática;
- Economia e celeridade processual;
- Segurança contra extravio de correspondência;
- Redução dos custos da Administração Tributária com impressões de documentos e envio de correspondências pelos Correios.
Porém, também é preciso ter atenção com dois pontos importantes em relação ao DTE:
- Várias caixas postais para acompanhar: a intimação por meio do Domicílio Tributário Eletrônico pode ser realizada pelas Prefeituras, Secretarias de Fazenda Estaduais e Federal. Cada esfera e localidade tem o seu próprio sistema. Portanto, é preciso ficar de olho em diversos portais diferentes.
- Presunção de conhecimento dos fatos: após o credenciamento do contribuinte no sistema, os prazos processuais começam a correr a partir do envio da intimação em formato digital – mesmo que o contribuinte não acesse a mensagem e não tenha conhecimento sobre o seu conteúdo. Ou seja, é preciso ficar muito atento para não perder os prazos recursais.
O Domicílio Tributário Eletrônico requer acompanhamento constante. Sendo assim, a maior desvantagem é a possibilidade de perder prazos, especialmente para quem não tem o costume de acessar a caixa postal diariamente. Mas, felizmente, hoje existem soluções tecnológicas que ajudam nessa tarefa, como veremos adiante.
Qual a importância de acessar as caixas postais regularmente?
Já vimos que aderir ao DTE traz vários benefícios para o contribuinte, certo? Porém, é preciso ficar de olho nos riscos de não monitorar de perto as comunicações recebidas. Afinal, estamos falando de mensagens e avisos importantes para a empresa.
Quando uma comunicação oficial é enviada ao contribuinte por meio da caixa postal eletrônica, assume-se que ele está ciente do seu conteúdo. Na prática, isso quer dizer que os prazos processuais começam a correr a partir do envio da intimação em formato digital. Mesmo que o contribuinte não acesse a mensagem e não tenha conhecimento sobre o seu conteúdo, os prazos começam a correr.
Dessa forma, é preciso consultar DTE frequentemente para não perder nenhum prazo. A partir do momento da disponibilização da comunicação pela autoridade tributária, o prazo começará a fluir em 15 dias no caso da Receita Federal. Já para as esferas estaduais e municipais, é necessário verificar como funciona a fluência dos prazos.
Infelizmente, muitos contribuintes aderem ao DTE, mas não acessam regularmente a caixa postal eletrônica. Por isso, podem perder prazos processuais e respectivas apresentações de recursos – o que pode levar a implicações como custos com multas ou outras penalidades. Existem casos de empresas que perderam benefícios fiscais devido ao não atendimento de prazos.
Quais os desafios no gerenciamento de Domicílio Tributário?
A adesão ao DTE é muito simples de ser feita: basta acessar a plataforma equivalente ao Domicílio Tributário Eletrônico de acordo com o estado ou município em que a organização está localizada.
Enquanto no âmbito estadual e municipal o credenciamento é obrigatório, no âmbito federal essa adesão é facultativa – com uma ressalva: o contribuinte que acessa o portal e-CAC para utilizar determinados serviços de forma eletrônica passa a ser obrigado a usar o Domicílio Tributário Eletrônico.
Entretanto, mesmo com todas as vantagens do Domicílio Tributário Eletrônico, o gerenciamento dessa comunicação ainda pode ser um desafio – especialmente para quem tem muitos DTEs e precisa estar sempre atualizado com todas as notificações do governo.
Veja quais são os maiores desafios no gerenciamento de DTE:
- Qualquer pessoa com Certificado Digital pode fazer a adesão ao DTE, o que pode gerar situações de cadastramento involuntário – causando complicações por conta da presunção de conhecimento dos fatos;
- Ao ler uma mensagem, automaticamente sua empresa dá ciência na comunicação, e muitas vezes é difícil se adequar ao prazo em meio a tantas demandas da área fiscal;
- É preciso consultar frequentemente a caixa postal eletrônica para não perder os prazos de comunicações do Fisco;
- Acessar DTE manualmente requer bastante tempo dos profissionais do departamento fiscal, que precisam acessar diversos sites, um a um;
- O uso do DTE requer maior integração entre as áreas contábil, fiscal e jurídica.
Por esses e outros motivos, muitas empresas optam pelo uso de um sistema gerenciador de DTE. Dessa forma, é possível centralizar e simplificar ainda mais a comunicação entre o Fisco e o seu negócio.
Vale a pena investir em um software para gerenciar DTE?
Como você deve ter percebido até aqui, apesar de o Domicílio Tributário Eletrônico ser uma ferramenta para facilitar a comunicação com o Fisco, o seu gerenciamento traz uma série de desafios e pontos de atenção. Empresas que contam com vários DTEs precisam despender horas de trabalho do time fiscal com acessos a todos os sites.
A boa notícia é que agora elas podem optar pelo uso de um software para gerenciar DTE. Dessa forma, é possível monitorar todas as mensagens do governo em um só lugar e reduzir significativamente o tempo gasto nessa tarefa.
Em vez de fazer consultas manuais para acompanhar as notificações relevantes para sua empresa, você pode usar uma ferramenta para gerenciar Domicílios Tributários. Dessa forma, você ainda evita comunicações extraviadas e perdas de prazos importantes.
Veja quais são os principais benefícios dessa tecnologia:
- Centralização das informações: ao usar uma ferramenta para centralizar DTE, não é necessário entrar em várias caixas postais para ter acesso às notificações importantes. A solução digital utilizada fica responsável por todo esse processo.
- Recebimento de notificações relevantes: com uma solução fiscal para automatizar a gestão de DTE, é possível eliminar as chances de falhas humanas e garantir o recebimento de notificações relevantes dentro do prazo necessário.
- Otimização do tempo: você quer eliminar as chances de perder prazos? Com um software fiscal, sua empresa garante a consulta e o gerenciamento do Domicílio Tributário Eletrônico de forma automática – permitindo que a equipe do setor fiscal foque em outras tarefas.
- Redução de custos: uma empresa precisa alocar menos funcionários em tarefas repetitivas quando explora a tecnologia de forma adequada, podendo direcionar essas pessoas para funções mais estratégicas. Isso traz uma economia de FTEs – Full-Time Equivalent (custo-homem hora) e evita erros manuais, reduzindo custos no departamento fiscal.
Como gerenciar DTE automaticamente?
Você já perdeu prazos importantes do governo? Teve comunicações da empresa extraviadas? Desperdiça horas de trabalho acessando DTE em busca de novas mensagens?
Esses são alguns problemas que fazem parte do dia a dia de muitos setores fiscais – e podem ser resolvidos com uma solução para gerenciar Domicílio Tributário de forma unificada.
O Dootax Caixa Postal Fiscal é uma solução de RPA fiscal que centraliza o Domicílio Tributário, simplificando o acesso entre o Fisco e o seu negócio. Com ela, sua empresa gerencia diversos DTEs com organização, agilidade e segurança.
Além da facilidade de visualizar mensagens em um só lugar, sua empresa passa a contar com a possibilidade de escolher o momento de dar ciência nas mensagens – ganhando prazo para atender às solicitações do Fisco.
Veja tudo o que você encontra no Dootax Caixa Postal Fiscal:
- Gestão otimizada: gerencie seus DTEs em tempo recorde.
- Produtividade: economize tempo para realizar as tarefas mais importantes.
- Notificação estratégica: dê ciência no momento que achar mais adequado.
- Centralização: acesse suas mensagens em um só lugar e facilite a comunicação entre as áreas.
- Redução de custos: economize e reduza o custo homem-hora (FTE).
- Compliance fiscal: não perca o prazo das comunicações do governo.
- Segurança: nunca mais tenha comunicações extraviadas.
A seguir, listamos mais vantagens do software de automação da Dootax:
- Tarefas configuráveis e automáticas;
- Notificações customizáveis;
- Plataforma simples e intuitiva;
- Software na nuvem (SaaS);
- Implementação ágil;
- Respeito total à LGPD;
- Suporte humanizado.
Quer saber como funciona o Dootax Caixa Postal Fiscal? Confira em 3 passos:
- Cadastro: a empresa faz o cadastro de sua matriz e filiais no sistema da Dootax.
- RPA de notificações e alertas do governo: com os dados cadastrais, o software acessa os sites responsáveis (e-CAC, Secretaria da Fazenda, Prefeitura) e, de maneira automática, realiza o download das mensagens (avisos ou notificações).
- Integração única: todas as mensagens recebidas são visualizadas em uma única tela, garantindo praticidade e agilidade ao time fiscal.
Se você chegou até aqui, já sabe da importância do Domicílio Tributário Eletrônico, uma das mudanças promovidas para modernizar a relação entre os contribuintes e o poder público. A adesão ao DTE traz uma série de benefícios para as empresas, mas também envolve alguns riscos, como a presunção de conhecimento dos fatos.
Em empresas que contam com filiais em diversas localidades, a gestão de DTEs se torna uma tarefa ainda mais desafiadora. Afinal, para cada esfera e município há uma plataforma diferente, e é preciso acessar todos os sites regularmente para ficar por dentro das comunicações do governo.
É bem comum que os times fiscais desperdicem muitas horas do seu dia a dia acompanhando notificações. E mais: são frequentes os casos de prazos perdidos, que podem gerar graves prejuízos. Mas com uma solução de DTE, como o Dootax Caixa Postal Fiscal, é possível simplificar o acesso ao Fisco e gerenciar DTE em tempo recorde.
O que acha de levar essa transformação para a sua empresa? Descomplique a gestão de Domicílio Tributário com a Dootax!
