Por que ter um sistema de controle de certidões negativas?

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Sistema de Controle de Certidões Negativas

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Descubra todos os benefícios de contar com um sistema de controle de certidões negativas e conheça a solução da Dootax.

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Sua empresa ainda não utiliza um sistema de controle de certidões negativas? Essa é uma tecnologia que pode promover um verdadeiro salto de desempenho no departamento fiscal e tributário de uma empresa – agilizando processos e economizando recursos.

O controle de certidões negativas de débito é de grande importância para as organizações, certo? Afinal, esses documentos são requeridos em uma série de situações, como a participação em licitações e aberturas de negócios. Entretanto, fazer o gerenciamento desses documentos manualmente é um desafio.

Neste artigo, vamos compreender por que ter um sistema de controle de certidões negativas é tão benéfico. Confira!

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As dificuldades no gerenciamento de certidões negativas

A certidão negativa é o documento emitido pelos órgãos do governo com a finalidade de confirmar que não existem pendências em nome de uma pessoa física ou jurídica. Trata-se de um verdadeiro atestado de bons antecedentes. Por conta disso, sua apresentação é exigida para o cumprimento de diversos procedimentos.

Esse atestado pode incluir pendências de aspectos civil, tributário, fiscal, trabalhista, dentre outros. Com base nesse documento, uma empresa pode comprovar que está atuando em regularidade com as exigências legais.

Existem diferentes tipos de certidões negativas, como Certidão Negativa Estadual, Federal e Municipal, pois cada órgão pode emitir documentos atestando a inexistência de débitos com finalidades diferentes. E é neste ponto que surgem os principais desafios: o controle de CND pode demandar bastante tempo quando a empresa precisa fazer várias consultas em diversos órgãos.

Veja quais são as maiores dificuldades relacionadas ao controle manual das certidões negativas:

  • Necessidade de acessar vários sites para consultar certidões da sua empresa e de terceiros;
  • Desperdício de muitas horas organizando as certidões;
  • Perda de negócios ou licitações por não estar com as certidões em dia;
  • Não identificar quando uma certidão positiva surge.
Sistema de Controle de Certidões Negativas
Foto de Moose Photos

Benefícios de ter um sistema de controle de certidões negativas

Acabamos de conferir as maiores dificuldades de gerenciar as certidões negativas manualmente, certo? Apesar de ser um processo que pode ser realizado pela internet, ainda estamos falando de uma rotina que exige tempo e esforço da equipe. Basta imaginar o processo de emitir dezenas de certidões ou, então, fazer o monitoramento constante das certidões positivas.

O papel de um sistema de controle de certidões negativas é justamente simplificar esse processo. Trata-se de uma maneira de automatizar a emissão e o gerenciamento de todas certidões da sua empresa – de forma segura e acessível.

Na prática, um software de certidões negativas acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Dessa forma, torna-se possível poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais em outras atividades.

Dootax Gestão de Certidões: o melhor sistema de controle de certidões negativas

Você quer melhorar o desempenho da sua empresa no gerenciamento de certidões negativas? O sistema de controle de certidões negativas Dootax Gestão de Certidões é uma plataforma para gerenciar certidões negativas de débito com agilidade e organização.

Veja os principais benefícios do software de controle de certidões negativas da Dootax:

  • Produtividade. Aumente a eficiência operacional de sua equipe e não perca mais prazos.
  • Centralização. Controle suas certidões e de terceiros em um só lugar. Facilite a comunicação entre departamentos.
  • Segurança. Informações protegidas com criptografia de ponta.
  • Compliance. Tenha acesso aos relatórios e fique em dia com suas obrigações.

Quer saber como o Dootax Gestão de Certidões desburocratiza seu trabalho? Confira aqui em 3 passos:

  1. Cadastro. A empresa faz o cadastro de sua matriz e filiais no sistema da Dootax.
  2. RPA de Certidões. O nosso sistema acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Atendemos todas as esferas, centralizando Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de regularidade do FGTS, Certidões Nada Consta, Certidão de Rol Nominal, Certidão Negativa de Débito Estadual, Federal e Municipal, entre outras.
  3. Integração única. Por fim, todas as certidões recebidas são visualizadas em um único sistema. O usuário poderá criar notificações de novas certidões, certidões a vencer, vencidas, positivas, dentre outras. Ou, se preferir, fazer o download dos documentos.
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