Não deixe a automação de fora dos seus projetos financeiros e fiscais

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Você está planejando os projetos financeiros e fiscais para 2022? Então, a automação não pode ficar de fora deste processo. Saiba por quê!

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Você está planejando os projetos financeiros e fiscais para o próximo ano? Então a automação não pode ficar de fora deste processo. Afinal, essa tecnologia tem muito valor para agregar aos departamentos fiscais e financeiros das organizações brasileiras.

Cada atividade automatizada representa um ganho de tempo e aumento na produtividade de toda a equipe. Ao longo do tempo, isso se transforma em redução de custos e melhoria da qualidade de todas as atividades desempenhadas – gerando benefícios para toda a empresa.

Confira a seguir por quais razões você não pode deixar a automação de fora dos seus projetos financeiros e fiscais!

O papel fundamental da automação

A automação representa a adoção de softwares, plataformas e sistemas inteligentes para que as atividades manuais e repetitivas possam ser executadas de forma automática. Ou seja, não é necessário o esforço contínuo de um profissional para a sua execução.

Nas áreas fiscais e financeiras, a automação de processos inclui a emissão de NF-e, cálculo de impostos, emissão de guias para pagamento de tributos, recolhimento de tributos, envio de informações para o Fisco, armazenamento de documentos e muito mais.

A partir disso, são vários os benefícios da automação:

  • Aumento da produtividade. Ao automatizar os processos fiscais, é possível reduzir em até 85% o tempo gasto em atividades manuais e repetitivas.
  • Garantia do compliance fiscal. O uso da tecnologia no setor fiscal facilita o cumprimento de todas as exigências legais que sua empresa precisa observar.
  • Eficiência no pagamento de tributos. Uma das principais rotinas que podem ser automatizadas é a geração e pagamento de guias tributárias. Com isso, você evita pagamentos em duplicidade ou atrasos.
  • Redução de custos com mão de obra. Com a possibilidade de realizar várias atividades de forma automática, menos tempo é necessário para a execução das rotinas. Dessa forma, a força de trabalho pode ser alocada em atividades de viés estratégico para gerar ainda mais qualidade ao serviço.
  • Eliminação de falhas humanas. Todos os processos automatizados deixam de ser suscetíveis a falhas humanas – como erros de digitação ou esquecimentos.

Incorporando a automação nos projetos financeiros e fiscais

Os projetos financeiros e fiscais exercem o papel de planejamento das ações para os períodos futuros. Esse é o momento ideal para reavaliar a eficiência das operações atuais e procurar melhorias que podem ser implementadas – sempre visando ao melhor desempenho possível.

Nesse sentido, a incorporação da automação de processos é um caminho natural a ser seguido. Ao garantir que as rotinas sejam executadas automaticamente, sua equipe pode alocar seu tempo em outras atividades mais estratégicas, que geram mais valor para a empresa.

Projetos financeiros e fiscais
Foto de fauxels no Pexels

Como defender projetos financeiros e fiscais?

Você já conhece os benefícios da automação, mas ainda precisa convencer os gestores sobre a importância da tecnologia dentro dos projetos fiscais? Esse é um problema que pode ser resolvido com o auxílio de um business case.

O business case é um documento que fornece aos gestores todas as informações necessárias para uma tomada de decisão transparente e baseada em evidências.

Trata-se de uma maneira de deixar claras todas as características para a implementação de projetos financeiros e fiscais – além de todos seus benefícios. Isso é especialmente importante quando falamos da adoção de uma nova tecnologia, que pode gerar resistência em algumas empresas.

Veja um passo a passo para defender projetos financeiros e fiscais:

  1. Analise a situação atual da empresa. O primeiro passo para criar um business case é analisar a situação atual da sua companhia. Para isso, leve em consideração todo o contexto: a cultura da organização, momento atual do negócio e histórico das operações fiscais – levantando os custos, falhas recorrentes, tempo gasto nas tarefas, consequências dos processos manuais, entre outros pontos importantes.
  2. Crie uma definição do projeto. Com base no contexto da empresa, explique o plano de fundo dos projetos financeiros e fiscais que você quer defender.
  3. Foque no problema a ser resolvido. Agora é o momento de tangibilizar os problemas que podem ser resolvidos e/ou as melhorias que podem ser colocadas em prática com a automação. Para isso, você pode comparar os custos e tempo gastos nas operações atuais com a realidade que poderia existir com as ferramentas certas.
  4. Defina prioridades. Com base nos problemas levantados, defina quais são as prioridades para resolver usando a automação fiscal. Para realizar esse exercício, você pode focar na gravidade, urgência e tendência dos problemas.
  5. Crie projeções. Quais seriam os ganhos obtidos com a implementação da automação fiscal? Destaque as informações que serão importantes para convencer os tomadores de decisão: valores, perdas, riscos, benefícios, entre outras.
  6. Declare os objetivos. É importante deixar claro quais são os objetivos que podem ser alcançados com a automação nos projetos financeiros e fiscais. Veja um exemplo: “Implementar uma ferramenta que automatize a geração das guias de impostos e o pagamento, de forma a reduzir o tempo gasto de 2 dias para 30 minutos e assim economizar XX horas de trabalho e XX reais por mês.”
  7. Determine seus critérios e medidas de sucesso. Como você medirá o sucesso do projeto? O que mudará como resultado de sua intervenção? Observe que seus critérios de sucesso devem ser mensuráveis – e o retorno do investimento deve ser incluído nesta seção.
  8. Articule as próximas etapas e o cronograma. Por fim, mostre quais são as próximas etapas para a implementação do projeto. Depois de obter a aprovação do seu business case, quais são alguns marcos importantes que vêm a seguir? Quando você se comprometerá a finalizar o projeto?

Dootax: as melhores soluções de automação fiscal

Você está preparado para incluir a automação nos seus projetos financeiros e fiscais? Veja as soluções da Dootax que vão ajudá-lo a colocar isso em prática:

Pagamento de Tributos

O Dootax Pagamento de Tributos é sua solução definitiva para o pagamento automático de guias. Trata-se de um software que faz a emissão e o pagamento das suas guias tributárias de modo totalmente automático, oferecendo segurança para seu negócio.

Ao emitir uma guia manual, o profissional leva 5 minutos. Já com o Pagamento de Tributos, é possível emitir 100 guias automáticas em 5 segundos!

  • Otimiza processos e aumenta a produtividade;
  • Acaba com multas, juros e caminhões parados em barreiras;
  • Elimina tarefas repetitivas e possíveis erros.

Saiba mais sobre o Pagamento de Tributos!

Gestão de Certidões

Com o Dootax Gestão de Certidões, você gerencia todas as certidões negativas de débito e certidões positivas da sua empresa. Tenha agilidade, segurança e nunca mais perca uma notificação importante do governo.

  • Seja avisado quando uma nova certidão positiva surgir;
  • Acesse todas suas certidões em um único lugar;
  • Centralize suas atividades e organize seu dia a dia.

Saiba mais sobre o Gestão de Certidões

Caixa Postal Fiscal

O Dootax Caixa Postal Fiscal é uma solução de automação de Domicílio Tributário Eletrônico que permite que sua empresa gerencie diversos DTEs com organização, agilidade e segurança.

  • Receba alertas de notificações importantes;
  • Nunca mais tenha comunicações extraviadas;
  • Não perca o prazo das comunicações do governo.

Saiba mais sobre o Caixa Postal Fiscal

Repositório DFe

Com o Dootax Repositório DFe, sua empresa arquiva documentos de maneira inteligente. A ferramenta tem integração com diversos canais para o recebimento do XML e armazena de forma segura todos os documentos, como NFe e CTe.

Além de facilitar o acesso e consultas aos documentos, o sistema permite a geração da DANFe ou DACTe em tempo real, facilitando a leitura das informações.

  • Monitore as notas emitidas contra seu CNPJ;
  • Localize guias e comprovantes com rapidez;
  • Esteja preparado para as exigências do Fisco.

Saiba mais sobre o Repositório DFe

Emissor DFe

O Dootax Emissor DFe faz a emissão de NF-e, NFC-e, CF-e/SAT e NFS-e em uma única plataforma, com total segurança. 

Moderna e intuitiva, essa solução proporciona praticidade nas rotinas fiscais e conta com várias facilidades, como autonumeração de DFe e geração de relatórios.

  • Evite gastos com ferramentas de alto custo;
  • Centralize e simplifique o seu trabalho;
  • Garanta a proteção dos seus dados em uma plataforma segura.

Saiba mais sobre o Dootax Emissor DFe

Gestão de Tarefas Fiscais

Você quer ter mais controle de prazos e organizar o dia a dia de sua equipe? Então o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais foi feito para você.

Todos os projetos e atividades são gerenciados em um só lugar, podendo o usuário construir fluxos de trabalho e gerar relatórios para analisar os indicadores do departamento fiscal.

  • Crie e gerencie fluxos de trabalho customizados;
  • Controle os prazos dos seus projetos e tarefas recorrentes; 
  • Use de forma integrada com as soluções Dootax Gestão de Certidões e Caixa Postal Fiscal.

Saiba mais sobre o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais

O que achou de saber mais sobre a importância de incluir automação nos projetos financeiros e fiscais? Se quiser conhecer melhor nossas soluções, é só acessar nosso site.

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