Certidão Negativa de Débitos: o que é, para que serve e como emitir? 

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Tudo o que você precisa saber sobre Certidão Negativa de Débitos está aqui. Descubra como emitir, quais são os tipos de certidões e como gerenciar automaticamente.

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Você já precisou apresentar uma Certidão Negativa de Débitos em algum momento? Essencial para qualquer empresa, esse documento é requerido em uma série de situações. Isso porque ele confirma que não existem pendências financeiras ou processuais em nome de uma pessoa física ou jurídica. Mas você sabe para que serve uma CND e qual o seu papel nas empresas? 

No decorrer de suas atividades, uma pessoa jurídica inicia relações com várias outras instituições. Nesses relacionamentos, surgem situações em que é necessário atestar a regularidade da situação fiscal perante órgãos públicos. Alguns exemplos são a participação em licitações, solicitações de empréstimos e aquisições. E é justamente essa a finalidade da Certidão Negativa de Débitos. 

Vamos entender melhor o que é Certidão Negativa de Débitos e qual a sua importância? Continue a leitura e saiba tudo sobre esse documento.

Certidão Negativa de Débitos

O que é Certidão Negativa de Débitos? 

A Certidão Negativa de Débitos é um documento emitido pelos órgãos governamentais que tem uma função muito importante: mostrar que não há nenhuma pendência registrada em seu nome, tanto se você for uma pessoa física ou uma empresa.

Ela abrange diferentes âmbitos, como civil, tributário, fiscal, trabalhista, entre outros. Em outras palavras, é com a Certidão Negativa de Débitos que sua empresa pode comprovar que está livre de dívidas, questões tributárias ou qualquer outra pendência.

Além disso, a Certidão Negativa de Débitos funciona como um atestado de bons antecedentes. Por isso, é um documento solicitado em diversos procedimentos. Ao possuir essa certidão, você pode comprovar para terceiros que sua organização está operando de acordo com todas as exigências legais. Dessa forma, ela contribui para a construção de relacionamentos transparentes entre as partes envolvidas.

É importante ressaltar que a Certidão Negativa de Débitos só pode ser emitida se a empresa não tiver nenhuma pendência em seu nome. Antes de solicitar essa certidão, é imprescindível quitar todas as obrigações relacionadas ao órgão responsável pela emissão do documento.

Existem diferentes tipos de certidão de débitos, tais como:

  • Certidão Negativa de Débitos (CND): atesta que não há nenhum débito registrado em seu nome.
  • Certidão Positiva com Efeito de Negativa (CPEN): indica a existência de dívidas com órgãos públicos, mas que, por algum motivo, estão suspensas ou não são exigíveis.
  • Certidão Positiva (CP): aponta a existência de débitos ou pendências em aberto com os órgãos públicos.

Para que serve a Certidão Negativa de Débitos? 

Imagine que a Prefeitura do seu município esteja procurando por novos fornecedores e abra um processo de licitação. Nesse momento, é importante buscar parceiros confiáveis que possam prestar um serviço de qualidade pelo prazo estipulado, não é mesmo? Afinal, ninguém quer precisar trocar de fornecedor após dois meses e abrir um novo processo licitatório. 

Para evitar isso, é preciso buscar todas as formas de se certificar sobre a fidedignidade do fornecedor que vai ser contratado. E um dos documentos essenciais para isso é a Certidão Negativa de Débitos. 

Como vimos, a emissão da CND pode atestar boa conduta legal e a inexistência de pendências de aspectos civil, tributário, fiscal, trabalhista, dentre outros. Na prática, é uma maneira simples que a sua organização tem de mostrar a outras instituições que está cumprindo todas as suas obrigações legais. 

São várias as situações que podem exigir a apresentação de uma Certidão Negativa de Débitos: 

  • Abrir um novo negócio; 
  • Participar de licitações e concorrências públicas; 
  • Ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais; 
  • Empréstimos e financiamentos; 
  • Auditorias; 
  • Transações com imóveis e veículos; 
  • Regularização de espólios; 
  • Saída do país. 

A Certidão Negativa de Débitos também pode ser usada como uma forma de controle interno da organização. Solicitar a emissão desse documento nos diferentes órgãos é uma forma eficiente de checar se você não deixou nada passar em meio a tantos documentos, declarações e obrigações tributárias. 

Sabia que com ela sua empresa também consegue ter mais segurança em algumas decisões? Eu explico: antes de contratar um novo fornecedor ou fechar uma parceria, você precisa assegurar que a situação da outra empresa está regular, certo? Nesses casos, é possível consultar a Certidão Negativa de Débitos da outra organização. 

A importância da Certidão Negativa de Débito para as empresas é garantir que tudo está de acordo com a lei por meio de um único documento. Isso gera agilidade em diversos processos e aumenta a segurança das transações entre organizações. 

Quais são os tipos de Certidão Negativa de Débitos? 

Até aqui, vimos que a CND é exigida para atestar a regularidade das empresas em diferentes procedimentos, certo? Mas é importante destacar que existem vários tipos de certidões, como Certidão Negativa de Débitos Estadual, Municipal, Federal, entre outras. Isso porque cada órgão pode emitir documentos atestando a inexistência de débitos com finalidades distintas. 

Veja quais são os principais tipos de CND: 

Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União 

Essa é a Certidão Negativa de Débitos federais que atesta a regularidade fiscal do contribuinte quanto aos créditos tributários federais administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB e quanto à Dívida Ativa da União administrada pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional – PGFN. 

Certidão Negativa de Débitos Estadual 

Trata-se da certidão negativa referente aos créditos tributários estaduais administrados pela Secretaria Estadual da Fazenda. É o documento emitido por órgãos do governo estadual com o objetivo de comprovar que uma pessoa física ou jurídica não possui pendências financeiras em âmbitos estaduais, como dívidas, pendências tributárias e outras questões em aberto.

Certidão Negativa de Débitos Municipal 

É a certidão emitida pela Receita Municipal. Deve informar a inscrição municipal e o CNPJ. Em algumas prefeituras, pode ser necessário o pagamento de taxas ou solicitação presencial do documento. Seu objetivo é comprovar que uma pessoa física ou jurídica não possui pendências financeiras em âmbito municipal, como dívidas, impostos municipais e outras obrigações em aberto.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas 

Certidão que atesta a regularidade relacionada a dívidas relativas a obrigações trabalhistas, acordos trabalhistas não cumpridos, acordos realizados perante as Comissões de Conciliação Prévia e não cumpridos, termos de ajuste de conduta firmados com o Ministério Público do Trabalho e não cumpridos, custas processuais, emolumentos, multas, honorários de perito e demais despesas oriundas dos processos trabalhistas e não adimplidas. 

Certidão Negativa do INSS 

A Certidão Negativa de Débitos da Previdência Social é um documento que confirma a regularidade das organizações com o Instituto Nacional do Seguro Social. Pode ser requerida em casos de licitações, homologações, empréstimos, entre outros. 

Certificado de Regularidade do FGTS 

Também conhecida como Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), é emitida pela Caixa Econômica Federal e atesta que a empresa cumpriu suas obrigações legais junto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS. Ou seja, comprova que a companhia está recolhendo o valor do FGTS de seus colaboradores mensalmente.   

Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários 

O documento Imobiliário atesta que os tributos relacionados aos imóveis foram recolhidos corretamente – como o IPTU e a taxa de coleta de lixo. O documento Mobiliário atesta a inexistência de débitos referentes ao Imposto sobre Serviços e a taxas relacionadas à prestação de serviços. 

Certidão Negativa de Protesto  

A Certidão de Protesto, também conhecida como Certidão Negativa de Protesto, é o documento que comprova a inadimplência ou não de uma determinada pessoa física ou jurídica junto ao Cartório de Protesto. 

Certidão Negativa de Débitos federal, municipal e estadual
Foto de Kampus Production

Como emitir uma Certidão Negativa de Débitos? 

Tudo certo para obter a Certidão Negativa de Débitos? Vamos lá! Até algum tempo atrás, tirar Certidão Negativa de Débitos era um processo complicado. Mas hoje emitir esse documento é mais simples do que você imagina.

Primeiro, é importante saber que a Certidão Negativa de Débitos é um comprovante emitido por órgãos governamentais ou instituições financeiras, que atesta a inexistência de pendências financeiras ou tributárias em seu nome.

Grande parte dos órgãos permitem a emissão da Certidão Negativa de Débitos em formato digital. Para isso, basta acessar o site do órgão e informar os dados solicitados. 

Após enviar a solicitação, o sistema realizará uma verificação para confirmar se não há débitos em aberto em seu nome. Esse processo costuma ser rápido e automatizado, levando apenas alguns minutos para obter o resultado.

Caso não haja pendências registradas, a Certidão Negativa de Débitos será emitida eletronicamente, podendo ser baixada e, se necessário, impressa. Lembre-se de que a validade desse documento pode variar de acordo com a instituição emissora, então é importante ficar atento a essa informação.

Para fazer a emissão de CND da maneira tradicional, de modo geral, você precisa ter em mãos alguns documentos e informações. 

Para pessoa física, os principais são: 

  • CPF; 
  • Identidade (RG); 
  • Data de nascimento; 
  • Informações de filiação. 

Já no caso de empresas, os dados necessários para emitir CND são estes: 

  • CNPJ; 
  • Razão Social; 
  • Dados do responsável pela empresa na Receita Federal. 

No caso dos dados do empreendedor, as principais informações são:  

  • CPF; 
  • Identidade (RG); 
  • Data de nascimento; 
  • Informações de filiação. 

A partir disso, você já pode acessar os sites dos órgãos responsáveis pela emissão da sua Certidão Negativa de Débitos. Mas, afinal, como tirar uma CND nos principais órgãos que você ou sua empresa podem precisar?

Veja a seguir como emitir certidão federal, estadual e outras:

  • Certidão Negativa da Receita Federal: para emitir certidão negativa de débitos federais, o pedido pode ser feito no site da Receita Federal
  • Certidão Negativa do INSS: o requerimento também deve ser realizado no site da Receita Federal
  • Certidão Relativa aos Tributos Federais e Dívida Ativa da União: o requerimento deve ser feito no site da Receita Federal
  • Certidão do FGTS: a Certidão Negativa de Débitos relativa ao FGTS deve ser requerida no site da Caixa Econômica Federal
  • Certidão de Regularidade Fiscal Estadual: a Certidão Negativa Estadual pode ser obtida no site da Secretaria de Fazenda do estado do domicílio da empresa a ser contratada. 
  • Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: a emissão da certidão negativa relativa à regularidade fiscal municipal deve ser feita no site da Prefeitura, geralmente em serviços da Secretaria da Fazenda municipal. 

Leia também: Como consultar certidões negativas de débito em um só lugar?

Quando não é possível emitir uma CND?

Para tirar qualquer tipo de Certidão Negativa de Débitos, sua empresa precisa estar regularizada perante os órgãos competentes. Ou seja, se ela tem alguma pendência com o governo, você precisa antes resolver para poder emitir a sua CND. Por isso, é importante se assegurar de que o seu negócio esteja em dia com o pagamento de tributos e outras obrigações. 

Então, quais pendências podem impedir que você tire esse documento? Isso vai depender do tipo de certidão e do órgão responsável pela emissão. Na maior parte das vezes, para as companhias, essas pendências envolvem as contribuições obrigatórias, como INSS, PIS e FGTS. 

Mas você sabia que, em alguns casos, é possível emitir uma certidão mesmo que a sua empresa tenha alguma dívida? Isso acontece quando as pendências estão em processo de regularização ou suspensas. Porém, em vez de uma Certidão Negativa de Débito, será emitida a Certidão Positiva com Efeito de Negativa (CPEN). 

Qual a importância da gestão de certidões negativas? 

Abrir um novo negócio, ser aprovado como fornecedor de multinacionais, participar de uma licitação ou solicitar um empréstimo são algumas das ações que necessitam de certidões para serem realizadas. Esse, por si só, já seria um bom motivo para sua empresa gerenciar Certidão Negativa de Débitos sem erros, certo? Afinal, a falta de uma CND pode gerar perdas de oportunidades. 

Mas ter um bom controle das certidões também é importante porque permite acompanhar irregularidades financeiras ou processuais e comprovar que não existem pendências com os órgãos públicos. Ou seja, esse processo é fundamental para que uma companhia fique em dia com o compliance fiscal – e é indispensável para empresas que estão em busca das boas práticas de ESG

Veja neste vídeo a importância de uma boa gestão de Certidão Negativa de Débitos: 

Como a tecnologia descomplica o controle das certidões? 

Com tantos tipos de certidões, gerenciar todos esses documentos manualmente se torna um verdadeiro desafio para os departamentos fiscais e escritórios de contabilidade, não é mesmo? Trata-se de um processo bastante simples, mas que demanda bastante tempo por conta da repetição. 

Apesar de ser um procedimento que pode ser realizado pela internet, ainda estamos falando de uma rotina burocrática, que exige tempo e esforço da equipe. Basta imaginar o processo de emitir dezenas de certidões ou, então, fazer o monitoramento constante das certidões positivas.  

Sem contar que a certidão não é consultada apenas pelo departamento fiscal e tributário: outros setores podem solicitá-la, como áreas de compras, auditoria, compliance e fusão e aquisição.  

Algumas das principais dificuldades encontradas no controle manual de Certidão Negativa de Débitos são: 

  • Necessidade de acessar vários sites para consultar certidões da sua empresa e de terceiros; 
  • Desperdício de muitas horas organizando as certidões; 
  • Perda de negócios ou licitações por não estar com as certidões em dia; 
  • Falta de conhecimento sobre o surgimento de certidões positivas. 

A boa notícia é que, com tecnologia, fica muito mais fácil gerenciar certidões. Existem sistemas de controle de certidões negativas que simplificam esse processo, automatizando a emissão e o gerenciamento de todas as certidões negativas de débitos de forma ágil e segura. 

Na prática, um software de certidões negativas reúne todas as CNDs de uma empresa em um só lugar. Dessa forma, é possível poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais responsáveis por esse controle em outras atividades mais estratégicas para a companhia. 

Além de simplificar a emissão e o gerenciamento da Certidão Negativa de Débitos, um sistema fiscal pode gerar vários outros benefícios, como o aumento da produtividade, diminuição das chances de erros, facilidade na estruturação de processos internos, consistência dos resultados obtidos, entre outros. 

Veja neste vídeo como o tempo da equipe responsável por organizar esses documentos pode ser otimizado com um software de CND

Como escolher um software de Certidão Negativa de Débitos? 

Como vimos, um programa de certidões negativas pode trazer um grande salto de desempenho para o departamento fiscal. Mas a grande questão é: como escolher o melhor software, que vai realmente atender a todas as necessidades da sua empresa? 

Existem diferentes sistemas de controle de certidão negativa no mercado, e é preciso se atentar a alguns pontos na hora de decidir. A seguir estão algumas dicas que vão ajudar você a escolher a ferramenta ideal para emitir Certidão Negativa de Débitos Estadual, Federal e várias outras com muito mais facilidade. Confira! 

Tipos de certidões processados 

Existem centenas de tipos de certidões que uma empresa pode precisar emitir, certo? Portanto, é fundamental avaliar quais são as certidões que podem ser geradas automaticamente para verificar se a ferramenta atende às particularidades do seu negócio. Verifique também se é viável a inclusão de algum tipo de CND, caso ainda não seja atendido pela plataforma. 

Possibilidade de integração 

A facilidade para acessar os documentos também é um fator relevante na escolha do seu sistema fiscal. Priorize um software que permita que todas as certidões recebidas possam ser visualizadas em um único sistema – possibilitando ao usuário criar notificações. Assim, sua empresa não corre o risco de acabar deixando um prazo da Certidão Negativa de Débitos passar. 

Tempo para implementação do sistema 

Geralmente, o tempo de implementação vai depender do volume de certidões negativas de débitos geradas, definido na contratação. Porém, quanto mais rápido for esse processo, antes você pode começar a automatizar a emissão das certidões negativas na sua empresa. 

Custo-benefício da ferramenta 

O valor do sistema geralmente depende da volumetria de certidões emitidas por mês. Uma comparação com os benefícios que você pode obter é uma ótima maneira de escolher o melhor software de certidões negativas. Por isso, sempre solicite uma demonstração da ferramenta para conferir todas as funcionalidades. 

Facilidade no uso do software de certidões negativas 

De nada adianta um sistema repleto de funcionalidades se os seus colaboradores do departamento fiscal e tributário não conseguirem utilizá-las, não é? É preciso priorizar um software fiscal com interface simples e intuitiva. Além disso, avalie se o seu parceiro fornece treinamento para novos clientes e tem uma equipe de suporte dedicada e atenciosa. 

Segurança do sistema 

Por lidar com informações importantes do seu negócio, você deseja contar com um sistema de controle de certidões negativas que mantenha todos os dados protegidos e criptografados – usando tecnologias para garantir a segurança de todos os usuários, certo? Afinal, a segurança da informação é fundamental para qualquer empresa atualmente. 

Precisa gerenciar CND? Conheça o Dootax Gestão de Certidões 

Sua equipe sente dificuldade para controlar Certidão Negativa de Débitos? Gasta horas e horas acessando vários sites para consultar CND? Chegou a hora de automatizar esse processo. 

A solução Dootax Gestão de Certidões é uma plataforma para gerenciar certidões de débito negativas e positivas com agilidade e organização. Com ela, é possível emitir, consultar e controlar todas as CNDs da sua empresa e de terceiros de forma centralizada e automática. 

Além de gerenciar as certidões com agilidade, evitando desperdício de tempo com acessos a diversos sites de órgãos emissores, é possível configurar notificações. Assim, você não corre o risco de não saber quando uma certidão ficou positiva.  

Veja os principais benefícios do software de automação fiscal da Dootax: 

  • Organização: controle suas CNDs de forma automática e organize seu dia. 
  • Agilidade: otimize seu trabalho e reduza horas extras. 
  • Produtividade: aumente a eficiência operacional de sua equipe e não perca mais prazos.  
  • Simplicidade: acesse tudo em um só lugar e trabalhe com menos burocracia. 
  • Centralização: controle suas certidões e de terceiros em um só lugar. Facilite a comunicação entre departamentos. 
  • Segurança: informações protegidas com criptografia de ponta. 
  • Compliance fiscal: tenha acesso a relatórios e fique em dia com suas obrigações. 

O Dootax Gestão de Certidões utiliza a tecnologia de RPA (Robotic Process Automation) para simplificar esse trabalho. Confira em 3 passos como ela funciona: 

  1. Cadastro: a empresa faz o cadastro de sua matriz e filiais no sistema da Dootax. 
  1. RPA de Certidões: nosso sistema acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Atendemos todas as esferas, centralizando Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de regularidade do FGTS, Certidões Nada Consta, Certidão de Rol Nominal, Certidão Negativa de Débito Estadual, Federal e Municipal, entre outras. 
  1. Integração única: por fim, todas as certidões recebidas são visualizadas em um único sistema. O usuário pode criar notificações de novas certidões, certidões a vencer, vencidas, positivas, dentre outras. Também existe a opção de fazer o download dos documentos. 

Veja como é simples gerenciar certidões automaticamente: 

Se você chegou até aqui, já sabe da importância que a Certidão Negativa de Débitos tem para as empresas, certo? Vimos que a apresentação desse documento é requerida em licitações, auditorias, solicitações de financiamentos e várias outras situações. Afinal, ele é responsável por atestar que seu negócio está regularizado perante os órgãos públicos. 

Existem diversos tipos de Certidão Negativa de Débitos. Por isso, não é raro que departamentos fiscais gastem muitas horas de trabalho só para consultar e controlar os documentos. Mas a automação veio para simplificar esse processo, trazendo mais segurança, agilidade e organização. Ao eliminar as atividades repetitivas, ela libera os colaboradores para focar em tarefas mais produtivas e estratégicas. 

E na sua empresa? Está difícil controlar os prazos das CNDs? Então, é hora de deixar a tecnologia ser sua aliada para uma rotina fiscal muito mais produtiva e eficiente. 

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