As lideranças das áreas tributária e financeira podem ter ideias diferentes sobre o que constitui sucesso para a função tributária. Em parte, essa ambiguidade ocorre porque as atividades fiscais são amplas e complexas – demandando atenção em diversos pontos. E é exatamente por isso que o uso de indicadores do departamento fiscal se torna tão importante.
Os indicadores do departamento fiscal são usados para medir a eficiência das operações relacionadas às obrigações fiscais e contábeis. A partir disso, torna-se possível realizar melhorias pontuais e garantir o máximo de desempenho.
Quer saber quais são os principais indicadores do departamento fiscal? Confira logo a seguir!
Principais indicadores do departamento fiscal
Para fazer uma análise dos principais indicadores do departamento fiscal, podemos dividi-los em 3 grandes áreas:
- Custo;
- Risco;
- Eficiência e eficácia.
Saiba mais sobre cada uma das categorias de indicadores fiscais a seguir:
1. Custos fiscais
Uma das responsabilidades do setor fiscal sempre será minimizar o impacto da tributação, certo? A lógica é bem simples: é preciso fazer um estudo para encontrar os melhores caminhos para reduzir a tributação dentro dos limites legais.
A partir disso, é possível definir indicadores fiscais para acompanhar os custos com tributos:
- Taxa efetiva de imposto: esse indicador mede quanto uma empresa gasta com o pagamento de tributos – analisando tanto os valores totais quanto a proporção dentro do orçamento empresarial.
- Gastos além dos tributos: além de avaliar as despesas com os tributos, é importante analisar outros gastos relacionados – como multas e juros por erros ou atrasos. Isso permite uma visão mais clara sobre a necessidade de melhorar os processos internos.
- Custo da complexidade tributária. esse indicador avalia o quanto a empresa gasta para lidar com a complexidade do sistema tributário – incluindo investimentos em treinamento, capacitação de pessoal e adaptação a mudanças legislativas.
- Custo da automação fiscal: monitorar os investimentos em tecnologias que automatizam o cálculo e o pagamento de tributos permite avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) dessas ferramentas, e como elas ajudam a reduzir erros e despesas operacionais.
2. Riscos fiscais
Embora o risco financeiro continue a ser um ponto crítico para o setor fiscal, o risco à reputação está se tornando cada vez mais importante. A imprensa negativa ou qualquer menção pública das posições fiscais de uma organização pode causar danos à marca com consequências financeiras para os negócios.
Para minimizar os riscos, os indicadores do departamento fiscal podem incluir:
- Frequência e magnitude dos ajustes de auditoria: mede quantas vezes a empresa passa por ajustes em auditorias fiscais – além da gravidade e impacto financeiro desses ajustes. Uma alta frequência pode indicar falhas nos processos de conformidade, que expõem a empresa a riscos financeiros e de reputação.
- Notas fiscais eletrônicas rejeitadas: monitorar o número de rejeições de notas fiscais eletrônicas é essencial para avaliar a eficiência dos processos fiscais e evitar paralisações nas operações. Rejeições frequentes podem resultar em atrasos nas entregas e impactos na cadeia de suprimentos.
- Quantidade de multas recebidas: reflete o nível de conformidade da empresa com as exigências fiscais. Multas recorrentes podem indicar falhas sistêmicas e uma necessidade urgente de revisar e melhorar os processos fiscais.
- Quantidade de mercadorias devolvidas por erro de emissão de nota fiscal: mede a eficiência no controle das operações fiscais relacionadas ao faturamento e logística. Devoluções causadas por erros fiscais não só geram custos operacionais como também afetam a satisfação do cliente.
- Notas fiscais entregues no prazo: a pontualidade na entrega das notas fiscais eletrônicas é crucial para evitar sanções e garantir a conformidade com as obrigações fiscais. Esse indicador permite medir a eficácia dos sistemas e processos adotados pela empresa.
3. Eficiência e eficácia
A tecnologia está impactando as funções tributárias de hoje por meio de recursos como a robotização de processos (RPA). Além das métricas mais tradicionais, os indicadores do departamento fiscal devem avaliar se a tecnologia, os processos e as pessoas estão trabalhando de forma eficiente para entregar os resultados desejados.
As medidas de eficiência do processo tributário e o uso de tecnologia para melhorar a eficiência incluem:
- Tempo gasto em conformidade e relatórios vs. atividades estratégicas: mede o equilíbrio entre tarefas operacionais e iniciativas estratégicas. A automação de tarefas rotineiras, como preenchimento de declarações e envio de notas fiscais, libera tempo para que o setor fiscal possa atuar em atividades mais estratégicas, como planejamento tributário e otimização de processos.
- Relação do custo operacional com o orçamento da empresa: esse indicador ajuda a comparar a eficiência do departamento fiscal com outras áreas da empresa. A redução de custos operacionais, por meio de automação e processos otimizados, é uma forma de avaliar a eficácia das soluções implementadas.
- Níveis de adoção de tecnologia empresarial existente para impostos: medir o grau de uso de tecnologias já implantadas, como softwares fiscais e ferramentas de automação, revela o quão bem essas soluções estão sendo aproveitadas para gerar eficiência. Um baixo nível de adoção pode indicar a necessidade de mais treinamentos ou melhorias nas ferramentas usadas.
- Frequência de melhorias de processo e tecnologia em impostos: monitora quantas vezes os processos fiscais são revisados e otimizados, seja com upgrades tecnológicos ou reengenharia de processos. Ele mostra o compromisso com a melhoria contínua e a capacidade de adaptação às mudanças regulatórias e tecnológicas.
- Velocidade de processamento de obrigações fiscais: avalia o tempo necessário para cumprir todas as obrigações, desde o recebimento de notas fiscais até a entrega de declarações e relatórios ao Fisco.
- Taxa de erro nos processos fiscais: mensurar a quantidade de erros na emissão de notas fiscais, no preenchimento de obrigações acessórias ou em cálculos de tributos é um indicador chave de eficácia. A automação e a melhoria de processos devem reduzir significativamente essa taxa ao longo do tempo.
Indicadores de desempenho do time fiscal
Já vimos diversos indicadores do departamento fiscal para avaliar a performance das atividades. Entretanto, também é essencial monitorar o desempenho dos profissionais que fazem parte do time fiscal, certo?
Os indicadores do departamento fiscal permitem uma avaliação contínua da conformidade, da utilização de recursos e da qualidade dos processos. Abaixo estão os principais e sua importância:
Total de obrigações entregues
Esse indicador mede o volume total de obrigações fiscais que o time foi capaz de cumprir no período analisado – como o envio de declarações fiscais e pagamento de tributos. Ele fornece uma visão geral da capacidade operacional do time fiscal e a sua capacidade de se manter em conformidade com as exigências.
Quantidade de obrigações entregues corretamente
Mais do que entregar as obrigações, é importante se certificar de que tudo está dentro das regras, certo? Um alto percentual de conformidade neste indicador demonstra a eficácia dos processos e o compromisso com a precisão e a agilidade.
Número de profissionais treinados
Esse indicador reflete a preparação e capacitação da equipe fiscal. A tecnologia e a legislação fiscal estão em constante mudança, por isso é fundamental que os membros da equipe recebam treinamentos regulares para lidar com novas ferramentas e atualizações nas normas.
Quantidade de mercadorias devolvidas por erros
A emissão incorreta de notas fiscais pode gerar problemas logísticos e afetar diretamente a satisfação do cliente. Monitorar esse indicador é importante para identificar falhas no processo de faturamento e corrigir inconsistências que impactam tanto a operação quanto a imagem da empresa.
Quantidade de multas recebidas
Esse é um indicador crítico que reflete a exposição da empresa a riscos fiscais. Um número elevado de multas pode sinalizar falhas nos processos de conformidade e requer uma análise cuidadosa para identificar as causas, que podem variar desde atrasos no envio de obrigações até erros de cálculo de tributos.
Índice de créditos recuperados
A recuperação de créditos tributários é uma forma de reduzir a carga tributária da empresa. Esse indicador mede a eficácia do time fiscal em identificar e processar os créditos devidos pela legislação. Um índice elevado de recuperação de créditos demonstra que a equipe fiscal está maximizando as oportunidades fiscais disponíveis e garantindo que a empresa não esteja pagando impostos desnecessários.
A importância da análise dos indicadores do departamento fiscal
Não importa quais indicadores do departamento fiscal sua equipe decida medir, a adaptação às mudanças é essencial para o sucesso no ambiente fiscal de hoje. Os melhores KPIs rastreiam e medem os números, tendências e percepções mais relevantes.
Entretanto, esses dados não podem ser apenas coletados. É fundamental fazer uma análise para gerar insights que promovam a melhoria do setor fiscal. Com isso, as equipes fiscais fornecerão um valor ainda maior para suas organizações.
Neste ponto, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Com o uso de soluções digitais é possível facilitar a análise de dados do departamento. Afinal, mais do que automatizar processos, a tecnologia torna mais fácil e rápido o acesso às informações e a geração de relatórios.
Como a tecnologia permite criar um setor fiscal data-driven?
Acabamos de analisar os principais indicadores do departamento fiscal. Porém, mais do que monitorar esses indicadores, é importante criar estratégias para maximizar os resultados analisados, certo?
Neste contexto, a tecnologia desempenha um papel central para aumentar a eficiência das atividades fiscais. Mais do que isso, pode ser a chave para a transformação do setor fiscal em um modelo data-driven.
Com a tecnologia ao seu lado, um setor fiscal pode operar com mais eficiência, precisão e segurança, reduzindo riscos e contribuindo diretamente para os resultados financeiros da empresa.
Para isso, é possível implementar diversas ferramentas digitais – incluindo um sistema de gestão (ERP), análise de dados avançada, machine learning e IA.
Em especial, as ferramentas de RPA permitem a automatização de processos fiscais, reduzindo o tempo necessário para tarefas repetitivas, eliminando erros manuais e melhorando a produtividade da equipe. Além disso, proporcionam maior visibilidade dos dados do departamento, com a possibilidade de gerar relatórios.
Uso de dados para um setor fiscal estratégico
A definição dos indicadores do departamento fiscal é uma ótima iniciativa para melhorar constantemente o desempenho da equipe. E, com a incorporação da tecnologia, torna-se possível chegar ainda mais longe para a construção de um setor fiscal estratégico.
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