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Como e por quanto tempo armazenar documentos de prestação de contas?

Tempo de leitura: 6 minutos

O reembolso de despesas corporativas aos funcionários é obrigatório por lei, na maioria das vezes. E o processo de prestação de contas dos funcionários é essencial para que o reembolso de despesas ocorra de maneira justa – tanto para o funcionário quanto para a empresa. 

Além disso, um processo de prestação de contas bem estabelecido é essencial para a saúde financeira da empresa, para evitar fraudes e também processos trabalhistas. 

Neste artigo, veremos:

  • Quais documentos são aceitos para prestação de contas de funcionários;
  • Por que guardar documentos fiscais e de funcionários;
  • Por quanto tempo guardar esses documentos;
  • Quais os melhores métodos de armazenamento de documentos;
  • Os benefícios do armazenamento de documentos em nuvem.

Acompanhe!

Imagem de Mohamed Hassan por Pixabay

Quais documentos são aceitos para prestação de contas de funcionários?

Não há uma legislação específica sobre quais documentos devem ser aceitos para prestação de contas de funcionários. 

Ou seja, definir quais documentos são aceitos na prestação de contas fica à critério das políticas de reembolso de cada empresa. 

No entanto, existem dados básicos que devem conter em um comprovante de pagamento para que, de fato, se comprove uma operação. São eles:

  • Data da transação; 
  • Valor; 
  • Forma de pagamento;
  • Nome do fornecedor;
  • Descrição do que foi adquirido. 

Alguns exemplos de documentos que podem ser aceitos sem dor de cabeça na prestação de contas são:

  • Cupom fiscal;
  • Nota fiscal;
  • Recibo de pagamento.

Porém, uma grande diferença entre recibo e os comprovantes fiscais (nota e cupom) é que o recibo não serve como meio de arrecadação de impostos, não sendo considerado um documento de faturação. 

Um exemplo comum de recibo que vale como comprovante de pagamento na prestação de contas são recibos de Uber e outros serviços semelhantes. 

Importante: cupom fiscal, nota fiscal e recibos eletrônicos ou digitalizados possuem o mesmo valor que a versão física. 

Por isso, não é necessário o armazenamento de documentos físicos. Assim, sua empresa pode contar com métodos mais seguros, como o armazenamento de documentos em nuvem. 

Na ausência dos documentos citados, é possível que a empresa aceite outros tipos como fatura de cartão de crédito e extratos de checkout de hotel. Porém, não é o ideal, já que estes não possuem detalhamento das despesas. 

Para a segurança e praticidade do processo de prestação de contas, você pode contar com softwares como o VExpenses – que usa o armazenamento de documentos em nuvem.

Com ele, é possível digitalizar os comprovantes e os relatórios de despesas são preenchidos automaticamente e enviados para aprovação de reembolso – automatizando o processo de ponta a ponta. 

Por que devo guardar os documentos dos funcionários?

É essencial guardar os documentos dos funcionários – tanto de prestação de contas, quanto os documentos trabalhistas.

Em caso de não armazenamento de documentos fiscais, há o risco de ser taxado novamente pela Receita Federal ou até mesmo ser multado por não apresentar comprovantes requisitados se houver autuação.

Assim, é importante guardar comprovantes fiscais tanto emitidos quanto recebidos – como é feito com o Dootax Repositório DFe

No caso de processos judiciais, a falta de documentos dificulta a fiscalização fiscal ou trabalhista – gerando dificuldade na defesa. 

Além dos documentos de funcionários, é essencial armazenar também comprovantes de pagamentos de serviços e produtos consumidos, para evitar cobranças indevidas.

Com isso, o armazenamento de documentos em nuvem pode ser um grande aliado. 

Por quanto tempo preciso guardar esses documentos?

O tempo de armazenamento de documentos, seja feito em nuvem ou não, varia conforme seu tipo.

No geral, o tempo mais comum é a guarda de comprovantes fiscais por 5 anos – que é quando ocorre prescrição de dívidas

Guarde por 5 anos: 

  • Comprovantes de pagamento de faturas de cartões de crédito;
  • Comprovantes de pagamentos de água, luz, telefone, internet e gás;
  • Comprovantes de pagamentos de tributos em geral, por exemplo IPTU, IR, CSLL, Cofins, Simples Nacional;
  • Comprovantes de lançamentos;
  • Livros fiscais e contábeis;
  • Declarações como DIPJ, DCTF, DIRF e declaração de ajuste anual.

Guarde por 3 anos: 

  • Quitação de aluguel e outros comprovantes de pessoa física.

Com relação a produtos duráveis, guarde a nota fiscal por 90 dias (3 meses). No entanto, em caso de defeito de fábrica fora da garantia, poderá precisar da nota fiscal para solicitar troca ou conserto. 

Em relação ao armazenamento de documentos trabalhistas, guarde por:

30 anos:

  • Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
  • Guia de recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (GFIP);
  • Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).

10 anos:

  • Comprovantes relacionados à folha de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários

5 anos:

  • Contribuição previdenciária (GPS);
  • Contribuição sindical (GRCSU);
  • Recibo de pagamento de salário, 13o salário, férias e controle de ponto;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

2 anos:

  • Termos de rescisão de contrato de trabalho;
  • Pedido de demissão;
  • Aviso prévio.

Tempo indeterminado:

  • Contrato de trabalho;
  • Livro de registro do funcionário.

Mas, você deve estar se perguntando: como conservar por tanto tempo os documentos?

Veja a seguir mais sobre o melhor método, que é o armazenamento de documentos em nuvem. 

Quais os melhores métodos de arquivamento de documentos?

O armazenamento de documentos físicos ainda é bastante comum nas empresas. No entanto, é mais custoso, menos seguro e pouco sustentável. 

Por isso, os melhores métodos de arquivar documentos são digitais – sendo o melhor deles o armazenamento de documentos em nuvem. Sejam documentos de prestação de contas ou qualquer outro tipo!

É possível armazenar digitalmente em computadores e HDs. No entanto, o armazenamento de documentos em nuvem tem como grande vantagem a segurança. 

O armazenamento de documentos em nuvem pode ser feito através de:

  • Apps de armazenamento em nuvem, como Google Drive e Dropbox;
  • Servidor da empresa (há servidores que garantem também armazenamento em cloud);
  • Sistema de cloud da empresa;
  • Sistemas de gestão de notas fiscais;
  • Apps de gestão de despesas corporativas.

O armazenamento de documentos em nuvem possui uma série de vantagens, como veremos a seguir.

Além da redução de custos com os equipamentos físicos, o armazenamento de documentos em nuvem permite reduzir custos com impressões, sendo mais sustentável. 

Outra grande vantagem do armazenamento de documentos em nuvem é a mobilidade.

Todo funcionário com acesso ao sistema pode acessá-los de qualquer lugar ou dispositivo – o que se torna muito importante com a ascensão do home office. 

Como apontamos, o maior benefício do armazenamento de documentos em nuvem é a segurança. 

A transmissão de dados feita pelas tecnologias em nuvem é realizada sob forte sistema de criptografia, o que garante a segurança das informações armazenadas nessas ferramentas.

Além disso, é de responsabilidade do provedor de nuvem se certificar, em tempo integral, da segurança dos dados confiados a ele.

A maior parte dos softwares que usam armazenamento de documentos em nuvem possibilitam que apenas usuários autorizados tenham acesso aos documentos. Assim, também garante a privacidade de arquivos sigilosos. 

Também é um ponto forte do armazenamento em nuvem a rápida recuperação de documentos em cenários de emergência. 

Por exemplo, picos de energia podem prejudicar máquinas físicas da empresa e gerar perda de documentos. Nesses casos, os arquivos em nuvem não são prejudicados, pois se houver algum dano físico em um dos servidores, outros ainda poderão enviar informações quando solicitadas. 

Uma excelente forma de garantir o armazenamento de documentos em nuvem e a praticidade dos processos da empresa é contar com soluções voltadas para as necessidades da sua empresa. 

São exemplos plataformas como o Dootax Repositório DFe e o VExpenses. 

O Dootax Repositório DFe é um sistema de armazenamento de documentos fiscais em nuvem – promovendo agilidade para localizar NFEs e seus XMLs, tanto recebidas, quanto emitidas. Além disso, armazena os documentos por um período mínimo de 7 anos – garantindo também a segurança fiscal. 

O VExpenses é ideal para armazenamento de documentos em nuvem referentes à prestação de contas, deixando o processo todo centralizado em uma única solução.

Com a plataforma do VExpenses, o funcionário digitaliza os comprovantes de despesas corporativas e o sistema preenche automaticamente relatórios de prestação de contas. 

Ademais, automatiza todo o processo de prestação de contas e reembolso – além de oferecer dashboards com informações relevantes sobre as despesas para o departamento financeiro. 

Sabemos como é fácil perder os comprovantes fiscais físicos na prestação de contas, que até mesmo podem se apagar. 

Processos de prestação de contas em que o funcionário apenas envia fotos dos comprovantes também dificulta o armazenamento e a avaliação das despesas. 

Por isso, o VExpenses conta com o armazenamento dos documentos em nuvem para comprovação de despesas na prestação de contas e relatórios inteligentes, tornando todo o processo seguro e prático. 

Assim, a companhia e os funcionários não precisam mais guardar vários comprovantes de pagamento. Basta digitalizar através da plataforma e garantir o armazenamento seguro desse tipo de documento, além de economizar tempo e recursos no processo.

Agora que você já sabe como armazenar os documentos fiscais de prestação de contas de despesas, e por quanto tempo guardá-los, é hora de botar a mão na massa! E não se esqueça de contar com o VExpenses para te ajudar na sua gestão de despesas de funcionários!

Este artigo foi produzido pela equipe do VExpenses, uma startup residente do Cubo e amiga da Dootax. Já ajudamos empresas no Brasil e América Latina a reduzirem em até 88% o custo e tempo gastos no processo de prestação de contas de funcionários. Fale conosco e descubra como otimizar o processo da sua empresa também.

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Sobre o autor

Alessandra Muniz

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