Você busca por mais eficiência no controle de certidões negativas? Muitos departamentos fiscais lutam para simplificar o acompanhamento desses documentos tão importantes para comprovar a legalidade da empresa.
Atualmente, grande parte das certidões negativas podem ser emitidas pela internet. Porém, o processo manual ainda demanda tempo e organização – além de estar suscetível a erros humanos. Por conta disso, o segredo para o controle de certidões negativas está no uso da tecnologia.
Quer entender melhor como ter um controle de certidões negativas mais eficiente? Confira logo a seguir!
O que são as certidões negativas?
As certidões negativas são documentos emitidos pelos órgãos do governo com a finalidade de confirmar que não existem pendências em nome de uma pessoa física ou jurídica.
A partir desse documento, qualquer pessoa ou instituição pode verificar a situação de uma outra organização. Isso é muito útil em casos de contratações de serviços, fechamento de parcerias e disponibilização de crédito, por exemplo.
Principais tipos de certidões negativas
Cada órgão pode emitir documentos atestando a inexistência de débitos com finalidades diferentes. Por isso, existem diferentes tipos de certidões negativas. Veja só os principais:
- Ministério da Fazenda. Certidão que atesta se o contribuinte está devendo impostos federais ou não. A certidão negativa de débito tributário para CPF e CNPJ pode ser obtida no site da Receita Federal.
- Secretárias da Fazenda. Trata-se da certidão negativa referente a débitos tributários estaduais – servindo para atestar a regularidade da situação tributária estadual e municipal.
- Justiça do trabalho. Certidão que atesta a regularidade da empresa em relação a processos trabalhistas
- FGTS. Atesta que a empresa não possui pendências em relação ao recolhimento adequado dos direitos dos trabalhadores.
- Tributos imobiliários. Atesta que os tributos relacionados aos imóveis foram recolhidos corretamente – como o IPTU e a taxa de coleta de lixo.
- Execuções fiscais. Comprova a ausência de dívidas tributárias junto aos órgãos – podendo ser emitida no período de 10 anos, 20 anos ou mais.
- Falência e concordata. Atesta a ausência de pedido de inabilidade financeira por parte das empresas – sendo um documento exigido nos processos licitatórios.
Importância de ter um bom controle de certidões negativas
Manter o controle de certidões negativas é importante para garantir que a empresa não tenha nenhuma pendência – o que poderia ser um empecilho em diversas operações. Veja só as principais situações que podem exigir Certidão Negativa de Débitos:
- Abrir um novo negócio;
- Licitações e concorrências públicas;
- Auditorias;
- Empréstimos e financiamentos;
- Transações com imóveis e veículos;
- Saída do país;
- Regularização de espólios;
- Ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais.
É importante ressaltar que a validade das certidões negativas costuma ter entre 90 e 180 dias. Ou seja, é preciso que exista um controle constante para que os documentos sejam sempre emitidos dentro do prazo de validade.
Como manter o controle de certidões negativas?
Você precisa acessar vários sites para consultar certidões da sua empresa e de terceiros? Desperdiça muitas horas organizando as certidões? Já perdeu negócios ou licitações por não estar com as certidões em dia? Essas são algumas das principais dificuldades encontradas no controle de certidões negativas.
A boa notícia é que, com tecnologia, fica muito mais fácil controlar as certidões. Hoje em dia existem soluções de RPA – Robotic Process Automation que podem automatizar processos empresariais, trabalhando com a captura, interpretação e processamento de informações utilizadas no dia a dia do negócio. O seu objetivo é eliminar a necessidade de intervenção humana na realização de atividades baseadas em rotinas manuais e repetitivas.
Ou seja, o uso desses robôs permite que o departamento fiscal possa gerenciar CND automaticamente. As vantagens da tecnologia nesse processo são:
- Maior agilidade no envio de informações para os clientes;
- Menor risco de não emissão na data estipulada;
- Armazenamento seguro;
- Integração com os demais dados da organização.
Uma ferramenta automática de controle de certidões negativas, como o Dootax Gestão de Certidões, pode automatizar a emissão e o gerenciamento de todas as certidões negativas de débitos de forma ágil e segura. Dessa forma, é possível poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais responsáveis por esse controle em outras atividades mais estratégicas para a companhia.
Você já sabia como ter um controle de certidões negativas mais eficiente? Quer conhecer a solução ideal para gerenciar certidões com agilidade e organização? Saiba mais sobre a automação da emissão de CND neste artigo!
