A eficiência no gerenciamento das atividades fiscais está ligada diretamente à eficiência da equipe. Quando as tarefas são bem gerenciadas e todos sabem exatamente o que devem fazer, é possível notar um salto de produtividade no departamento fiscal.
Entretanto, alcançar essa eficiência ao gerenciar atividades fiscais não é uma tarefa simples. Estamos falando da gestão diária de inúmeras tarefas – que estão divididas entre vários profissionais.
A boa notícia é que você tem todas as condições de otimizar a gestão das atividades fiscais com um bom planejamento e usando as ferramentas adequadas. Confira como colocar isso em prática.
A complexidade da gestão de tarefas na área fiscal
Se você é um gestor fiscal, não é nenhuma novidade que o gerenciamento das atividades fiscais pode ganhar um alto grau de complexidade, não é? Uma boa gestão de projetos se mostra fundamental para conseguir organizar tantas tarefas fiscais – que incluem:
- Recebimento e escrita fiscal;
- Conferência de toda a documentação fiscal;
- Lançamentos fiscais de entradas e saídas;
- Emissão de notas fiscais de devolução, remessa para conserto e industrialização;
- Atualização constante para acompanhar as mudanças na legislação fiscal e tributária;
- Apuração de tributos;
- Monitoramento de notificações do Fisco no Domicílio Tributário Eletrônico;
- Auxílio na determinação de classificação Fiscal de novos produtos comercializados;
- Análise dos dados cadastrais dos fornecedores junto ao Fisco;
- Entrega de obrigações acessórias, como as Escriturações Fiscais e Contábeis Digitais (EFD e ECD);
- Controle de certidões negativas;
- Armazenamento e gestão da documentação fiscal da empresa.
Com tantas atividades ocorrendo todos os dias, é preciso que seja dedicado um tempo para organizar todas as tarefas. Afinal, trata-se de uma corrida contra o tempo para cumprir todas as obrigações legais – e isso requer que toda a equipe esteja na mesma página.
Como aumentar a eficiência no gerenciamento de atividades fiscais?
1. Defina prioridades para as tarefas
O primeiro passo para aumentar a eficiência no gerenciamento de atividades fiscais é definir prioridades para as tarefas. Sem isso, é muito difícil ter uma visão clara sobre quais são as atividades que devem ser concluídas – tanto para você quanto para o restante da equipe.
É fundamental que seja feita uma análise sobre a importância e o prazo de cada uma das atividades fiscais. A partir disso, é possível estabelecer quais tarefas são urgentes e quais podem esperar.
2. Planeje com antecedência e defina um cronograma
Depois de definir prioridades, você pode criar um cronograma para a realização das atividades fiscais. Para isso, basta quebrar os grandes projetos em pequenas tarefas – atribuindo responsabilidade aos membros do time fiscal.
Quando se trata de ter a máxima produtividade e entregar no prazo, o planejamento pode fazer toda a diferença. É melhor definir um cronograma durante todo o ano, incluindo desde o registro das transações até a entrega das obrigações anuais.
3. Facilite a comunicação
A comunicação é um ponto-chave para gerenciar atividades fiscais com eficiência. É fundamental que o gestor facilite a troca de informações entre toda a equipe. Além disso, o acompanhamento regular ajuda a garantir que as tarefas estejam sendo executadas sem problemas e conforme planejado.
Crie um fluxo de comunicação aberto que permita que os membros de sua equipe tenham acesso às informações de que necessitam e possam falar sobre os problemas que podem encontrar durante suas atividades. Isso torna mais fácil encontrar soluções com agilidade.
4. Avalie o desempenho da equipe
Uma qualidade de um bom gestor é avaliar os esforços e desempenhos dos membros de sua equipe. Portanto, uma das etapas essenciais do gerenciamento das atividades fiscais é monitorar o desempenho dos membros do seu time.
Os prazos estão sendo cumpridos? Quanto tempo sua equipe está levando para concluir cada tarefa? Quais aspectos das operações podem ser melhorados para aumentar a performance? Todas essas são questões que vão ajudá-lo a aumentar a eficiência ao longo do tempo.
5. Uso de um software de gestão de atividades fiscais
Por fim, não podemos deixar de considerar o poder da tecnologia no gerenciamento das atividades fiscais. Uma ferramenta para gestão de tarefas consegue unir tudo o que você precisa em um só lugar: definição de responsabilidades, cronograma de atividades, troca de informações e monitoramento do desempenho.
Com isso, tanto o gestor quanto os funcionários obtêm uma visão clara sobre as tarefas recorrentes e projetos, bem como seus prazos. Veja só os principais benefícios de usar um software de gestão de atividades fiscais:
- Gerencie as tarefas com mais eficiência.
- Estimule a priorização de tarefas.
- Centralize a visualização das atividades.
- Aumente a produtividade de todo o time fiscal.
- Melhore seu trabalho em equipe.
Gostou das dicas para gerenciar atividades fiscais com eficiência? Quer levar os benefícios de um software de gestão de tarefas para a sua empresa? Então saiba mais sobre a solução Gestão de Tarefas Fiscais da Dootax!
