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Como escolher o melhor software de certidões negativas

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Quer saber como escolher o melhor software de certidões negativa para a sua organização? Confira como tomar essa decisão neste artigo.
software de certidões negativas

Você está considerando a contratação de um software de certidões negativas? O uso dessa tecnologia é uma ótima forma de aumentar a produtividade do departamento fiscal com base na automação de processos.

Um software de certidões negativas fica responsável pelo gerenciamento de todas as certidões negativas de débito (CND) e certidões positivas emitidas pela sua empresa com mais agilidade e segurança.

Mas como escolher o melhor software de certidões negativa para a sua organização? Confira como tomar essa decisão logo a seguir!

O que são as certidões negativas?

A Certidão Negativa é um documento emitido por qualquer órgão do governo que comprova a situação legal de pessoas físicas e jurídicas – confirmando que não existem pendências financeiras ou processuais.

Abrir um novo negócio, ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais, participar de uma licitação ou solicitar um empréstimo são algumas das ações que necessitam de certidões negativas para serem realizadas.

Ou seja, trata-se de mais um documento que as empresas precisam se preocupar em emitir. Apesar de ser um processo que acontece via internet, cada tipo de certidão tem um caminho específico – e exige o preenchimento de diversas informações sobre a pessoa jurídica ou pessoa física.

software de certidões negativas
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Escolhendo o melhor software de certidões negativas

Um software de certidões negativas acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Portanto, trata-se de uma forma de poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais em outras atividades.

A grande questão é: como escolher o melhor software de certidões negativas?

Aqui estão algumas dicas que vão ajudá-lo a tomar a decisão mais assertiva:

1. Avalie as certidões emitidas

O objetivo de um software de certidões negativas é simplificar a emissão desses documentos. Portanto, é fundamental avaliar quais são as certidões que podem ser geradas automaticamente.

Por exemplo, o DOOLivery Gestão de Certidões acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões: Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de regularidade do FGTS, Certidões Negativa de Débito Estaduais e Municipais e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.

2. Possibilidade de integração

A facilidade para acessar as certidões também é um fator relevante na escolha da sua ferramenta. Priorize um software que permita que todas as certidões recebidas possam ser visualizadas em um único sistema – permitindo que o usuário crie notificações de Novas Certidões, Certidões a vencer, vencidas, dentre outras.

3. Tempo para implementação do sistema

Geralmente, o tempo de implementação vai depender do volume de certidões geradas, definido na contratação. Porém, quanto mais rápido for esse processo, antes você pode começar a automatizar a emissão das certidões negativas na sua empresa.

4. Custo-benefício da ferramenta

O valor do sistema geralmente depende da volumetria de certidões emitidas por mês. Uma comparação com os benefícios que você pode obter é uma ótima maneira de escolher o melhor software de certidões negativas.

5. Facilidade no uso

De nada adianta um sistema repleto de funcionalidades se os seus funcionários não conseguiram utilizá-las, não é? É preciso priorizar um software com interface simples e intuitiva.

Além disso, avalie se o seu parceiro fornece treinamento para novos clientes (conhecido como Onboarding) e tem uma equipe de suporte dedicada e atenciosa.

6. Segurança do sistema

Por lidar com informações importantes da sua empresa, você deseja contar com um sistema que mantém todos os dados protegidos e criptografados – usando tecnologias para garantir a segurança de todos os usuários.

Conheça o Dootax Gestão de Certidões

Com o Dootax Gestão de Certidões da Dootax, você pode emitir e gerenciar todas as certidões da sua empresa, de forma segura e acessível. Tenha agilidade, segurança e nunca mais perca uma notificação importante do governo.

São várias as vantagens de utilizar o Gestão de Certidões:

  • Seja avisado quando uma nova certidão positiva surgir
  • Elimina a necessidade de acessar centenas de sites para consultar certidões
  • Centraliza suas atividades e organiza seu dia a dia
  • Controle de diferentes tipos de certidões
  • Com alguns cliques, emita e gerencie certidões negativas em lotes, de forma confiável e ágil

Você gostou das dicas para escolher o melhor software de certidões negativas? Quer levar as funcionalidades do Dootax Gestão de Certidões para a sua empresa? Então entre em contato com a nossa equipe de especialistas.

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