Gerenciar certidões negativas de débito é uma tarefa crucial para empresas que buscam se manter com o compliance fiscal em dia. Contudo, a gestão das certidões pode ser complexa e desgastante sem um sistema de CND.
Nesse contexto, a automação da gestão de certidões negativas de débitos surge como uma solução eficiente e segura. A Dootax, líder no mercado de soluções fiscais, oferece uma plataforma segura e robusta para a gestão das certidões.
Neste artigo, abordaremos os principais benefícios do sistema de CND da Dootax e o porquê de ela ser a opção mais segura para sua empresa.
Qual é o papel de um sistema de CND?
Hoje em dia, a emissão de uma Certidão Negativa de Débitos, na maioria dos casos, é feita pela internet. No entanto, isso não significa que seja uma tarefa simples e sem esforço por parte da equipe. Imagine o processo de emitir dezenas de certidões ou até mesmo acompanhar constantemente as certidões positivas.
O papel do sistema de CND é justamente simplificar esse processo. Ele automatiza a emissão e o gerenciamento de todas as certidões da sua empresa ou de terceiros, de forma segura e acessível.
Na prática, um sistema de certidões negativas acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Isso permite economizar tempo e recursos do departamento fiscal, possibilitando que os profissionais sejam alocados em outras atividades.
Como escolher um sistema de CND?
Quando você decide utilizar um sistema de CND para simplificar as atividades fiscais, é normal surgir a grande questão: como escolher o melhor sistema fiscal para auxiliar eficientemente sua empresa? Com diversas opções de sistemas de controle de certidões negativas, é necessário prestar muita atenção a alguns detalhes.
Aqui estão algumas dicas que o ajudarão a tomar essa decisão:
- Avalie as certidões emitidas: É fundamental verificar quais certidões podem ser geradas automaticamente pelo sistema. Por exemplo, o Dootax Gestão de Certidões pode automatizar o controle de mais de 1.000 tipos de certidões, incluindo Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de Regularidade do FGTS, Certidão Negativa de Débito Estadual, Federal e Municipal e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.
- Conheça a usabilidade do sistema: Priorize um sistema de CND que permita visualizar todas as certidões recebidas em um único lugar, de forma simples e intuitiva, possibilitando ao usuário criar notificações de novas certidões, certidões a vencer, vencidas, entre outras.
- Considere o tempo de implementação: Quanto mais rápido for o processo de implementação do sistema de CND, mais cedo você poderá começar a automatizar a emissão de certidões negativas estaduais, municipais e federais em sua empresa.
- Leve em conta a experiência do cliente: Dê prioridade a um sistema de CND cuja empresa fornecedora ofereça atendimento totalmente personalizado. Além disso, verifique se há treinamento para novos clientes e suporte com SLA (Acordo de Nível de Serviço).
- Preze pela segurança: Por lidar com informações importantes de sua empresa, priorize um sistema fiscal que mantenha os dados protegidos e criptografados, utilizando tecnologias e mecanismos para garantir a segurança de todos os usuários, além de estar em total conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Benefícios do sistema de CND da Dootax
Com tecnologia própria, a plataforma da Dootax fornece várias funcionalidades que tornam a gestão das certidões mais segura. Alguns mecanismos de segurança são:
Single Sign-On (SSO)
O Single Sign-On permite que os usuários acessem sistemas com apenas um conjunto de credenciais, simplificando o processo de login e reduzindo o risco de erros humanos, como a utilização de senhas fracas ou comprometidas. O SSO também facilita o gerenciamento de acesso dos funcionários, melhorando a segurança geral.
Múltiplo fator de autenticação
A plataforma da Dootax possui uma camada adicional de segurança através do múltiplo fator de autenticação, que requer que os usuários forneçam mais de um método de verificação ao efetuar login. Isso protege as informações confidenciais da empresa contra o acesso não autorizado.
Criptografia de dados em repouso
A Dootax aplica criptografia aos dados em repouso, garantindo que as informações sensíveis de sua empresa sejam mantidas em segurança e protegidas contra ataques direcionados a servidores e dispositivos de armazenamento. A utilização desta medida de segurança adicional protege os dados das certidões e informações fiscais de sua empresa.
Backups automatizados
O sistema de CND da Dootax inclui backups automatizados, protegendo sua empresa contra a perda de dados importantes causada por falhas de hardware ou erros humanos. Os backups automatizados garantem que você não terá de se preocupar em recuperar informações em caso de algum imprevisto, proporcionando tranquilidade e segurança ao processo de gestão das certidões.
Controle de permissões de usuários
Com o controle de permissões de usuários, você pode garantir que apenas os funcionários autorizados tenham acesso às informações fiscais de sua empresa. A plataforma da Dootax permite conceder diferentes níveis de acesso e privilégios aos usuários, possibilitando um gerenciamento eficiente das informações e reduzindo o risco de vazamentos de dados.
Gestão eficiente e automatizada das certidões
O sistema de CND da Dootax automatiza a gestão das certidões negativas de débito, garantindo conformidade contínua e reduzindo o risco de penalidades fiscais.
Com a automação dessa gestão, você pode:
- Monitorar as certidões de forma centralizada, garantindo que sejam consultadas e emitidas automaticamente.
- Receber notificações e alertas de vencimentos e débitos.
- Acessar de maneira rápida e fácil todas as certidões emitidas, facilitando a elaboração de relatórios e consultas.
- Ao utilizar a solução da Dootax, sua empresa se beneficia não só da segurança e funcionalidades avançadas mencionadas, mas também de uma gestão eficiente e automatizada das certidões negativas de débito.
Em conclusão, a Dootax é a opção mais segura ao procurar por um sistema de CND, graças aos recursos de segurança robustos que protegem as informações fiscais de sua empresa. Para obter mais informações sobre como a Dootax pode ajudar sua empresa na gestão de certidões, entre em contato conosco.
