Um bom gerenciamento das atividades do setor fiscal é vital para manter o compliance e desempenhar as operações com eficiência. Por outro lado, quando a gestão é falha, podem ocorrer erros e perda da produtividade, impactando diretamente toda a empresa.
Ou seja, uma gestão das atividades do setor fiscal ineficaz pode acarretar o descumprimento das obrigações legais do seu negócio — levando a altos prejuízos para a empresa.
O uso de ferramentas e processos inadequados para gerenciar informações relacionadas às atividades fiscais na empresa pode trazer vários riscos desnecessários para o seu negócio, tanto em relação à segurança dos dados quanto aos problemas de produtividade da equipe.
Para obter maior organização nas tarefas fiscais na sua empresa, você deve contar com soluções tecnológicas que proporcionem segurança de dados e recursos que facilitem a gestão.
Neste artigo, englobaremos as principais atividades do setor fiscal, maiores dificuldades e como organizar as tarefas da melhor maneira. Confira!
As principais atividades do setor fiscal
O departamento fiscal de uma empresa possui muitas atividades que precisam ser executadas regularmente. Essas atividades demandam tempo e atenção dos funcionários, e entre elas estão:
- Recebimento e escrita fiscal;
- Conferência de toda a documentação fiscal;
- Lançamentos fiscais de entradas e saídas;
- Emissão de notas fiscais de devolução, remessa para conserto e industrialização;
- Atualização constante para acompanhar as mudanças na legislação fiscal e tributária;
- Apuração de tributos;
- Monitoramento de notificações do Fisco no Domicílio Tributário Eletrônico;
- Auxílio na determinação de classificação fiscal de novos produtos comercializados;
- Análise dos dados cadastrais dos fornecedores junto ao Fisco;
- Controle de certidões negativas de débitos;
- Armazenamento e gestão da documentação fiscal da empresa.
Dentro de todas essas atividades, o gestor ainda precisa ficar atento para não perder prazos importantes. Por isso, é necessário que a organização das atividades do setor fiscal esteja sempre em dia, a fim de evitar atrasar prazos e prejuízos.
Dificuldades na gestão e principais erros
No tópico anterior, observamos a quantidade de atividades que envolvem o setor fiscal. Por conta da alta demanda, a gestão desse setor na empresa pode ser, muitas vezes, cansativa e difícil.
É comum ocorrerem também falhas durante o processo diário de gestão do setor fiscal, sobretudo quando a empresa não utiliza sistemas de gerenciamento de projetos e concentra as atividades em planilhas ou e-mails.
Dentre as principais dificuldades e erros enfrentados na gestão do setor fiscal, estão:
1. Não considerar as habilidades de cada um
Bons líderes devem saber como extrair os melhores resultados das pessoas que trabalham para eles, baseando suas habilidades em tarefas que favoreçam a sua execução.
Observar cada membro da equipe de maneira estratégica e, a partir daí, demandar funções de acordo com suas habilidades é uma ótima estratégia para a eficiência das atividades do setor fiscal.
2. Não estabelecer um processo claro
A dificuldade dos gestores fiscais em estabelecer um processo claro e eficaz causa diversos problemas no setor fiscal da empresa. É preciso existir uma estrutura para manter toda a equipe focada.
Os passos para a conclusão das tarefas devem estar bem definidos. Os membros da equipe devem reconhecer suas responsabilidades e atribuições para executarem as rotinas necessárias para manter a conformidade fiscal da empresa.
3. Não ter objetivos e metas claras
Os objetivos e metas fazem parte do direcionamento que os membros da equipe devem seguir. Se os colaboradores não sabem exatamente para onde devem ir, eles não poderão entregar projetos fiscais bem-sucedidos.
Esse erro leva a grandes dificuldades e desafios na execução das tarefas fiscais. Se o profissional não sabe o que deve alcançar, ele acaba não se atentando ao que deve ser feito com atenção.
4. Comunicação ineficaz entre a equipe
Para desempenhar um bom gerenciamento das atividades do setor fiscal, a comunicação entre os membros da equipe deve estar alinhada. As rotinas estão sempre passando por alterações e, por isso, todos precisam se manter informados sobre os próximos passos.
Estabelecer uma troca de informações intensa e dinâmica no setor fiscal é fundamental para garantir que não aconteçam erros e perda de tempo durante os processos. As atividades fiscais trabalham com muitos números e dados que necessitam ser repassados com exatidão.
5. Controle manual por meio de planilhas e e-mails
Você já ficou perdido procurando por um e-mail? Ou já se perdeu em inúmeros dados de uma planilha?
O uso dessas ferramentas manuais para desempenhar as atividades do departamento pode tornar realmente difícil obter eficiência na condução das operações. Isso porque não há um acompanhamento de atividades e você não saberá qual deve priorizar.
O controle manual por meio de planilhas e e-mail é uma dificuldade no gerenciamento de tarefas fiscais que causa várias consequências negativas:
- Falta de transparência;
- Dependência de mão de obra humana;
- Dificuldade na colaboração e troca de informações;
- Perda de documentos importantes por conta do volume de e-mails;
- Falta de segurança da informação.
6. Não usar um software de gerenciamento de tarefas
Quando o gestor não usufrui da tecnologia ao seu favor na gestão das atividades do setor fiscal, acaba deixando de aproveitar facilidades na rotina de trabalho.
O software de gerenciamento de tarefas permite que os membros do setor fiscal tenham mais autonomia e organização nas atividades que desempenham. Além disso, diminui riscos de erros e esquecimento de datas importantes.
Uma ferramenta para gestão de tarefas consegue unir tudo o que você precisa em um só lugar: definição de responsabilidades, cronograma de atividades, troca de informações e monitoramento do desempenho.
Por que é importante organizar o gerenciamento de atividades do setor fiscal?
O setor fiscal busca cumprir todas as obrigações legais de uma maneira eficiente, evitando prejuízos e danos à empresa.
No entanto, as atividades do setor fiscal são muitas, além de serem cansativas por evolverem muitos números e questões burocráticas. O gestor ainda precisa se certificar de que o time esteja bem instruído e cumprindo com suas tarefas individuais.
Para manter tudo funcionando da melhor forma possível, a organização das atividades é essencial. O processo de gerenciar tarefas fiscais é fundamental para otimizar o tempo e os recursos gastos no desenvolvimento das atividades. Além disso, também é uma maneira eficaz de garantir a entrega pontual de documentos, processamento e pagamentos.
Ao organizar o setor, ocorre aumento na produtividade dos funcionários, e o índice de erros nos processos diminui.
Dicas para organizar as atividades do setor fiscal com mais eficiência
A seguir, você confere alguns passos para melhorar a gestão das atividades do setor fiscal.
1. Defina prioridades para as tarefas
É muito difícil ter uma visão clara sobre quais são as atividades fiscais que devem ser concluídas quando não há uma definição clara das tarefas no geral. Essa dificuldade afeta tanto o gestor quanto o restante do time.
É fundamental ser feita uma análise sobre a importância e o prazo de cada uma das atividades do setor fiscal. A partir disso, é possível estabelecer quais tarefas são urgentes e quais podem esperar.
Com as prioridades estabelecidas, todos conseguem se organizar melhor e cumprir com suas metas no trabalho.
2. Planeje e defina um cronograma
O planejamento pode ser feito quebrando grandes projetos em pequenas tarefas — atribuindo responsabilidades aos membros do time fiscal. Ao receber suas tarefas de acordo com suas habilidades, os profissionais se sentirão mais direcionados na execução.
Quando se trata de ter a máxima produtividade e entregar no prazo, o planejamento pode fazer toda a diferença. É melhor definir um cronograma durante todo o ano, incluindo desde o registro das transações até a entrega das obrigações anuais.
3. Facilite a comunicação
O acompanhamento regular da equipe ajuda a garantir que as tarefas estejam sendo executadas sem problemas e conforme o planejado. Para isso, é essencial que a comunicação entre o gestor e os membros da equipe seja equilibrada e transparente.
Crie um fluxo de comunicação aberto que permita que os membros de sua equipe tenham acesso às informações de que necessitam e possam falar sobre os problemas que podem encontrar durante suas atividades. Isso facilita encontrar soluções com agilidade.
4. Avalie o desempenho da equipe
Uma das etapas essenciais do gerenciamento das tarefas fiscais é monitorar o desempenho dos membros do seu time. Analisar suas dificuldades em realizar as atividades do setor fiscal proporciona que o gestor tome decisões efetivas para otimizar o trabalho.
Verifique se os prazos estão sendo cumpridos. Quanto tempo sua equipe está levando para concluir cada tarefa e quais aspectos das operações podem ser melhorados para aumentar o desempenho? Todos esses fatores vão ajudar você a aumentar a eficiência ao longo do tempo.
5. Uso de um software de gestão
Deu para ver que as atividades do setor fiscal precisam de organização e atenção, né? Além de treinar a equipe, atentar-se para a comunicação entre o time e o desempenho das atividades, o gestor precisa ter em mãos ferramentas que auxiliem o seu trabalho.
O software de gestão entrega agilidade e segurança ao setor fiscal da empresa. Utilizar planilhas e e-mails, além de ser mais trabalhoso, não é um sistema seguro, pois as informações podem ser perdidas.
Essa ferramenta foi desenvolvida especificamente para lidar com as complexidades e desafios das rotinas fiscais e são essenciais para otimizar a organização e a eficiência do seu time.
Por isso, incluir na gestão do setor fiscal um software organizador de tarefas dessa área vai proporcionar à empresa um ganho expressivo em produtividade e eficiência.
Planilha, e-mail ou software de gestão: qual o melhor?
Ao longo deste conteúdo, tratamos sobre algumas formas de organizar a gestão das atividades do setor fiscal. Planilha, e-mail ou software de gestão, qual o melhor para sua empresa? Falaremos sobre cada um deles abaixo.
Planilhas
As planilhas devem ser alimentadas manualmente pelos funcionários. Por esse motivo, podemos enfrentar 4 riscos ao usar planilhas na gestão de atividades do setor fiscal:
- Preenchimento de informações erradas;
- Perder datas e prazos importantes;
- Muitas planilhas diferentes;
- Perder o arquivo de uma planilha.
Além disso, apesar de ser uma boa opção para armazenar dados, as planilhas não oferecem segurança total. Você até pode colocar senha em sua planilha, mas a chance de compartilhá-la com a pessoa errada existe.
Os e-mails são ferramentas que não oferecem transparência das atividades do setor fiscal. Eles também não fornecem uma visão geral dos processos em andamento e não ajudam você a acompanhar as decisões importantes. A grande massa de diferentes fluxos de mensagens que descentralizam informações importantes é um risco.
O gerenciamento de arquivos na gestão fiscal é fundamental para o trabalho. E os e-mails, apesar de permitirem o envio de arquivos anexos, não são nada práticos e acabam causando confusão quando há uma troca de mensagens.
No meio da conversação, é possível perder a última versão de um documento. E, no setor fiscal, basta uma informação errada para vários documentos ficarem errados também.
Software de gestão do setor fiscal
O software de gerenciamento de atividades fiscais possui vantagens em relação às planilhas e e-mails por conseguir entregar ao gestor uma visão clara sobre as tarefas recorrentes e projetos, bem como seus prazos.
Com o software a segurança das informações é mantida, não há o risco de enviar o arquivo para outra pessoa, como na planilha. E não há dificuldades em atualizar os dados, como no e-mail.
As soluções da Dootax para o setor fiscal são ótimas opções de softwares para auxiliar na organização das atividades do setor fiscal.
Através do software de gestão da Dootax, é possível alcançar melhores resultados, como:
- Planejamento de tempo;
- Controle de prazos;
- Gestão de riscos;
- Facilidade de colaboração;
- Padronização de processos.
Organize o setor fiscal com o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais
Com o Dootax Gestão de Tarefas é possível gerenciar as atividades da sua equipe de forma organizada e eficiente. Com esse sistema, você pode controlar prazos, monitorar indicadores e colaborar com o seu time de onde estiver.
Essa ferramenta permite resolver vários problemas comuns no departamento fiscal:
- Perda de prazos devido à falta de organização;
- Controle de atividades do setor fiscal feito de forma manual;
- Falta de padronização para a execução de tarefas similares;
- Dificuldade para acompanhar o andamento das atividades;
- Ausência de definição clara de quem é o responsável por cada tarefa;
- Documentações perdidas em caso de saída de colaboradores.
São vários os benefícios de implementar o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais na sua empresa:
- Relatórios e fluxos de trabalho customizáveis;
- Plataforma intuitiva;
- Personalização no atendimento de implementação e pós-venda;
- Suporte humanizado.
Além disso, ainda é possível integrar o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais com o Dootax Caixa Postal Fiscal, que centraliza o Domicílio Tributário Eletrônico e facilita a comunicação com o Fisco. Dessa forma, você tem acesso a todas as caixas postais federais, estaduais e municipais — o que permite que a empresa não perca prazos importantes.
Também é possível integrar a solução com o Dootax Gestão de Certidões, ferramenta da Dootax que possibilita um gerenciamento eficiente das CNDs federais, estaduais e municipais. A partir da integração, é possível que, em caso de certidão positiva, seja criado um fluxo de trabalho automaticamente para engajar o time responsável por regularizar a situação.
Leve a eficiência na sua gestão de tarefas ao próximo nível
A gestão eficaz das atividades do setor fiscal é de extrema importância para o bom funcionamento de uma empresa. Destacamos as numerosas tarefas desempenhadas pelo departamento fiscal, bem como as dificuldades e erros comuns que podem surgir quando a gestão é inadequada.
A importância de organizar o gerenciamento das atividades fiscais está diretamente relacionada à conformidade legal e à eficiência operacional. A organização permite otimizar o tempo e os recursos gastos nas atividades fiscais, resultando em maior produtividade e menos erros.
Por fim, ressaltamos os benefícios de utilizar software especializado, como o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais. A implementação de uma ferramenta como essa pode melhorar a organização, a eficiência e a segurança das atividades fiscais, proporcionando um controle mais preciso, prazos cumpridos e padronização de processos.
Agora que já conhece alguns dos benefícios do Dootax Gestão de Tarefas Fiscais para a organização das atividades do setor fiscal, o que acha de solicitar uma demonstração? Entre em contato!
