Você está planejando os projetos financeiros e fiscais para o próximo ano? Então a automação não pode ficar de fora deste processo. Afinal, essa tecnologia tem muito valor para agregar aos departamentos fiscais e financeiros das organizações brasileiras.
Cada atividade automatizada representa um ganho de tempo e aumento na produtividade de toda a equipe. Ao longo do tempo, isso se transforma em redução de custos e melhoria da qualidade de todas as atividades desempenhadas – gerando benefícios para toda a empresa.
Confira a seguir por quais razões você não pode deixar a automação de fora dos seus projetos financeiros e fiscais!
O papel fundamental da automação
A automação representa a adoção de softwares, plataformas e sistemas inteligentes para que as atividades manuais e repetitivas possam ser executadas de forma automática. Ou seja, não é necessário o esforço contínuo de um profissional para a sua execução.
Nas áreas fiscais e financeiras, a automação de processos inclui a emissão de NF-e, cálculo de impostos, emissão de guias para pagamento de tributos, recolhimento de tributos, envio de informações para o Fisco, armazenamento de documentos e muito mais.
A partir disso, são vários os benefícios da automação:
- Aumento da produtividade. Ao automatizar os processos fiscais, é possível reduzir em até 85% o tempo gasto em atividades manuais e repetitivas.
- Garantia do compliance fiscal. O uso da tecnologia no setor fiscal facilita o cumprimento de todas as exigências legais que sua empresa precisa observar.
- Eficiência no pagamento de tributos. Uma das principais rotinas que podem ser automatizadas é a geração e pagamento de guias tributárias. Com isso, você evita pagamentos em duplicidade ou atrasos.
- Redução de custos com mão de obra. Com a possibilidade de realizar várias atividades de forma automática, menos tempo é necessário para a execução das rotinas. Dessa forma, a força de trabalho pode ser alocada em atividades de viés estratégico para gerar ainda mais qualidade ao serviço.
- Eliminação de falhas humanas. Todos os processos automatizados deixam de ser suscetíveis a falhas humanas – como erros de digitação ou esquecimentos.
Incorporando a automação nos projetos financeiros e fiscais
Os projetos financeiros e fiscais exercem o papel de planejamento das ações para os períodos futuros. Esse é o momento ideal para reavaliar a eficiência das operações atuais e procurar melhorias que podem ser implementadas – sempre visando ao melhor desempenho possível.
Nesse sentido, a incorporação da automação de processos é um caminho natural a ser seguido. Ao garantir que as rotinas sejam executadas automaticamente, sua equipe pode alocar seu tempo em outras atividades mais estratégicas, que geram mais valor para a empresa.
Como defender projetos financeiros e fiscais?
Você já conhece os benefícios da automação, mas ainda precisa convencer os gestores sobre a importância da tecnologia dentro dos projetos fiscais? Esse é um problema que pode ser resolvido com o auxílio de um business case.
O business case é um documento que fornece aos gestores todas as informações necessárias para uma tomada de decisão transparente e baseada em evidências.
Trata-se de uma maneira de deixar claras todas as características para a implementação de projetos financeiros e fiscais – além de todos seus benefícios. Isso é especialmente importante quando falamos da adoção de uma nova tecnologia, que pode gerar resistência em algumas empresas.
Veja um passo a passo para defender projetos financeiros e fiscais:
- Analise a situação atual da empresa. O primeiro passo para criar um business case é analisar a situação atual da sua companhia. Para isso, leve em consideração todo o contexto: a cultura da organização, momento atual do negócio e histórico das operações fiscais – levantando os custos, falhas recorrentes, tempo gasto nas tarefas, consequências dos processos manuais, entre outros pontos importantes.
- Crie uma definição do projeto. Com base no contexto da empresa, explique o plano de fundo dos projetos financeiros e fiscais que você quer defender.
- Foque no problema a ser resolvido. Agora é o momento de tangibilizar os problemas que podem ser resolvidos e/ou as melhorias que podem ser colocadas em prática com a automação. Para isso, você pode comparar os custos e tempo gastos nas operações atuais com a realidade que poderia existir com as ferramentas certas.
- Defina prioridades. Com base nos problemas levantados, defina quais são as prioridades para resolver usando a automação fiscal. Para realizar esse exercício, você pode focar na gravidade, urgência e tendência dos problemas.
- Crie projeções. Quais seriam os ganhos obtidos com a implementação da automação fiscal? Destaque as informações que serão importantes para convencer os tomadores de decisão: valores, perdas, riscos, benefícios, entre outras.
- Declare os objetivos. É importante deixar claro quais são os objetivos que podem ser alcançados com a automação nos projetos financeiros e fiscais. Veja um exemplo: “Implementar uma ferramenta que automatize a geração das guias de impostos e o pagamento, de forma a reduzir o tempo gasto de 2 dias para 30 minutos e assim economizar XX horas de trabalho e XX reais por mês.”
- Determine seus critérios e medidas de sucesso. Como você medirá o sucesso do projeto? O que mudará como resultado de sua intervenção? Observe que seus critérios de sucesso devem ser mensuráveis – e o retorno do investimento deve ser incluído nesta seção.
- Articule as próximas etapas e o cronograma. Por fim, mostre quais são as próximas etapas para a implementação do projeto. Depois de obter a aprovação do seu business case, quais são alguns marcos importantes que vêm a seguir? Quando você se comprometerá a finalizar o projeto?
Dootax: as melhores soluções de automação fiscal
Você está preparado para incluir a automação nos seus projetos financeiros e fiscais? Veja as soluções da Dootax que vão ajudá-lo a colocar isso em prática:
Pagamento de Tributos
O Dootax Pagamento de Tributos é sua solução definitiva para o pagamento automático de guias. Trata-se de um software que faz a emissão e o pagamento das suas guias tributárias de modo totalmente automático, oferecendo segurança para seu negócio.
Ao emitir uma guia manual, o profissional leva 5 minutos. Já com o Pagamento de Tributos, é possível emitir 100 guias automáticas em 5 segundos!
- Otimiza processos e aumenta a produtividade;
- Acaba com multas, juros e caminhões parados em barreiras;
- Elimina tarefas repetitivas e possíveis erros.
Saiba mais sobre o Pagamento de Tributos!
Gestão de Certidões
Com o Dootax Gestão de Certidões, você gerencia todas as certidões negativas de débito e certidões positivas da sua empresa. Tenha agilidade, segurança e nunca mais perca uma notificação importante do governo.
- Seja avisado quando uma nova certidão positiva surgir;
- Acesse todas suas certidões em um único lugar;
- Centralize suas atividades e organize seu dia a dia.
Saiba mais sobre o Gestão de Certidões
Caixa Postal Fiscal
O Dootax Caixa Postal Fiscal é uma solução de automação de Domicílio Tributário Eletrônico que permite que sua empresa gerencie diversos DTEs com organização, agilidade e segurança.
- Receba alertas de notificações importantes;
- Nunca mais tenha comunicações extraviadas;
- Não perca o prazo das comunicações do governo.
Saiba mais sobre o Caixa Postal Fiscal
Repositório DFe
Com o Dootax Repositório DFe, sua empresa arquiva documentos de maneira inteligente. A ferramenta tem integração com diversos canais para o recebimento do XML e armazena de forma segura todos os documentos, como NFe e CTe.
Além de facilitar o acesso e consultas aos documentos, o sistema permite a geração da DANFe ou DACTe em tempo real, facilitando a leitura das informações.
- Monitore as notas emitidas contra seu CNPJ;
- Localize guias e comprovantes com rapidez;
- Esteja preparado para as exigências do Fisco.
Saiba mais sobre o Repositório DFe
Emissor DFe
O Dootax Emissor DFe faz a emissão de NF-e, NFC-e, CF-e/SAT e NFS-e em uma única plataforma, com total segurança.
Moderna e intuitiva, essa solução proporciona praticidade nas rotinas fiscais e conta com várias facilidades, como autonumeração de DFe e geração de relatórios.
- Evite gastos com ferramentas de alto custo;
- Centralize e simplifique o seu trabalho;
- Garanta a proteção dos seus dados em uma plataforma segura.
Saiba mais sobre o Dootax Emissor DFe
Gestão de Tarefas Fiscais
Você quer ter mais controle de prazos e organizar o dia a dia de sua equipe? Então o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais foi feito para você.
Todos os projetos e atividades são gerenciados em um só lugar, podendo o usuário construir fluxos de trabalho e gerar relatórios para analisar os indicadores do departamento fiscal.
- Crie e gerencie fluxos de trabalho customizados;
- Controle os prazos dos seus projetos e tarefas recorrentes;
- Use de forma integrada com as soluções Dootax Gestão de Certidões e Caixa Postal Fiscal.
Saiba mais sobre o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais
O que achou de saber mais sobre a importância de incluir automação nos projetos financeiros e fiscais? Se quiser conhecer melhor nossas soluções, é só acessar nosso site.
