Gerenciar tarefas fiscais por meio de planilhas ainda faz parte da rotina de muitos gestores. Mas você sabia que existem diversos riscos ao adotar essa forma de gerenciamento sobre os processos do setor fiscal?
Os perigos da gestão de tarefas por planilhas vão desde os riscos de segurança dos dados até os problemas de produtividade da equipe. Por outro lado, soluções modernas permitem o acesso a mais organização e eficiência – elevando o desempenho de toda a equipe.
Quer entender melhor os riscos de gerenciar tarefas fiscais usando planilhas? Confira logo a seguir!
A importância da organização de tarefas no setor fiscal
O objetivo do departamento fiscal é garantir o cumprimento de todas as obrigações da melhor maneira possível, certo? Para isso, é importante que exista um bom gerenciamento em relação às tarefas executadas pela equipe.
Equilibrar o gerenciamento de diversas atividades ao mesmo tempo é bastante complexo – incluindo a apuração de impostos, controle de certidões negativas, escrituração e gestão de documentos fiscais. Isso tudo sem deixar de considerar que todos os profissionais devem saber exatamente quais atividades priorizar e o gestor deve acompanhar o desenvolvimento dos projetos.
Ou seja, o processo de gerenciar de tarefas fiscais é fundamental para otimizar o tempo e os recursos gastos no desenvolvimento das atividades. Além disso, também é uma maneira eficaz de garantir a entrega pontual de documentos, processamento e pagamentos.
7 riscos do uso de planilhas para gerenciar tarefas
Veja a seguir os problemas relacionados ao uso de planilhas para gerenciar tarefas fiscais.
1. Dificuldade para monitorar o progresso
Quando as informações estão espalhadas por várias planilhas, é fácil ignorar riscos, perder prazos futuros ou não conseguir atribuir responsabilidades com eficiência. Isso reduz a visibilidade sobre os projetos e impossibilita o monitoramento do progresso.
2. Risco de informações equivocadas
Todas as informações que constam em uma planilha devem ser inseridas manualmente, certo? Isso abre margem para dados desatualizados, informações perdidas ou alterações acidentais – afetando o trabalho desenvolvido pelos profissionais.
3. Tarefas fora do padrão
As planilhas são uma ótima ferramenta para armazenar dados, mas não oferecem nenhuma função ou estrutura de fluxo de trabalho para ajudar os gestores a gerenciar tarefas e acompanhar seus projetos fiscais. Neste contexto, todos trabalham no que quiserem, sempre que quiserem. Isso cria confusão e torna difícil para os gerentes acompanhar quem está fazendo o quê.
4. Ausência de medidas de segurança
A segurança é uma prioridade para a maioria das empresas, especialmente quando se trata de dados financeiros e tributários. Mas sua planilha parece segura? Se você estiver armazenando dados confidenciais no Excel, por exemplo, corre o risco de serem compartilhados acidentalmente com a pessoa errada.
Mesmo que você possa proteger sua planilha com senha, ainda existem maneiras de contornar isso. Você também pode acidentalmente enviar um arquivo para a pessoa errada ou alguém pode invadir seu sistema e acessar seus arquivos.
5. Integração problemática
Uma planilha não consegue ler informações de outras ferramentas, o que significa que você precisa inserir dados manualmente. Se uma tarefa estiver atrasada em seu aplicativo de calendário ou se um colega de equipe atualizar uma tarefa em sua própria planilha, você não poderá inserir essas informações em sua planilha sem fazê-lo manualmente.
Por sua natureza, as planilhas são documentos independentes. Eles não se conectam a qualquer outro software que você usa. Isso dificulta o acompanhamento de informações relacionadas aos projetos.
6. Lentidão na realização dos processos
As planilhas tendem a ser populares porque, inicialmente, levam menos tempo para serem configuradas do que um sistema para gerenciar tarefas. Mas a ironia é que, à medida que aumenta a quantidade de informações que armazenamos nelas, as planilhas levam mais tempo para serem mantidas, não menos.
Isso acontece porque as planilhas:
- Não preenchem informações automaticamente, obrigando os funcionários a gastar mais tempo na entrada de dados;
- São difíceis ou impossíveis de integrar com outros sistemas;
- Não são escaláveis. À medida que aumenta a complexidade e a variedade de tarefas em nossas planilhas, mais trabalho elas exigem para mantê-las atualizadas.
7. Dificuldade na gestão do desempenho
Com todas essas dificuldades no controle das informações em uma planilha, o gestor pode encontrar problemas para gerenciar o desempenho dos funcionários do setor fiscal. Afinal, torna-se complicado avaliar quem é responsável pelas tarefas e a eficiência na sua execução.
Como um software ajuda a gerenciar tarefas fiscais?
Acabamos de ver os principais riscos de gerenciar tarefas fiscais usando planilhas. Mas como resolver esses problemas? O segredo está no uso de um software dedicado para o gerenciamento dessas atividades!
Cada vez mais empresas adotam um software de gestão de projetos. Essa solução vai ajudá-lo a ter mais organização e eficiência – elevando o desempenho de toda a equipe. Veja só uma comparação entre planilha, e-mail e ferramenta de gestão de tarefas:
Você gostou das informações sobre os riscos de gerenciar tarefas fiscais usando planilhas? Quer entender melhor os benefícios de um software? Então confira por que investir em um software de gerenciamento de projetos para a área fiscal!
