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Como um gerenciador de DTe pode agilizar seu trabalho

Tempo de leitura: 4 minutos

A sua empresa já utiliza um gerenciador de DTe para agilizar o trabalho no departamento fiscal? Com o uso da tecnologia, torna-se possível automatizar diversos processos manuais e repetitivos – facilitando o compliance fiscal e aumentando a produtividade.

Muito ouvimos falar sobre a transformação digital, não é? Porém, é importante sair da teoria e aplicar esse conceito na prática. Já existem soluções completas para transformar o seu departamento fiscal e dar um salto de eficiência.

Neste artigo vamos destacar como um gerenciador de DTe pode agilizar seu trabalho. Acompanhe.

gerenciador de DTe
Photo by Corinne Kutz on Unsplash

O que é Domicílio Tributário Eletrônico?

O Domicílio Tributário Eletrônico (DTe) é uma plataforma criada pelo governo para servir como canal principal de comunicação entre o contribuinte e as mensagens e cobranças oficiais do governo.

Antes do surgimento do DTe, as cartas registradas eram a única forma de recebimento de intimações pelo contribuinte – gerando uma grande burocracia e tornando os processos muito lentos. Com a migração dessa comunicação para o formato digital, o contribuinte pode ser intimado para apresentar defesas e tomar ciência de atos administrativos por meio de uma caixa postal disponível na internet.

A intimação realizada por meio do DTe pode ser realizada pelas Prefeituras, Secretarias de Fazenda Estaduais e Federal – com o uso de plataformas diferentes para cada uma dessas esferas. O sigilo, a identificação, a autenticidade e a integridade dessas comunicações são garantidos com um controle do acesso com base na autorização dos usuários com certificação digital.

Entretanto, toda agilidade proporcionada pelo DTe tem um contraponto: a presunção de conhecimento dos fatos. Após o credenciamento do contribuinte no sistema, os prazos processuais começam a correr a partir do envio da intimação em formato digital – mesmo que o contribuinte não acesse a mensagem e não tenha conhecimento sobre o seu conteúdo.

Ou seja, é preciso ficar muito atento para não perder os prazos recursais por conta dessa presunção de conhecimento dos fatos. A partir do momento da disponibilização da comunicação pela autoridade tributária, o prazo começará a fluir em 15 dias no caso da Receita Federal (DTe). Já para as esferas estaduais e municipais é necessário consultar como funciona a fluência dos prazos.

O papel do gerenciador de DTe

Você quer garantir o acesso ao DTe no momento em que a comunicação é enviada? Ou, então, quer aumentar a eficiência no controle dessas intimações? O segredo está no uso de um gerenciador de DTe.

Estamos falando de uma tecnologia baseada na robotização de processos (RPA) – que permite que tarefas repetitivas sejam mapeadas e substituídas por robôs para execução delas.

O monitoramento do recebimento de DTe é uma tarefa repetitiva e sempre com as mesmas variáveis, certo? Portanto, esse é um processo que pode ser facilmente substituído por um RPA.

A grande vantagem disso é a confiança e segurança na execução das tarefas realizadas por um robô. O profissional que ficava responsável por gerenciar DTe pode ser alocado para desenvolver uma atividade mais estratégica na organização, trazendo vantagens competitivas e benefícios fiscais.

Para compreendermos exatamente o que um software de RPA pode fazer pela sua empresa, podemos classificar os robôs em escalas de automação:

  • Manual (grau de automação 0): trabalhos repetitivos executados por pessoas, e não por sistemas digitais.
  • Processos semi-automatizados – BPO (grau de automação 1): força de trabalho colaborativa entre humanos e robôs. Exige supervisão humana constante.
  • Automatização – Robótica (grau de automação 2): manipula softwares da mesma forma que os humanos usam esses sistemas e possuem a capacidade de realizar tarefas repetitivas com base em regras pré-determinadas.
  • Inteligência artificial (grau de automação 3): possuem a capacidade de evolução e auto-aprendizado, podendo ficar responsáveis pelo monitoramento da força de trabalho. Exigem grande quantidade de dados para funcionar.

Na prática, essas são as atividades desenvolvidas por um software de RPA Fiscal:

  • Captura de informações de planilhas, documentos de texto, PDFs ou outros arquivos
  • Download e upload de arquivos
  • Verificação e comparação das informações contidas em duas ou mais fontes distintas
  • Extração de relatórios de ERP ou solução fiscal
  • Preenchimento de formulários com base em informações obtidas em outras fontes

Com base em atividades de baixa complexidade (como a assimilação de informações e preenchimento automático de formulários) esses robôs podem ficar encarregados de diversas rotinas dentro de um setor fiscal – incluindo o gerenciamento eficiente do DTe.

Caixa Postal Fiscal - Dootax

DOOLivery Caixa Postal Fiscal: uma solução de RPA para gerenciar DTe

Você ficou interessado no uso de um sistema gerenciador de DTe? Então precisa conhecer o DOOLivery Caixa Postal Fiscal.

Trata-se de uma solução de RPA que permite a centralização dos DTe e simplificação do acesso entre o Fisco e o seu negócio.

Para quem tem muitos DTEs, estar atualizado com todas as notificações do governo é trabalhoso. Com o DOOLivery Caixa Postal Fiscal, sua empresa gerencia diversos DTE com organização, agilidade e segurança.

  • Receba alertas quando tiver notificações importantes.
  • Sem comunicações extraviadas.
  • Nunca mais perca um prazo das comunicações do governo.

Pare de entrar em centenas de sites todos os dias. Estar atualizado ficou mais fácil! Entre em contato com a nossa equipe e descubra como o DOOLivery Caixa Postal Fiscal é um gerenciador de DTe que pode agilizar o trabalho do seu departamento fiscal.

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Sobre o autor

Thiago Souza

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