A gestão de projetos fiscais é fundamental para que as atividades do setor fiscal sejam executadas com eficiência. Porém, coordenar vários profissionais executando tarefas interligadas pode ser desafiador, não é?
O departamento fiscal é responsável pela condução de inúmeras tarefas diariamente. Isso inclui a geração de guias, recolhimento de impostos, armazenamento de documentos, elaboração de demonstrações, consulta de certidões negativas, entre muitas outras. Em meio a tudo isso, os gestores têm a missão de organizar as atividades.
Neste artigo vamos entender quais são os principais desafios na gestão de projetos fiscais e como superá-los. Confira!
Principais desafios na gestão de projetos fiscais
A gestão de projetos fiscais é uma tarefa que requer organização e eficiência para que seja realizada sem problemas. A seguir, você confere os problemas mais comuns enfrentados pelos departamentos fiscais no gerenciamento de tarefas e projetos.
1. Dificuldades na comunicação entre a equipe
A comunicação eficaz na gestão de projetos é extremamente importante para um projeto bem-sucedido. Você precisa ter métodos de comunicação oportunos e transparentes para garantir que todas as partes interessadas estejam envolvidas no processo. Não é por acaso que um estudo da Deloitte aponta que 32% dos profissionais acreditam que a comunicação é o maior problema do gerenciamento de projetos.
A falta de comunicação também é perigosa para as equipes de projeto porque afeta o trabalho em equipe. Isso pode causar conflitos entre os membros do time e potencialmente atrasar a entrega das tarefas.
2. Gestão do cronograma e possíveis perdas de prazos
O gerenciamento dos prazos é outro grande desafio na gestão de projetos fiscais. Cada tarefa possui uma data limite para entrega – e isso precisa ser coordenado de perto para evitar falhas.
Os cronogramas, assim como as metas, servem como um guia para dividir seu projeto de forma realista e avaliar o progresso ao longo do caminho. Quando os prazos são mal definidos ou gerenciados, podem ocorrer muitos erros no meio do processo.
Além disso, quando você define prazos que são completamente impraticáveis para os membros de sua equipe, isso não apenas afeta negativamente o sucesso de seu projeto, mas também o moral do time. Afinal, quando seus funcionários tentam encaixar seu trabalho em um cronograma irreal e incontrolável, eles certamente sentirão o peso do fracasso em seus ombros.
3. Falta de colaboração entre o time
A colaboração é um ponto vital para a eficiência do departamento fiscal. Os profissionais estão constantemente executando atividades interligadas e que dependem das informações geradas por outros membros do time.
Por isso, o gestor tem a missão de facilitar a colaboração da equipe para garantir que o fluxo de processos flua e impedir conflitos – o que contribui para evitar a perda de produtividade e eficiência.
4. Segurança das informações
Os projetos fiscais lidam com uma grande quantidade de dados sensíveis da organização, certo? Portanto, mais do que focar na agilidade e organização, os gestores também precisam dar atenção à segurança das informações que circulam entre as atividades.
5. Definição clara dos responsáveis
Imagine que algumas tarefas importantes do setor fiscal não tenham nenhum profissional responsável. Se elas não forem executadas, quem o gestor deve cobrar? E quem fica responsável por lidar com as consequências do atraso na execução? Essa é uma questão que pode facilmente criar uma situação complexa.
É por isso que a definição clara dos responsáveis pelas atividades é tão importante. Os fluxos de trabalho da equipe devem ser claros e indicar quais profissionais devem executar cada uma das tarefas.
Como garantir uma boa gestão de projetos fiscais?
Afinal, como contornar os desafios na gestão de projetos ficais que acabamos de ver? Preparamos algumas dicas que vão ajudar você a gerenciar atividades fiscais com mais eficiência. Confira!
Defina prioridades para as tarefas
O primeiro passo para lidar com os desafios na gestão de projetos fiscais é definir prioridades para as tarefas. Sem isso, é muito difícil ter uma visão clara sobre quais são as atividades que devem ser concluídas – tanto para você quanto para o restante da equipe.
Para isso, você pode fazer uma análise sobre a importância e o prazo de cada uma das atividades fiscais. A partir disso, é possível estabelecer quais tarefas são urgentes e quais podem aguardar um pouco.
Planeje com antecedência e defina um cronograma
Com base nas prioridades definidas, você pode criar um cronograma para a realização das atividades fiscais. Para isso, basta quebrar os grandes projetos em pequenas tarefas e subtarefas – atribuindo responsabilidades aos membros do time fiscal.
Facilite a comunicação
Já vimos que comunicação é um ponto-chave para a gestão de projetos fiscais, certo? Por isso, é importante que o gestor crie um fluxo de comunicação aberto que permita que os membros de sua equipe tenham acesso às informações de que necessitam e possam falar sobre os problemas que podem encontrar durante suas atividades. Isso torna mais fácil encontrar soluções com agilidade.
Avalie o desempenho da equipe
Os prazos das tarefas estão sendo cumpridos? Quanto tempo sua equipe está levando para concluir cada atividade? Quais aspectos das operações podem ser melhorados para aumentar a performance? Essas são questões que vão ajudá-lo a identificar e superar os desafios na gestão de projetos fiscais.
Use um software de gestão de atividades fiscais
Por fim, temos um grande aliado dos gestores para superar os seus maiores desafios: o software de gestão de projetos fiscais.
Uma ferramenta para gestão de tarefas consegue unir tudo o que você precisa em um só lugar: definição de responsabilidades, cronograma de atividades, troca de informações e monitoramento do desempenho.
Com isso, tanto o gestor quanto os funcionários obtêm uma visão clara sobre as tarefas recorrentes e projetos, bem como seus prazos. Veja só os principais benefícios de usar um software de gestão de atividades fiscais:
- Gerencie as tarefas com mais eficiência;
- Estimule a priorização de tarefas;
- Centralize a visualização das atividades;
- Aumente a produtividade de todo o time fiscal;
- Melhore seu trabalho em equipe.
Você gostou das dicas para superar os desafios na gestão de projetos fiscais? Quer saber mais sobre o uso da tecnologia na gestão de projetos? Entenda por que investir em um software de gerenciamento de projetos para a área fiscal.
