O bom gerenciamento de tarefas fiscais faz toda a diferença para a eficiência do setor fiscal, certo? Sem uma boa gestão, podem ocorrer falhas e perdas de performance que acarretam no descumprimento de obrigações legais – que, por sua vez, geram multas e outras penalidades.
Por isso, conhecer os erros que podem ocorrer no gerenciamento de tarefas fiscais é essencial. Esse é o primeiro passo para acabar com as falhas e alcançar a excelência nas rotinas desenvolvidas no departamento fiscal.
Quer conhecer os principais erros no gerenciamento de tarefas fiscais e como evitá-los? Confira logo a seguir!
Principais erros no gerenciamento de tarefas fiscais
O gerenciamento de tarefas fiscais requer organização, eficiência e atenção aos prazos, mas é comum acontecerem falhas nesse processo.
Veja os principais erros que podem ocorrer ao gerenciar atividades fiscais:
1. Gerenciar mal os conjuntos de habilidades dos membros da equipe
As habilidades da equipe são cruciais e combiná-los com o trabalho certo é fundamental para o sucesso das operações fiscais. Bons líderes devem saber como extrair os melhores resultados das pessoas que trabalham para eles – combinando habilidades com as tarefas que precisam ser desenvolvidas.
2. Objetivos e metas pouco claras
Outro grande erro no gerenciamento de tarefas fiscais é não definir objetivos e metas claras para a equipe. Afinal, você não pode construir um prédio de vários andares com uma base fraca. Se os membros da equipe não entenderem bem o que devem fazer, eles não poderão entregar projetos fiscais bem-sucedidos.
3. Não seguir um processo claro
Se uma equipe fiscal não estiver seguindo nenhum processo, as coisas ficarão confusas rapidamente. É preciso que exista uma estrutura para manter toda a equipe focada.
Ou seja, os passos para a conclusão das tarefas devem estar claros. Mais do que isso, os membros da equipe devem reconhecer suas responsabilidades para que possam executar as rotinas necessárias.
4. Comunicação ineficaz entre a equipe
No gerenciamento de tarefas fiscais, é sempre melhor se comunicar demais do que se comunicar de menos. Como as rotinas estão sempre passando por alterações, todos precisam se manter informados sobre os próximos passos.
A troca de informações é muito intensa dentro do setor fiscal. A realização de diversas rotinas dependem de dados exatos – que devem ser atualizados e acessíveis. Caso isso não ocorra, muito tempo pode ser perdido apenas na busca de informações.
5. Controle manual por meio de planilhas e e-mails
Quem é que nunca ficou perdido em meio a inúmeros e-mails chegando na caixa de entrada? Ou, então, ficou procurando por horas as informações necessárias em meio a diversas planilhas?
Com o uso dessas ferramentas manuais, pode ser realmente difícil compreender quais tarefas devem ser priorizadas e obter eficiência na condução das operações.
O controle manual por meio de planilhas e e-mail é um erro no gerenciamento de tarefas fiscais que causa várias consequências negativas:
- Falta de transparência;
- Dificuldade na colaboração e troca de informações;
- Resistência a mudanças dentro da equipe;
- E-mails se transformam em um labirinto para os funcionários;
- Paralisação de processos com a ausência de funcionários;
- Falta de segurança da informação.
6. Não usar um software de gerenciamento de tarefas
Por fim, um último erro no gerenciamento de tarefas fiscais: não usar um software específico para fazer a gestão dessas atividades. Afinal, não existem motivos para abrir mão de uma ferramenta tão eficiente.
O principal objetivo do uso de ferramentas de gestão de tarefas fiscais é ajudar os gerentes a planejar, executar e controlar todos os aspectos do processo de gerenciamento de atividades.
Quando isso é colocado em prática, são eliminados muitos dos erros no gerenciamento de tarefas que vimos ao longo deste artigo.
Como eliminar os erros no gerenciamento de tarefas?
Você já conhecia os erros no gerenciamento de tarefas fiscais que vimos neste artigo? Mais do que reconhecê-los, é importante adotar medidas para combatê-los. E um software para organizar as tarefas pode ser seu grande aliado.
Veja só os principais motivos para investir em um software de gerenciamento de projetos financeiros e fiscais:
- Planejamento de tempo;
- Controle de prazos;
- Gestão de riscos;
- Facilidade de colaboração;
- Padronização de processos.
Com uma ferramenta de gestão de tarefas fiscais, é possível ter uma visão mais clara do andamento das atividades, dos responsáveis por cada uma e prazos que devem ser cumpridos.
Agora que você já sabe como eliminar os principais erros no gerenciamento de tarefas, que tal aprender mais sobre o assunto? Descubra por que usar um software de gerenciamento de projetos.
