O controle de tarefas fiscais da sua empresa ainda ocorre por e-mail? Apesar de essa ser uma prática comum e que funcionou por algum tempo, precisamos encarar a realidade: atualmente existem formas mais eficientes de realizar esse controle.
Usar e-mails para documentações e processos no departamento fiscal pode trazer vários riscos desnecessários para o seu negócio – tanto em relação à segurança dos dados quanto aos problemas de produtividade da equipe.
Quer entender melhor os riscos do controle de tarefas fiscais por e-mail? Confira logo a seguir!
6 riscos do controle de tarefas fiscais por e-mail
Quem é que nunca ficou perdido em meio a inúmeros e-mails chegando na caixa de entrada? Em dias movimentados, pode ser realmente difícil compreender quais tarefas devem ser priorizadas e encontrar as informações necessárias em meio às dezenas de respostas de diversas pessoas envolvidas.
Porém, essa é uma realidade que vai muito além de deixá-lo sobrecarregado. Todo o setor fiscal pode sofrer com os perigos do controle de tarefas fiscais por e-mail. Veja só quais são os principais:
1. Falta de transparência
A transparência é mais importante do que qualquer outra coisa no controle de tarefas. Precisamos saber quem está trabalhando em quê, quanto tempo uma tarefa provavelmente levará e quais problemas surgirão à medida que ela avança.
Essa é a única maneira de ajustar o plano do projeto quando ele precisa ser ajustado. Só então os membros da equipe podem priorizar e planejar adequadamente seus processos individuais.
Os e-mails não fornecem uma visão geral dos processos em andamento e não ajudam você a acompanhar as decisões importantes. A grande massa de diferentes fluxos de mensagens que descentralizam informações importantes é um grande risco.
2. Dificuldade na colaboração e troca de informações
Podemos afirmar que o controle de tarefas está ligado diretamente ao gerenciamento de arquivos, certo? É claro que os e-mails possuem a opção de enviar arquivos anexos. Porém, uma longa troca de mensagens sempre termina em uma confusão sobre qual das versões do arquivo é a mais recente.
Dentro do setor fiscal, basta que um documento desatualizado seja utilizado para que diversas informações fiquem equivocadas – podendo gerar, inclusive, penalidades relacionadas às obrigações fiscais e tributárias. Portanto, a última coisa que você deseja é depender da colaboração baseada em arquivos anexos.
3. Resistência a mudanças dentro da equipe
Se ocorrerem mudanças na estrutura da equipe ou novos profissionais forem contratados, você precisará de procedimentos claros. Porém, se toda a comunicação estiver espalhada nas caixas de entrada de e-mail, o processo se tornará um grande desafio.
4. E-mails se transformam em um labirinto para os funcionários
Ao adotar um controle de tarefas por e-mail, é quase impossível obter uma visão geral do status das atividades e acompanhar os processos. A simples coleta de todos os dados-chave importantes é difícil quando as informações estão espalhadas pelas caixas de entrada dos funcionários.
Agora, qual é a probabilidade de que e-mails importantes sejam esquecidos? As caixas de e-mail coletivas podem resolver o problema apenas de forma limitada, porque ainda existem vários encadeamentos de mensagens para cada tópico.
5. Paralisação de processos com a ausência de funcionários
Um cenário semelhante surge com ausências de funcionários da equipe fiscal. Especialmente no caso de ausências não planejadas – como quando um funcionário está doente –, torna-se difícil para o substituto ter uma visão geral da situação atual quando o controle de tarefas é feito dessa forma.
Seria necessário encaminhar e-mails importantes e explicar os processos com antecedência, o que obviamente não é possível devido à imprevisibilidade da situação. Na melhor das hipóteses, há um atraso. No pior caso, os processos ficam interrompidos até o retorno do funcionário.
6. Falta de segurança da informação
Por fim, não podemos deixar de considerar que o controle de tarefas fiscais por e-mail traz riscos de segurança. Afinal, estamos falando sobre o envio de informações sigilosas da empresa, seus clientes e fornecedores.
Com diversas informações e arquivos espalhados em diversas caixas de e-mail, os dados ficam vulneráveis – e podem ser perdidos ou acessados por pessoas não autorizadas.
Veja a seguir um comparativo entre o uso de e-mail, planilha e gerenciador de tarefas na área fiscal:
Como acabar com o controle de tarefas fiscais por e-mail?
Se o controle de tarefas fiscais por e-mail traz tantos riscos, qual alternativa você pode adotar?
Cada vez mais empresas adotam um software de gestão de projetos. Essa solução vai ajudá-lo a ter mais organização e eficiência – elevando o desempenho de toda a equipe.
Quer entender melhor como uma ferramenta pode ajudar você no controle de tarefas fiscais? Leia também: Por que investir em um software de gerenciamento de projetos para a área fiscal?
