Tudo sobre notas fiscais: para que servem, como emitir e a importância de uma boa gestão

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Notas fiscais

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Descubra a importância das notas fiscais, confira um passo a passo para sua emissão e saiba como armazenar seus documentos com segurança.

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A emissão de notas fiscais é uma atividade obrigatória para todos os negócios que trabalham com a venda de produtos ou prestação de serviço. Trata-se de um documento jurídico que permite que a fiscalização verifique se as transações comerciais são feitas corretamente. 

A nota fiscal é requerida em praticamente todas as transações, exceto em caso de MEI que vende para pessoa física. É somente com a devida emissão de notas fiscais que é possível o Fisco recolher tributos sobre as operações da empresa.

Para facilitar o trabalho das empresas, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi criada. Atualmente, existem muitos tipos de NF-e, que cooperam para o controle de entradas e saídas da empresa, além de favorecer o cumprimento da lei.

Neste artigo você encontrará tudo que precisa saber sobre notas fiscais. Continue a leitura!

O que são notas fiscais?

Notas fiscais são documentos que oficializam a venda de um produto ou serviço. Elas são responsáveis por conter dados da venda – como valor, produto, data, pagamento e outros pontos.

No entanto, preencher e elaborar notas fiscais a mão, com o advento da tecnologia, se tornou algo ultrapassado. Por isso, a Nota Fiscal Eletrônica é hoje o meio utilizado para documentar uma transação comercial.

A NF-e é feita de forma eletrônica, ou seja, não há necessidade de preencher a mão inúmeros papéis. A empresa que realiza uma venda deve, necessariamente, emitir uma NF-e documentando aquela venda.

Criada por meio do Ajuste SINIEF 07/05 de outubro de 2005, a nota fiscal eletrônica veio para facilitar a emissão de notas fiscais pelas empresas, tornando os processos mais simples e práticos.

Atualmente, a NF-e tem validade em todo território nacional e é emitida no formato XML. A sua validade jurídica é garantida a partir da assinatura digital do emitente.

Qual a importância das notas fiscais?

As notas fiscais, além de serem um documento obrigatório, são importantes porque servem como prova sobre a regularidade das atividades da empresa em casos de auditoria ou fiscalização.

Para o comprador, receber a nota fiscal daquela compra, irá gerar mais segurança do negócio feito. A partir da NF-e o comprador pode solicitar garantias, trocas ou devoluções do produto. A nota fiscal também pode ser usada para prestação de contas a receita federal como dedução do imposto de renda.

A nota fiscal eletrônica representa uma grande evolução no sistema fiscal. Por meio dela é possível manter a organização e segurança em atividades que consistem no controle fiscal.

Com a NF-e empresários, contabilistas, compradores e a Receita Federal podem controlar as operações de compra e venda com mais praticidade e respaldo.

Além disso, a NF-e trouxe muitas vantagens como: 

  • Redução do uso de papel; 
  • Menos risco de perder uma nota fiscal importante; 
  • Redução de erros na escrita ou de preenchimento;
  • Evita campos esquecidos de preencher;
  • Evita documentos ilegíveis;
  • Praticidade e agilidade para o sistema contábil.

No entanto, apesar das inúmeras vantagens, a emissão da nota fiscal eletrônica pode gerar dúvidas em algumas pessoas. Isso porque há muitos tipos de NF-e e especificidade no preenchimento de cada uma.

Para esclarecer qualquer dúvida em relação aos tipos de notas fiscais, confira o tópico a seguir.

Quais são os tipos de notas fiscais?

A NF-e é considerada uma opção prática e rápida para empresas emitirem notas fiscais. Porém, é necessário conhecer cada tipo de nota fiscal existente e as particularidades de cada.

NF-e: Nota Fiscal Eletrônica

Nota Fiscal Eletrônica ou NF-e, apesar de ser o nome geral dado a todas as notas fiscais emitidas por meio eletrônico, também é o documento que deve ser emitido na venda de produtos físicos.

Você com certeza já deve ter comprado um produto online e, ao recebê-lo em casa, encontrou um papel com diversas informações junto, não foi? Este papel é o Danfe – que traz os dados da nota fiscal eletrônica emitida pela venda do produto que você comprou.

Quem emite a NF-e é a Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado, registrando a operação, o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços) e o IPI (Imposto Sobre Produtos Industrializados). 

A versão recebida pelo comprador, que acompanha a mercadoria, é o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Ele evita que haja problemas com a fiscalização durante o transporte da mercadoria. Já arquivo XML da NF-e é geralmente enviado ao comprador por e-mail.

NFS-e: Nota Fiscal de Serviços

Diferente da NF-e, emitida por venda de mercadorias, a NFS-e é usada em transações de venda de serviços. Ou seja, cursos online, oficinas, hotéis, profissionais da beleza, faculdades, academias são exemplos de prestadores de serviço que devem emitir a NFS-e.

A NFS-e é regulada municipalmente e contempla a cobrança o ISS (Imposto Sobre Serviço). Na maioria dos municípios, atualmente, a nota fiscal de serviço pode ser gerada automaticamente por plataformas ligadas à prefeitura com um simples cadastro. Outros municípios pedem o uso de um certificado digital.

O imposto cobrado para NFS é relativo a cada estado com códigos da prefeitura e refere-se a um tipo de serviço específico. Para automatizar o processo de emissão da NFS-e, é válido contar com um sistema emissor de nota fiscal.

NFC-e: Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica

A NFC-e é a nota fiscal eletrônica de vendas no varejo. Ele é usada para registrar a venda direta de um produto ao consumidor final para documentar as informações reais da transação.

O principal objetivo da NFC-e é informatizar a emissão do cupom fiscal e garantir a eficiência no registro das vendas feitas pela empresa – efetuando a comunicação com a SEFAZ. Assim como a NF-e, a NFC-e é representada por um arquivo XML, mas possui uma versão legível, chamada de DANFe-NFCe.

Além disso, a NFC-e torna possível a impressão das notas ao consumidor em impressoras comuns. Com isso, ocorre uma simplificação do processo no momento da emissão do documento.

CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

Implementado em 2007 pelo Ajuste Sinief 09/2007, o CT-e é responsável por documentar, fiscalizar e regularizar operações de transporte de carga no Brasil.

Esse documento deve ser emitido em qualquer modelo de transporte de carga – seja rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário, e dutoviário. Ele precisa ser gerado no transporte de cargas entre municípios.

O CT-e é emitido por qualquer empresa que esteja cadastrada no regime de apuração normal, registrada como operadores no sistema Multimodal de Cargas ou optante do Simples Nacional. Profissionais MEI não possuem a necessidade de emissão.

NFA-e: Nota Fiscal Avulsa Eletrônica 

A NFA-e é uma nota fiscal simples que pode ser emitida por profissionais que não possuem a obrigatoriedade de emissão de notas fiscais para funcionar. Por exemplo, autônomos sem CNPJ, MEIs e não contribuintes do ICMS.

Ela é emitida individualmente pelo site do Sefaz e pode ser utilizada por profissionais que possuem baixa frequência de vendas.

Notas fiscais
Foto de Andrea Piacquadio/Pexels

Como emitir notas fiscais?

Para emitir notas fiscais eletrônicas, as empresas devem seguir alguns passos básicos:

1. Efetue o cadastro junto a Sefaz

As empresas que trabalham com a venda de produtos devem começar fazendo o seu credenciamento junto à Sefaz do seu estado de atuação. Esse processo pode ser feito online.

Para empresas prestadoras de serviço, o cadastro deve ser feito no site da prefeitura da cidade, para emissão da NFS-e. Os documentos exigidos, são:

  • Protocolo de solicitação de cadastro para obter senha de acesso;
  • CPF;
  • Identidade do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.

Após análise do formulário e documentos, a senha de acesso é desbloqueada, permitindo o acesso ao sistema de geração de notas.

2. Certificado digital

A segunda parte é obter uma certificação digital, para que as notas fiscais eletrônicas tenham validade jurídica. É essa certificação digital que permite que a nota seja assinada, proporcionando validade, integridade e garantia ao documento.

Para obter seu certificado digital, o interessado deve contar com as chamadas Autoridades Certificadoras, exemplo Caixa Econômica, Serasa Experian e Receita Federal. Além disso, a partir de 2021, o Governo lançou a possibilidade de realizar a assinatura digital gratuita para grupos selecionados.

3. Saiba qual o tipo de nota a emitir

Um ponto crucial é identificar os tipos de notas que a empresa deverá emitir ao longo de seu funcionamento. Faça essa identificação com base nas atividades exercidas e no conhecimento de cada tipo de nota, que você aprendeu nesse artigo.

As notas podem ser:

  • Para produto: bens e mercadorias, compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação, dentre outros.
  • Serviço: quando há prestação de serviços;
  • Consumidor: para venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo (equivalente ao cupom fiscal).

4. Software emissor

Após o processo de cadastro e certificação digital, outro aspecto importante que a empresa deverá ter é um sistema para emissão das notas fiscais. Para isso, existem duas opções:

  • Utilizar o software de emissão gratuito do próprio governo;
  • Utilizar um sistema próprio ou contratado.

Apesar de ser gratuito, o software disponibilizado pelo governo não tem integração com o sistema de gestão da empresa, apresenta limitações e não suporta gerenciar um volume alto de notas fiscais.

Por esse motivo, optar por um sistema próprio ou contratado, torna-se mais vantajoso para a empresa. Esse sistema será integrado com o sistema do governo e com o sistema de gestão da empresa.

Dessa forma, é possível gerenciar melhor as notas fiscais, ter mais agilidade na emissão e segurança de armazenamento. Você pode conhecer o software emissor da Dootax aqui!

Armazenamento e tempo de guarda das notas fiscais

As notas fiscais eletrônicas e o CT-e, devem ser armazenados por um período de, no mínimo, 5 anos a partir da data de emissão. Neste período, o Fisco pode solicitar os documentos para conferência. Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas. Já a SOX sugere o arquivamento desses documentos pelo período de 7 anos para garantir o compliance.

Importância de manter as notas fiscais organizadas

Acabamos de ver que, mais do que fazer a emissão da nota fiscal, as empresas também devem manter esses documentos armazenados pelo tempo mínimo de 5 anos.

Além disso, também é importante que as notas fiscais fiquem organizadas para que sejam localizados facilmente. Ao colocar isso em prática, é possível cobrir três pontos importantes:

  • Cumprimento das obrigações legais. Organizar notas fiscais com eficiência permite que sua empresa cumpra as obrigações legais relacionadas ao armazenamento da documentação fiscal pelo prazo mínimo previsto na legislação.
  • Eficiência produtiva. Ao criar processos inteligentes para armazenar e gerenciar os documentos fiscais eletrônicos, toda a equipe fiscal consegue executar suas atividades do dia a dia com mais produtividade.
  • Auxílio na gestão. As notas fiscais são documentos muito ricos em informações para a gestão empresarial. Quando você emite uma nota fiscal, possui um documento com vários dados relevantes para atualizar os controles internos e gerar análises valiosas de informações, não é? Quando estão bem armazenados, os documentos fiscais podem ser explorados para a extração de dados.

Otimize a gestão de notas fiscais com a Dootax

Vimos neste artigo as principais informações sobre as notas fiscais, certo?

Mas você sabia que é possível simplificar e otimizar todos os processos envolvendo as notas fiscais? A tecnologia pode contribuir com as rotinas desde a emissão até o armazenamento com eficiência. 

A Dootax possui soluções para tornar essas atividades mais práticas e simples!

Dootax Emissor DFe

Emita notas fiscais eletrônicas, NF-e, NFC-e, CF-e/SAT e NFS-e tranquilamente. Utilize um único software para emissão que oferece segurança, modernidade e praticidade para sua empresa.

Com o Dootax Emissor DFe, sua empresa terá mais agilidade e redução de erros na emissão de notas. Confira outros benefícios do sistema:

  • Melhor custo-benefício do mercado;
  • Integração com o Dootax Pagamento de Tributos;
  • Suporte com SLA e respostas rápidas.
  • Segurança das informações;
  • Onboarding ágil;
  • Interface descomplicada;
  • Configuração de alertas personalizados;
  • Gerar relatórios para posterior análise;
  • Centralização do controle fiscal.

Dootax Repositório DFe

Com o Dootax Repositório DFe é possível armazenar documentos fiscais com inteligência fiscal e segurança. 

Esta solução tributária traz praticidade para emitentes ou destinatários de NF-e e CT-e. Armazene suas notas fiscais sem riscos e garanta que não irá perdê-las. O Repositório DFe armazena os documento em segurança na nuvem.

Confira outros benefícios de utilizar essa solução da Dootax:

  • Emita DANFe ou DACTe em tempo real;
  • Agilidade para localizar notas fiscais e XMLs;
  • Monitoramento de NFs emitidas contra seu CNPJ;
  • Realize a Manifestação do Destinatário facilmente;
  • Compartilhe documentos com quem desejar;
  • Ótimo custo-benefício;
  • Backups automatizados;
  • Atendimento personalizado pré e pós-venda.

Com as soluções da Dootax você automatiza o seus processos e fica em dia com suas obrigações fiscais.

Simplifique a emissão e gestão de notas fiscais

Você gostou das informações sobre as notas fiscais que vimos neste artigo? Está preparado para automatizar a emissão e armazenamento desses documentos? Conte com as soluções da Dootax.

Simplifique os processos envolvendo notas fiscais na sua empresa. Agende uma demonstração agora mesmo!

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