O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que já vem sendo adotada em diversos setores das organizações ao longo dos últimos anos. Com recursos que facilitam o planejamento de tarefas e impulsionam a eficiência, essa solução também pode beneficiar a área fiscal.
Os profissionais do departamento fiscal precisam lidar com uma infinidade de tarefas todos os dias, não é? Em meio a lançamento de notas fiscais, monitoramento de DTEs e consultas de certidões negativas, os gestores podem enfrentar complicações para gerenciar todas as atividades.
Neste artigo vamos conferir os principais motivos para investir em um software de gerenciamento de projetos para a área fiscal e tributária. Confira!
Os desafios da área fiscal
Os profissionais do setor fiscal desenvolvem uma série de atividades vitais para uma organização. As principais incluem:
- Recebimento e escrita fiscal;
- Conferência de toda a documentação fiscal;
- Lançamentos fiscais de entradas e saídas;
- Emissão de notas fiscais de devolução, remessa para conserto e industrialização;
- Atualização constante para acompanhar as mudanças na legislação fiscal e tributária;
- Apuração de tributos;
- Monitoramento de mensagens do Fisco no Domicílio Tributário Eletrônico;
- Análise dos dados cadastrais dos fornecedores junto ao Fisco;
- Auxílio na determinação de classificação Fiscal de novos produtos comercializados;
- Entrega de obrigações acessórias, como as Escriturações Fiscais e Contábeis Digitais (EFD e ECD);
- Controle de certidões negativas;
- Armazenamento e gestão da documentação fiscal da empresa.
Com tantas atividades, o principal desafio da área fiscal é cumprir os prazos de forma organizada. Afinal, estamos falando de um grande volume de documentação para lidar em meio às tarefas. Trata-se de uma corrida contra o tempo para cumprir todas as obrigações legais.
Entretanto, a falta de organização pode cobrar o seu preço a longo prazo. Quando as rotinas acontecem de forma dessincronizada e sem seguir um padrão, muitas informações podem ficar perdidas – causando mais equívocos e aumentando os riscos.
4 motivos para investir em um software de gerenciamento de projetos
Para superar os desafios da área fiscal, você pode contar com o auxílio de um software de gerenciamento de projetos. Essa solução vai ajudá-lo a ter mais organização e eficiência – elevando o desempenho de toda a equipe.
Veja só os principais motivos para investir em um software de gerenciamento de projetos financeiros e fiscais:
1. Planejamento de tempo
Um software de gerenciamento de projetos possui as funcionalidades ideais para que você tenha mais eficiência no gerenciamento do tempo da sua equipe. Veja tudo o que você pode fazer com essa ferramenta:
- Identificar atividades e marcos de conclusão;
- Estimar a duração e os recursos necessários para cada atividade;
- Determinar dependências e relacionamentos entre as atividades;
- Utilizar timesheets para registrar as horas trabalhadas nos projetos;
- Estabelecer o cronograma de cada tarefa;
- Acompanhar indicadores do departamento fiscal.
A partir disso, você cria um fluxo de trabalho adequado para que as atividades sejam realizadas com mais organização e eficiência.
2. Gestão de riscos
O setor fiscal está sempre lidando com riscos, certo? São diversas as regras que devem ser seguidas – e muitas das atividades possuem um prazo para que sejam finalizadas sem que seja preciso lidar com multas, juros e outras penalizações do Fisco.
Um software de gerenciamento de projetos coloca o gestor no domínio sobre todos esses riscos. Você pode obter uma visão geral completa de todas as tarefas que estão sendo desenvolvidas. Como resultado, você é capaz de identificar possíveis obstáculos e riscos – trabalhando para contorná-los antes que seja tarde demais.
3. Facilidade de colaboração
Os membros da equipe geralmente recebem funções individuais que fazem parte de diferentes projetos. Porém, às vezes pode ser difícil acompanhar o status de um projeto para poder colaborar com os colegas.
Com o uso de um software de gerenciamento de projetos, equipes e gerentes podem colaborar em tarefas em tempo real e com pouco esforço. Dessa forma, você garante que cada membro sabe no que trabalhar e os profissionais podem se concentrar na entrega de serviços contínua e rápida.
4. Padronização de processos
Os processos de negócios operacionais tornam-se mais sofisticados à medida que a equipe cresce. Isso significa que os funcionários que não estavam presentes enquanto as coisas se desenvolviam podem ter dificuldade em se atualizar. Com a adoção de um software de gerenciamento de projetos, torna-se possível contornar esse desafio com a padronização dos processos.
Dessa forma, é possível evitar a perda de documentações com a saída de funcionários. Ao mesmo tempo, os processos são ensináveis sempre que alguém novo entra a bordo.
Você já conhecia esses motivos para investir em um software de gerenciamento de projetos? Quer levar esses benefícios para a sua empresa? Conheça a solução Dootax Gestão de Tarefas Fiscais.
