O que é e para que serve a Certidão Negativa?

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Certidão Negativa

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Para elucidar os detalhes desse documento, este artigo aborda as principais certidões negativas e onde elas podem ser emitidas. Confira!

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A certidão negativa é o documento emitido para comprovar a regularidade e a inexistência de débitos e de ações em âmbito civil, criminal ou federal. Por sua vez, ele é emitido e disponibilizado pelos órgãos dos governos federal, estadual e municipal. Assim, ele pode ser solicitado para as devidas comprovações perante empresas privadas e em contratos com empresas públicas.

1. O que é e para que serve a Certidão Negativa?

Como o próprio nome sugere, a certidão negativa de débitos é um documento emitido para comprovar a não existência de débitos ou pendências de pessoa física ou jurídica, relacionados a dívidas, bens ou processos.

Por sua vez, como já mencionado, essa validação é apresentada pelos órgãos municipais, estaduais e federais para comprovar a conformidade dos negócios.

Em geral, são exigidas para participar de licitações ou contratos públicos, na negociação de imóveis ou para comprovar a regularidade para clientes ou fornecedores.

Dessa maneira, o ideal é manter a conformidade das informações que podem impactar na emissão dos documentos, como o pagamento de débitos tributários, trabalhistas ou a regularidade no preenchimento e envio de declarações aos órgãos públicos.

2. Como emitir a Certidão Negativa? 

Para emitir a certidão negativa, é necessário possuir a identificação do titular, sendo o CNPJ para pessoa jurídica e o CPF em relação à pessoa física.

No caso de CND da Receita Federal, a emissão pode ser realizada de forma virtual, sendo gerada gratuitamente. 

Já em âmbito municipal, pode ocorrer a cobrança de taxa na solicitação de certidão negativa, conforme os critérios estabelecidos em algumas prefeituras. Desse modo, o contribuinte deverá consultar essas particularidades no município de domicílio.

3. Qual a importância da gestão de certidões negativas? 

A gestão da certidão negativa está diretamente relacionada com a regularidade do contribuinte perante os órgãos governamentais. 

Assim, com a sua emissão, é possível acompanhar que não há pendências ou impedimentos que possam comprometer o exercício da atividade, a venda ou a aquisição de bens ou, ainda, as transações comerciais.

Para que serve a certidão negativa

4. Quando não é possível emitir uma CND? 

A certidão negativa não é gerada se houver alguma irregularidade do contribuinte, podendo ser ocasionada por falta de envio de informações de obrigações acessórias ou débitos pendentes. Nesse caso, é necessário regularizar a situação para emitir o documento. 

Após a regularização, caso ainda não tenha a possibilidade de gerar via internet ou sistema, é necessário procurar o órgão responsável para atualizar os dados necessários para liberar o documento.

5. Quais são os tipos de certidões negativas e onde consultar?  

Certidão Negativa da Receita Federal: referente a todos os créditos tributários federais e à Dívida Ativa da União (DAU) por ela administrados.

Abaixo, seguem os links para a emissão, de acordo com o tipo de contribuinte:

Certidão do FGTS: comprova a quitação das obrigações referentes ao FGTS.

Certidão de Regularidade Fiscal Estadual: comprova que a pessoa física ou jurídica não possui pendências perante a Secretaria da Fazenda Estadual. Para a emissão, o contribuinte deve consultar a secretaria da fazenda de seu domicílio, conforme os portais de cada estado:

Acre 

Alagoas 

Amapá 

Amazonas

Bahia 

Ceará

Distrito Federal 

Espírito Santo 

Goiás 

Maranhão 

Mato Grosso 

Mato Grosso do Sul 

Minas Gerais

Pará 

Paraíba 

Paraná 

Pernambuco 

Piauí

Rio de Janeiro 

Rio Grande do Norte

Rio Grande do Sul 

Rondônia 

Roraima 

Santa Catarina 

São Paulo

Sergipe 

Tocantins 

Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: comprova que a pessoa física ou jurídica não possui pendências perante a Secretaria da Fazenda Municipal. Para consulta, o contribuinte deve consultar a secretaria municipal de seu domicílio.

Por fim, tendo em vista a necessidade de manter a segurança e o controle das certidões, existem opções no mercado para agilizar e garantir a centralização dos documentos. 

Como exemplo, podemos mencionar a Dootax, que contribui com a gestão automática dessas informações, trazendo agilidade e simplificação para as rotinas fiscais.

Sobre a autora:

Liliane Teixeira

Autora certificada Vamos Escrever, bacharel em Ciências Contábeis e pós-graduada em Controladoria e Gestão de Tributos. É contadora no setor de comércio e varejo, atuando em rotinas fiscais há mais de 10 anos, com vivência nas práticas do departamento pessoal e contábil. É apaixonada por aprender e está sempre em busca de novos conhecimentos.

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