O controle de certidões emitidas, por muitos anos, foi feito manualmente pelos profissionais do departamento fiscal de uma empresa. No entanto, além de custar tempo, controlar o vencimento dessas certidões manualmente pode levar a riscos de esquecimento ou falta de atenção.
Por isso, fica cada vez mais necessário utilizar mecanismos que proporcionem a consulta de certidões emitidas de forma automática e segura. A automação desse processo permite maior produtividade e ganho de tempo.
Neste artigo traremos as principais informações sobre como consultar certidões emitidas pela sua empresa em um só lugar. Continue a leitura para ficar por dentro!
Por que você deve monitorar as certidões emitidas regularmente?
As Certidões Negativas de Débitos (CND), são documentos que comprovam a situação legal de pessoas físicas ou jurídicas, confirmando que não existem pendências financeiras ou processuais em seu nome. Essas certidões emitidas demonstram a situação da empresa e podem ser emitidos por diferentes órgãos públicos com diferentes propósitos.
É de suma importância ter acesso às certidões emitidas, pois, no dia a dia, várias situações requerem certidões negativas para serem realizadas. Por exemplo, abrir um novo negócio, solicitar um empréstimo ou participar de uma licitação.
Dessa forma, a rotina de trabalho demanda consultar regularmente a certidão negativa. Porém, cada certidão estadual, federal ou municipal requer um passo a passo diferente para ser acessada e uma série de informações sobre a pessoa física ou jurídica para serem preenchidas.
Essa realidade pode levar a falhas nos processos ou desgaste da equipe, visto que se torna um trabalho repetitivo e cansativo. Outros problemas enfrentados por essa realidade são:
- Perder prazos de licitações por não estar com as certidões negativas organizadas e em dia;
- Acessar vários sites para emitir e consultar certidões da sua empresa e acabar se perdendo ou confundindo;
- Horas de trabalho somente para essa atividade;
- Falha ao acompanhar o surgimento de certidões positivas.
Por conta disso, a automação de certidões emitidas garante ao seu negócio mais autonomia e é uma ótima opção para oferecer ao time mais tempo e atenção a atividades que realmente não podem ser automatizadas.
Quais os benefícios de consultar CND em um só lugar?
A consulta de CND pode ser trabalhosa e demorada, pois, apesar de vários órgãos já possibilitarem a consulta por formato digital, você ainda precisará acessar diversos sites diferentes para isso.
É justamente por isso que automatizar a consulta de certidões negativas é tão importante para sua empresa. Mas como ter todos esses documentos em um só lugar? Eu te digo já!
Atualmente existem soluções de RPA – Robotic Process Automation, que trabalham automatizando processos da sua empresa. Essa tecnologia proporciona capturar, interpretar e processar informações utilizadas no dia a dia do seu negócio.
O grande objetivo de automações iguais a essa é diminuir a necessidade de intervenção humana em atividades repetitivas e manuais. Um exemplo é a consulta de certidões emitidas do estado.
O gerenciamento automático de CND traz, além do benefício de ganho de tempo, outros como:
- Não perder nenhum prazo e negociações;
- Armazenar o histórico de suas certidões;
- Emitir certidões em lote;
- Ser avisado quando suas certidões negativas estiverem perto de vencer;
- Consultar diversos tipos de CND em um só lugar;
- Centralizar suas atividades e tenha mais organização;
- Otimizar o trabalho da sua equipe;
- Manter-se em dia com o Fisco.
Como consultar todas as certidões emitidas em um só lugar?
Agora que você viu a importância de centralizar o processo de consulta de certidões emitidas e sabe que existem automações capazes de fazer isso, vamos falar como empregar essa solução em sua empresa.
O uso de robôs RPA permite que o departamento fiscal emita e gerencie CND automaticamente. Essa solução pode ser empregada no seu negócio por meio de um software de gerenciamento de certidões negativas.
Esse sistema acessará os sites responsáveis pela emissão de certidões e, de maneira automática, realizar o download de todas as certidões. Então, é fundamental saber quais certidões podem ser geradas automaticamente.
Alguns exemplos são:
- Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União;
- Certificado de Regularidade do FGTS;
- Certidão Negativa de Débito Estadual, Federal e Municipal;
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.
O Dootax Gestão de Certidões é um exemplo de software que fornece agilidade e segurança para sua empresa ao emitir certidões. Ele permite que controle e consulte certidão negativa automaticamente e de maneira centralizada. Além disso, o Dootax Gestão de Certidões ainda envia notificações, simplificando o controle dos prazos.
Viu como é importante implementar um sistema para gerenciar certidões emitidas no seu negócio? Assim, você terá mais tempo e produtividade nas atividades do dia a dia de trabalho, eliminando tarefas manuais e repetitivas que roubam o tempo.
Para saber mais sobre o sistema de CND, leia também este artigo: Buscando um sistema de CND? Saiba por que a Dootax é a opção mais segura.
