Você está considerando a contratação de um software de certidões negativas? O uso dessa tecnologia é uma ótima forma de aumentar a produtividade do departamento fiscal com base na automação de processos. Afinal, torna mais simples e rápido consultar, controlar e emitir certidões de débito estaduais, municipais, federais e muitas outras.
Um software de certidões negativas fica responsável pelo gerenciamento de todas as certidões negativas de débito (CND) e certidões positivas emitidas pela sua empresa com mais agilidade e segurança. Esses documentos são essenciais para as companhias, pois são exigidos em uma série de situações.
Mas como escolher o melhor software de certidões negativa para a sua organização? Confira como tomar essa decisão logo a seguir!
O que são as certidões negativas?
A Certidão Negativa de Débito (CND) é um documento emitido por qualquer órgão do governo que comprova a situação legal de pessoas físicas e jurídicas – confirmando que não existem pendências financeiras ou processuais.
Abrir um novo negócio, ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais, participar de uma licitação ou solicitar um empréstimo são algumas das ações que necessitam de certidões negativas para serem realizadas.
Ou seja, trata-se de mais um documento que as empresas precisam se preocupar em emitir. Apesar de ser um processo que acontece via internet, cada tipo de certidão, como certidão negativa de débitos estadual, federal ou de regularidade do FGTS, tem um caminho específico – e exige o preenchimento de diversas informações sobre a pessoa jurídica ou física.
Escolhendo o melhor software de certidões negativas
Um software de certidões negativas acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Portanto, trata-se de uma forma de poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais em outras atividades.
A grande questão é: como escolher o melhor software de certidões negativas? Existem diferentes sistemas de controle de certidão negativa no mercado, e é preciso se atentar a alguns pontos na hora de decidir.
A seguir estão algumas dicas que vão ajudá-lo a escolher a ferramenta ideal para o seu departamento fiscal emitir certidão negativa de débito estadual, federal e outras com muito mais facilidade. Confira!
1. Escopo de certidões emitidas
O objetivo de um software de certidões negativas é simplificar a emissão desses documentos. Portanto, é fundamental avaliar quais são as certidões que podem ser geradas automaticamente.
Por exemplo, o Dootax Gestão de Certidões têm em seu escopo mais de 1.000 tipos de CND com controle 100% automatizado: Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de Regularidade do FGTS, Certidão Negativa de Débito Estadual, Federal e Municipal e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.
2. Facilidade de uso do software de certidões negativas
A facilidade para acessar as certidões negativas de empresa também é um fator relevante na escolha do seu sistema fiscal.
Priorize um software que permita que todas as certidões recebidas possam ser visualizadas em um único sistema – possibilitando ao usuário criar notificações de novas certidões, certidões a vencer, vencidas, dentre outras. Assim, sua empresa não corre o risco de acabar deixando um prazo de CND passar.
3. Tempo para implementação do sistema
Geralmente, o tempo de implementação vai depender do volume de certidões negativas de débitos geradas, definido na contratação. Porém, quanto mais rápido for esse processo, antes você pode começar a automatizar a emissão das certidões negativas na sua empresa.
4. Segurança do sistema
Por lidar com informações importantes do seu negócio, você deseja contar com um sistema fiscal que mantenha todos os dados protegidos e criptografados – usando tecnologias para garantir a segurança de todos os usuários, certo? Afinal, a segurança da informação é fundamental para todas as empresas hoje.
5. Experiência proporcionada pelo fornecedor
De nada adianta um sistema repleto de funcionalidades se seus colaboradores não conseguirem ter acesso a um atendimento eficaz quando mais precisarem, não é? É preciso priorizar um software de certidões negativas cuja empresa fornecedora proporcione uma boa experiência.
Avalie se a empresa fornece treinamento para novos clientes, conhecido como onboarding, e tem um suporte ágil e humanizado.
Conheça o software de certidões negativas da Dootax
Com o Dootax Gestão de Certidões, você pode emitir e gerenciar todas as certidões da sua empresa de forma confiável e organizada. Com ele, sua empresa ganha agilidade, segurança e nunca mais perde oportunidades de negócios por causa de certidões negativas de débito vencidas.
Descubra os diferenciais do software de certidões negativas da Dootax:
- Mais de 1.000 certidões diferentes com controle 100% automatizado;
- Capacidade de atualizar as certidões automaticamente;
- Notificações e alertas de vencimentos e débitos;
- Emissão de certidões em lote;
- Integração nativa com a solução Dootax Gestão de Tarefas Fiscais;
- Inclusão manual de documentos que não são gerados online para controle;
- Ferramenta sem limite de usuários;
- Armazenamento do histórico das certidões negativas.
Além desses diferenciais, o software de certidões negativas da Dootax proporciona segurança por meio de criptografia de dados, controle de permissões de usuários, Single Sign-On com múltiplo fator de autenticação e muito mais. E não é só isso: garantimos a melhor experiência com um atendimento personalizado, onboarding humanizado e suporte com SLA e opção 24/7.
Agora que você já sabe tudo o que um software de certidões negativas pode fazer pela sua empresa, é hora de dar o próximo passo. Entre em contato e solicite uma demonstração da solução da Dootax.
