Certidão Negativa Estadual: como emitir automaticamente?

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Certidão Negativa Estadual

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Tudo o que você precisa saber sobre Certidão Negativa Estadual está aqui. Saiba como emitir e gerenciar esse documento.

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Como a sua empresa lida com o gerenciamento da Certidão Negativa Estadual? Em meio a vários documentos para administrar, muitos gestores não dão a atenção devida para a CND – mas estamos falando de um processo que toma muito tempo dos profissionais do departamento fiscal e tributário.

Por conta disso, é essencial reconhecer a importância da Certidão Negativa Estadual e saber como gerenciar esse documento. Mais do que isso, é possível maximizar a eficiência nesse processo para reduzir o tempo gasto e minimizar gastos.

Está curioso para saber como colocar tudo isso em prática? Confira logo a seguir o que é Certidão Negativa Estadual e como emitir esse documento com eficiência!

O que é Certidão Negativa Estadual?

Vamos começar pelo básico: o que é uma Certidão Negativa Estadual?

Para responder essa pergunta, vamos começar entendendo o conceito de Certidão Negativa: é o documento emitido pelos órgãos do governo para confirmar que não existem pendências em nome de uma pessoa física ou jurídica. Esse atestado pode abranger pendências de aspecto civil, tributário, fiscal, trabalhista, dentre outros.

Quando uma organização ou instituição do governo deseja fazer negócios com outra empresa, é importante se certificar de que essa companhia está atuando em regularidade com as exigências legais para evitar problemas. É justamente esse o papel da Certidão Negativa – que torna possível construir relacionamentos mais transparentes para ambas as partes.

É importante destacar que existem diferentes tipos de Certidão Negativa de Débito. Cada órgão pode emitir documentos atestando a inexistência de débitos com finalidades diferentes. No caso da Certidão Negativa Estadual, estamos falando do documento que comprova que a organização não possui débitos junto à Receita Estadual.

Para que serve a Certidão Negativa Estadual?

Imagine que um órgão estadual esteja procurando por novos fornecedores e abra um processo de licitação. Nesse momento, é importante buscar parceiros confiáveis que possam prestar um serviço de qualidade pelo prazo estipulado, não é mesmo? Afinal, ninguém quer precisar trocar de fornecedor após dois meses e abrir um novo processo licitatório.

Para evitar isso, é preciso buscar todas as formas de se certificar sobre a fidedignidade do fornecedor que vai ser contratado. E um dos documentos essenciais para isso é a Certidão Negativa.

Como vimos, a Certidão Negativa pode atestar boa conduta legal e a inexistência de pendências de aspectos civil, tributário, fiscal, trabalhista, dentre outros. Na prática, é uma maneira simples que a sua organização tem de mostrar a outras instituições que está cumprindo todas as suas obrigações legais.

São várias as situações que podem exigir a apresentação de uma Certidão Negativa de Débitos:

  • Abrir um novo negócio;
  • Participar de licitações e concorrências públicas;
  • Ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais;
  • Empréstimos e financiamentos;
  • Auditorias;
  • Transações com imóveis e veículos;
  • Regularização de espólios;
  • Saída do país.

Além disso, a Certidão Negativa também pode ser usada como uma forma de controle interno da organização. Solicitar a emissão desse documento nos diferentes órgãos é uma forma eficiente de checar se você não deixou nada passar em meio a tantos documentos, declarações e obrigações tributárias.

Sabia que com ela sua empresa também consegue ter mais segurança em algumas decisões? Antes de contratar um novo fornecedor ou fechar uma parceria, você precisa assegurar que a situação da outra empresa está regular, certo? Nesses casos, é possível consultar a Certidão Negativa da outra organização.

A importância da Certidão Negativa para as empresas é garantir que tudo está de acordo com a lei por meio de um único documento. Isso gera agilidade em diversos processos e aumenta a segurança das transações entre organizações.

Como emitir a Certidão Negativa Estadual?

Até alguns anos atrás, emitir a Certidão Negativa Estadual, Federal ou Municipal era um processo complicado. Não era incomum ter que perder algumas horas em filas de prefeituras, Receita Estadual ou Federal. Porém, com a informatização dos órgãos públicos, esse processo se tornou mais simples e rápido.

Grande parte dos órgãos permite a emissão da Certidão Negativa em formato digital. Para isso, basta acessar o site do órgão e informar os dados solicitados. Em poucos minutos, você pode sair com a sua CND em mãos.

Ou seja, você consegue emitir sua Certidão Negativa Estadual por meio da internet acessando o portal específico do estado desejado. Confira os portais para tirar Certidão Negativa Estadual:

Importância de ter um controle da validade das certidões

Manter o controle de certidões negativas é importante para garantir que a empresa não tenha nenhuma pendência – o que poderia ser um empecilho em diversas operações. E, como vimos, são várias as situações que podem exigir Certidão Negativa de Débitos.

É importante ressaltar que as certidões costumam ter validade entre 90 e 180 dias. Ou seja, é preciso que exista um controle constante para que os documentos sejam sempre emitidos dentro do prazo de validade.

Por outro lado, a falta de controle das Certidões Negativas pode acarretar na existência de Certidões Positivas – que apontam para pendências na empresa. Quando isso acontece, diversas oportunidades podem ser perdidas – desde a participação em uma licitação até a negociação com um fornecedor.

Além disso, a Certidão Positiva indica que existe uma pendência que precisa ser resolvida. Geralmente, isso inclui o pagamento de multas, juros ou outras penalidades para o órgão que originou a pendência.

Certidão Negativa Estadual
Foto de Andrea Piacquadio

Dificuldades na gestão manual de certidões

A Certidão Negativa de Débitos tem como objetivo comprovar a situação legal de pessoas físicas e jurídicas – confirmando que não existem pendências financeiras ou processuais.

Trata-se de um documento que pode ser emitido por vários órgãos do governo – cada um com uma finalidade diferente. Conforme já vimos, diversas ações usuais para uma empresa exigem certidões negativas para serem realizadas.

Por isso, consultar CND é mais uma rotina que exige a atenção do departamento fiscal. Apesar de ser possível emitir certidão negativa via internet, cada tipo de documento, como certidão estadual, federal e municipal, tem um caminho específico – e exige o preenchimento de diversas informações sobre a pessoa jurídica ou pessoa física.

Isso leva a alguns problemas que podem fazer parte do dia a dia no setor fiscal:

  • Necessidade de acessar vários sites para consultar certidões da sua empresa e de terceiros;
  • Desperdício de muitas horas organizando as certidões;
  • Perda de negócios ou licitações por não estar com as certidões negativas de débito em dia;
  • Falta de conhecimento sobre o surgimento de certidões positivas.

Benefícios de controlar a Certidão Negativa Estadual automaticamente

Até alguns anos atrás, o processo para emissão da CND precisava ser feito pessoalmente. Um profissional precisava perder algumas horas em filas de prefeituras, receita estadual ou federal para obter o documento. Porém, com a informatização dos órgãos públicos, esse processo passou a ser feito online.

Ou seja, grande parte dos órgãos já permitem a emissão da Certidão Negativa de Débito em formato digital. Para isso, é preciso acessar o site do órgão e informar os dados solicitados.

Entretanto, organizações que precisam emitir diversas CND ainda perdem um tempo precioso realizando acessos manuais. Trata-se de um processo bastante simples, mas que demanda bastante tempo por conta da repetição.

É justamente neste momento que entra a importância da automação para CND. Hoje em dia existem soluções de robotização (RPA – Robotic Process Automation) que podem automatizar a captura, interpretação e processamento de informações utilizadas no dia a dia do negócio. O seu objetivo é eliminar a necessidade de intervenção humana na realização de atividades baseadas em rotinas manuais e repetitivas – como a emissão e consulta da Certidão Negativa Estadual.

Além de simplificar a emissão e gerenciamento da Certidão Negativa, uma solução de RPA ainda pode gerar vários outros benefícios no departamento fiscal: redução de custos, aumento da produtividade, diminuição das chances de erros, facilidade na estruturação de processos internos, consistência dos resultados obtidos, entre outros.

Veja mais vantagens de consultar Certidão Negativa Estadual automaticamente:

  • Otimize seu trabalho;
  • Reduza horas extras;
  • Não perca mais nenhum prazo;
  • Consulte todas as CNDs em um só lugar;
  • Trabalhe com menos burocracia.

Escolhendo o melhor software de certidões negativas

Um software de CND acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Portanto, trata-se de uma forma de poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais em outras atividades.

A grande questão é: como escolher o melhor software de certidões negativas? Existem diferentes sistemas de controle de certidão negativa no mercado, e é preciso se atentar a alguns pontos na hora de decidir.

A seguir estão algumas dicas que vão ajudá-lo a escolher a ferramenta ideal para o seu departamento fiscal emitir Certidão Negativa Estadual, federal e outras com muito mais facilidade. Confira!

1. Avalie as certidões emitidas

O objetivo de um software de certidões negativas é simplificar a emissão desses documentos. Portanto, é fundamental avaliar quais são as certidões que podem ser geradas automaticamente.

Por exemplo, o Dootax Gestão de Certidões acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões: Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de Regularidade do FGTS, Certidão Negativa de Débito Estadual, Federal e Municipal e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.

2. Possibilidade de integração

A facilidade para acessar as certidões também é um fator relevante na escolha do seu sistema fiscal. Priorize um software que permita que todas as certidões recebidas possam ser visualizadas em um único sistema – possibilitando ao usuário criar notificações de novas certidões, certidões a vencer, vencidas, dentre outras. Assim, sua empresa não corre o risco de deixar um prazo de CND passar.

3. Tempo para implementação do sistema

Geralmente, o tempo de implementação vai depender do volume de certidões negativas de débitos geradas, definido na contratação. Porém, quanto mais rápido for esse processo, antes você pode começar a automatizar a emissão das certidões negativas na sua empresa.

4. Custo-benefício da ferramenta

O valor do sistema geralmente depende da volumetria de certidões emitidas por mês. Uma comparação com os benefícios que você pode obter é uma ótima maneira de escolher o melhor software de certidões negativas.

5. Facilidade no uso do software de certidões negativas

De nada adianta um sistema repleto de funcionalidades se os seus colaboradores do departamento fiscal e tributário não conseguiram utilizá-las, não é? É preciso priorizar um software fiscal com interface simples e intuitiva.

Além disso, avalie se o seu parceiro fornece treinamento para novos clientes (conhecido como onboarding) e tem uma equipe de suporte dedicada e atenciosa.

6. Segurança do sistema

Por lidar com informações importantes do seu negócio, você deseja contar com um sistema fiscal que mantenha todos os dados protegidos e criptografados – usando tecnologias para garantir a segurança de todos os usuários, certo? Afinal, a segurança da informação é fundamental para as empresas hoje.

Conheça o Dootax Gestão de Certidões

Você ficou interessado na automação da CND? Então, você precisa conhecer o Dootax Gestão de Certidões. Com esse sistema de controle de certidões negativas, é possível gerenciar todas as certidões de débito emitidas pela sua empresa em um só lugar, com total segurança e organização.

Quer saber como o Dootax Gestão de Certidões desburocratiza sua gestão de Certidão Negativa Estadual, Federal e muitas outras? Confira aqui em 3 passos:

  1. Cadastro. A empresa faz o cadastro de sua matriz e filiais no sistema da Dootax.
  2. RPA de Certidões. O Dootax Gestão de Certidões acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões: Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de regularidade do FGTS, Certidão Negativa Estadual, Municipal e Federal e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.
  3. Integração única. Todas as certidões recebidas são visualizadas em um único sistema, podendo o usuário criar notificações de novas certidões, certidões a vencer, vencidas dentre outras. Assim, você nunca mais vai perder negócios por falta de certidões em dia.

O Dootax Gestão de Certidões é a solução de automação para CND ideal para todas empresas que buscam mais agilidade, segurança e simplicidade.

Agilidade

  • Otimize seu trabalho;
  • Reduza horas extras;
  • Sistema na nuvem – pode ser acessado de qualquer lugar.

Segurança

  • Não perca mais nenhum prazo;
  • Dados protegidos e criptografados;
  • Suas informações seguras.

Simplicidade

  • Acesse tudo em um só lugar;
  • Automático, sem a necessidade de intervenção humana;
  • Trabalhe mais fácil, com menos burocracia.

Você quer gerenciar Certidão Negativa Estadual com mais facilidade? Solicite uma demonstração do Dootax Gestão de Certidões.

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