Como funciona o processo de emissão de CND na sua empresa? Em muitas organizações, essa é uma rotina que ainda é feita manualmente – causando o desperdício de muitas horas de trabalho. Afinal, são diversas as certidões que uma companhia precisa gerenciar para ficar em dia com suas obrigações.
Além disso, os problemas da emissão manual de CND podem incluir a perda de negócios, incapacidade de participar de licitações ou a falta de conhecimento sobre o surgimento de certidões positivas. Nada com o que você deseja lidar, não é?
A automação da emissão de CND é a melhor forma de simplificar esse processo – gerando ganhos de tempo e qualidade. Confira logo a seguir como colocar isso em prática!
Quer saber tudo sobre otimizar sua rotina fiscal?
Para que servem as certidões negativas?
A certidão negativa de débitos tem como função de comprovar a situação legal de pessoas físicas e jurídicas – confirmando que não existem pendências financeiras ou processuais.
São várias as situações que podem exigir a apresentação de uma Certidão Negativa de Débitos. Confira alguns exemplos:
- Abrir um novo negócio;
- Participar de licitações e concorrências públicas;
- Ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais;
- Regularização de espólios;
- Empréstimos e financiamentos;
- Auditorias;
- Transações com veículos e imóveis;
- Saída do país.
Além disso, ela pode ser usada como uma forma de controle interno da organização. Solicitar a emissão de CND nos diferentes órgãos é uma forma eficiente de checar se você não deixou nada passar em meio a tantos documentos, declarações e obrigações tributárias.
Importância da CND para sua empresa
A eficiência na emissão da CND é importante por diversos motivos. Estamos falando do controle sobre os documentos emitido pelos órgãos do governo para confirmar que não existem pendências em nome da sua empresa. Esse atestado pode abranger pendências de aspectos civil, tributário, fiscal, trabalhista, dentre outros.
É importante destacar que existem diferentes tipos de Certidão Negativa de Débito, como Certidão Negativa de Débitos Estadual, Federal e Municipal. Cada órgão pode emitir documentos atestando a inexistência de débitos com finalidades diferentes.
Veja quais são os principais tipos de CND:
- Ministério da Fazenda;
- Secretárias da Fazenda;
- Justiça do trabalho;
- FGTS;
- Tributos imobiliários;
- Execuções fiscais;
- Falência e concordata.
Como é feita a emissão de CND manualmente?
Grande parte dos órgãos permitem a emissão de CND em formato digital. Para isso, basta acessar o site do órgão e informar os dados solicitados para tirar a Certidão Negativa de Débitos.
Mas como emitir certidões negativas nos principais órgãos que sua empresa pode precisar? Confira:
- CND relativa aos Tributos Federais e Dívida Ativa da União: no caso de uma Certidão Negativa de Débitos relativos aos Tributos Federais e Dívida Ativa da União, o requerimento deve ser feito no site da Receita Federal.
- Certidão do FGTS: a Certidão Negativa de Débitos relativa ao FGTS deve ser requerida no site da Caixa Econômica Federal.
- Certidão de Regularidade Fiscal Estadual: a CND estadual pode ser obtida no site da secretaria de fazenda do estado do domicílio da empresa a ser contratada.
- Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: a emissão da CND relativa à regularidade fiscal municipal deve ser feita no site da Prefeitura, geralmente em serviços da secretaria da fazenda municipal.
Por que não consigo emitir uma CND?
Se a sua empresa tentou fazer a emissão de CND e não conseguiu, alguns motivos comuns podem estar por trás disso:
- Débitos tributários em aberto: qualquer pendência fiscal, mesmo que de pequeno valor, pode impedir a emissão.
- Erros cadastrais: divergências em informações registradas nos sistemas da Receita Federal, INSS ou outros órgãos.
- Processos administrativos ou judiciais: disputas em andamento podem impactar o status da CND, especialmente se houver decisões que questionem a regularidade fiscal da empresa.
- Atraso na entrega de obrigações acessórias: mesmo sem débitos financeiros, a ausência de declarações obrigatórias pode bloquear a emissão.
Importância de renovar as CNDs regularmente
As CNDs têm um prazo de validade que varia conforme o órgão emissor, geralmente entre 30 e 180 dias. Não manter essas certidões atualizadas pode trazer riscos, como:
- Perda de oportunidades comerciais por falta de documentação em dia;
- Complicações em processos de auditoria ou fiscalizações;
- Dificuldades em provar a regularidade fiscal e trabalhista da empresa.
Uma boa prática é incluir a renovação de CNDs como parte do cronograma de compliance fiscal, garantindo que os documentos estejam sempre prontos para uso.
Os desafios dos processos manuais de gestão e emissão de CND
Vimos que a certidão negativa é um documento que pode ser emitido por vários órgãos do governo, certo? Por isso, consultar CND é mais uma rotina que exige a atenção do departamento fiscal.
Apesar de ser possível emitir certidão negativa via internet, cada tipo de documento, como certidão estadual, federal e municipal, tem um caminho específico – e exige o preenchimento de diversas informações sobre a pessoa jurídica ou pessoa física.
Isso leva a alguns problemas que podem fazer parte do dia a dia no setor fiscal:
- Necessidade de acessar vários sites para consulta de CND da sua empresa e de terceiros;
- Desperdício de muitas horas organizando as certidões;
- Perda de negócios ou licitações por não estar com as certidões negativas de débito em dia;
- Falta de conhecimento sobre o surgimento de certidões positivas.
Por que investir na automação da emissão de CND?
O processo de emissão de CND se tornou mais fácil com a modernização do poder público. Porém, essa ainda pode ser uma tarefa que demanda bastante tempo quando a empresa precisa fazer várias consultas – seja sobre sua própria situação ou de outras empresas.
Uma ótima forma de ganhar mais eficiência na emissão de CND é automatizar a consulta da situação cadastral. Em vez de acessar manualmente o site de cada órgão para emitir a CND (e outros cadastros e certidões), é possível buscar o auxílio de uma solução digital – que fica responsável por fazer consultas de forma automática e enviar notificações sempre que houver uma alteração relevante.
Com a automação da emissão de CND por meio da solução Dootax Gestão de Certidões você ganha três atributos fundamentais: agilidade, segurança e simplicidade.
Agilidade
- Otimize seu trabalho;
- Reduza horas extras;
- Sistema na nuvem – pode ser acessado de qualquer lugar.
Segurança
- Não perca mais nenhum prazo;
- Dados protegidos e criptografados;
- Tecnologia para garantir a proteção de todos usuários.
Simplicidade
- Acesse tudo em um só lugar;
- Sistema automático, sem a necessidade de intervenção humana;
- Trabalhe com menos burocracia.
Dootax Gestão de Certidões: descomplique a emissão de CND
Você quer automatizar a emissão de CND na sua empresa? A Dootax Gestão de Certidões é uma plataforma para gerenciar CND automaticamente, com agilidade e organização.
Com esse software de CND, você consulta e controla todas as certidões do seu negócio, como Certidão Negativa de Débito Estadual, Federal e outras, em um só lugar.
Veja só os diferenciais do Dootax Gestão de Certidões:
- Com alguns cliques, é possível emitir certidões negativas em lotes;
- Elimine a necessidade de acessar centenas de sites para consultar certidões;
- Mais de 1.000 certidões diferentes com controle 100% automatizado;
- Capacidade de atualizar as certidões automaticamente;
- Gerenciamento das certidões das 3 esferas: federal, estadual e municipal;
- Notificações e alertas de vencimento e débitos;
- Integração com o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais;
- Possibilidade de inclusão manual de certidões que não são geradas online;
- Ferramenta sem limite de usuários;
- Gestão das inscrições estaduais (Sintegra);
- Armazenamento do histórico das certidões.
Quer saber como o Dootax Gestão de Certidões desburocratiza seu trabalho? Confira aqui em 3 passos:
- Cadastro. A empresa faz o cadastro de sua matriz e filiais no sistema da Dootax.
- RPA de Certidões. O nosso sistema acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Atendemos todas as esferas, centralizando Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de Regularidade do FGTS, Certidões Nada Consta, Certidão de Rol Nominal, Certidão Negativa de Débitos Estadual, entre outras.
- Integração única. Por fim, todas as certidões recebidas são visualizadas em um único sistema. O usuário tem a possibilidade de criar notificações de novas certidões, certidões a vencer, vencidas, positivas, dentre outras. Também é possível fazer o download dos documentos.
Gostou de saber mais sobre a solução para descomplicar a emissão de CND? Quer levar a automação de processos para a sua empresa? Entre em contato pelo formulário!
