A organização do fluxo de atividades do setor fiscal torna-se cada vez mais complicada à medida que a empresa cresce, não é? Felizmente, um software gerenciador de tarefas fiscais pode ajudá-lo a retomar o controle total sobre as tarefas.
Uma solução moderna de gerenciamento de tarefas para o departamento fiscal torna a colaboração mais fácil do que nunca. Essa tecnologia permite gerenciar fluxos de trabalho, monitorar prazos, mensurar indicadores e muito mais.
O que não faltam são ótimas razões para investir em um gerenciador de tarefas fiscais. Confira mais informações logo a seguir!
Desafios e riscos na gestão de tarefas fiscais
A gestão de tarefas fiscais traz uma série de desafios e riscos para os gestores. Veja só os principais:
Perda de prazos importantes
As organizações precisam lidar com diversos prazos diferentes para cumprir todas as suas obrigações fiscais e tributárias, certo?
Justamente por isso, um dos grandes desafios da gestão de tarefas fiscais é garantir a pontualidade na concretização desses compromissos. Alguns dos vilões que podem surgir incluem: esquecimento, extravio de documentos, ausência de informações ou falta de clareza sobre os responsáveis pela execução da tarefa.
Perda de documentações que devem ser apresentadas em fiscalizações
O armazenamento correto dos documentos é uma das rotinas essenciais para a área fiscal. Porém, quando essa atividade não ocorre de forma organizada, os documentos podem ficar perdidos em meio a HDs, e-mails e planilhas. Com isso, torna-se difícil encontrar a documentação necessária em fiscalizações.
Falta de um histórico das atividades realizadas
Você sabe quais atividades são realizadas diariamente? Quem são as pessoas quem executam essas tarefas? E consegue fazer uma análise completa da performance da sua equipe? A falta de um histórico das atividades concluídas gera muitas lacunas para que o gestor consiga trabalhar na melhoria dos processos no setor fiscal.
Não saber quem é responsável por cada tarefa
Imagine que determinada tarefa não tenha sido concluída no prazo. Você sabe quais profissionais deve procurar para solucionar a questão? Se as responsabilidades não estão claras – para você ou para os próprios colaboradores –, a execução das atividades fica comprometida.
5 motivos para usar um gerenciador de tarefas na área fiscal
Se você deseja superar os riscos da gestão de atividades, um gerenciador de tarefas fiscais pode se tornar o seu grande aliado. Confira alguns dos motivos para investir nessa tecnologia:
1. Melhoria da colaboração e coordenação
Um dos maiores benefícios de um gerenciador de tarefas fiscais é melhorar a colaboração entre os membros da sua equipe.
Cada colaborador tem um papel e uma responsabilidade específicos, certo? Para uma execução tranquila das rotinas fiscais, é imperativo garantir que todos os membros permaneçam conectados internamente.
Uma ferramenta de gerenciamento de tarefas mantém todos informados e melhora a colaboração. Os membros do time podem compartilhar facilmente suas dúvidas ou atualizações de status com a pessoa certa para obter ajuda imediatamente. Além disso, também é possível compartilhar arquivos, documentos e manter todos informados.
2. Ganhos de planejamento e execução
O planejamento é essencial para economizar tempo e esforço, não é? Para cada ciclo de desenvolvimento do projeto, o planejamento das atividades desempenha um papel vital.
O gerenciador de tarefas fiscais pode permitir que os gerentes atribuam tarefas a diferentes membros da equipe de acordo com suas habilidades e definam prioridades. Além disso, ainda é possível acompanhar de perto a execução dessas tarefas ao longo dos dias.
3. Você pode compilar todo o seu trabalho em um só lugar
Um gerenciador de tarefas fiscais pode fornecer a toda a sua equipe um banco de dados centralizado para todos os seus projetos. Em vez de olhar para várias planilhas ou trabalhar em diferentes plataformas, todos os seus documentos e atividades ficam no mesmo lugar.
Alguns dos principais benefícios de ter todas as suas tarefas e informações em um só lugar incluem:
- Economia de tempo procurando documentos em lugares diferentes;
- Evita que você perca ou extravie acidentalmente informações importantes;
- Garante que nenhum arquivo “suma” ou seja ignorado;
- Toda a equipe fica na mesma página para o desenvolvimento das atividades.
4. Fortalece o fluxo de trabalho da equipe
Manter toda a equipe sempre atualizada e sintonizada é uma tarefa e tanto, mas o gerenciador de tarefas fiscais torna isso simples. A ferramenta pode atuar como uma plataforma que reúne todos os membros da equipe e os faz trabalhar juntos. O gerente pode rastrear facilmente as atividades de vários membros da equipe e verificar o status em tempo real das tarefas atribuídas.
5. Monitoramento contínuo de tarefas
É fundamental acompanhar o desempenho das atividades em todas as etapas para obter sucesso a longo prazo e garantir a entrega de todas as tarefas no prazo. A ferramenta de gerenciamento de tarefas monitora cada tarefa para atingir esse objetivo sem problemas.
Com o gerenciador de tarefas fiscais, você pode obter dados de desempenho de cada membro da equipe e monitorar continuamente todas as etapas do projeto em tempo real. Além disso, com soluções como o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais, você pode ter acesso a recursos como timesheets e gráficos de Gantt.
Você já conhecia as razões para investir em um gerenciador de tarefas fiscais? Quer levar essa solução para a sua empresa? Então descubra como escolher a melhor ferramenta de gestão de tarefas fiscais!
