A emissão de notas fiscais é uma atividade obrigatória para todos os negócios que trabalham com a venda de produtos ou prestação de serviço. Trata-se de um documento jurídico que permite que a fiscalização verifique se as transações comerciais são feitas corretamente.
A nota fiscal é requerida em praticamente todas as transações, exceto em caso de MEI que vende para pessoa física. É somente com a devida emissão de notas fiscais que é possível o Fisco recolher tributos sobre as operações da empresa.
Para facilitar o trabalho das empresas, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi criada. Atualmente, existem muitos tipos de NF-e, que cooperam para o controle de entradas e saídas da empresa, além de favorecer o cumprimento da lei.
Neste artigo você encontrará tudo que precisa saber sobre notas fiscais. Continue a leitura!
O que são notas fiscais?
Notas fiscais são documentos que oficializam a venda de um produto ou serviço. Elas são responsáveis por conter dados da venda – como valor, produto, data, pagamento e outros pontos.
No entanto, preencher e elaborar notas fiscais a mão, com o advento da tecnologia, se tornou algo ultrapassado. Por isso, a Nota Fiscal Eletrônica é hoje o meio utilizado para documentar uma transação comercial.
A NF-e é feita de forma eletrônica, ou seja, não há necessidade de preencher a mão inúmeros papéis. A empresa que realiza uma venda deve, necessariamente, emitir uma NF-e documentando aquela venda.
Criada por meio do Ajuste SINIEF 07/05 de outubro de 2005, a nota fiscal eletrônica veio para facilitar a emissão de notas fiscais pelas empresas, tornando os processos mais simples e práticos.
Atualmente, a NF-e tem validade em todo território nacional e é emitida no formato XML. A sua validade jurídica é garantida a partir da assinatura digital do emitente.
Qual a importância das notas fiscais?
As notas fiscais, além de serem um documento obrigatório, são importantes porque servem como prova sobre a regularidade das atividades da empresa em casos de auditoria ou fiscalização.
Para o comprador, receber a nota fiscal daquela compra, irá gerar mais segurança do negócio feito. A partir da NF-e o comprador pode solicitar garantias, trocas ou devoluções do produto. A nota fiscal também pode ser usada para prestação de contas a receita federal como dedução do imposto de renda.
A nota fiscal eletrônica representa uma grande evolução no sistema fiscal. Por meio dela é possível manter a organização e segurança em atividades que consistem no controle fiscal.
Com a NF-e empresários, contabilistas, compradores e a Receita Federal podem controlar as operações de compra e venda com mais praticidade e respaldo.
Além disso, a NF-e trouxe muitas vantagens como:
- Redução do uso de papel;
- Menos risco de perder uma nota fiscal importante;
- Redução de erros na escrita ou de preenchimento;
- Evita campos esquecidos de preencher;
- Evita documentos ilegíveis;
- Praticidade e agilidade para o sistema contábil.
No entanto, apesar das inúmeras vantagens, a emissão da nota fiscal eletrônica pode gerar dúvidas em algumas pessoas. Isso porque há muitos tipos de NF-e e especificidade no preenchimento de cada uma.
Para esclarecer qualquer dúvida em relação aos tipos de notas fiscais, confira o tópico a seguir.
Quais são os tipos de notas fiscais?
A NF-e é considerada uma opção prática e rápida para empresas emitirem notas fiscais. Porém, é necessário conhecer cada tipo de nota fiscal existente e as particularidades de cada.
NF-e: Nota Fiscal Eletrônica
Nota Fiscal Eletrônica ou NF-e, apesar de ser o nome geral dado a todas as notas fiscais emitidas por meio eletrônico, também é o documento que deve ser emitido na venda de produtos físicos.
Você com certeza já deve ter comprado um produto online e, ao recebê-lo em casa, encontrou um papel com diversas informações junto, não foi? Este papel é o Danfe – que traz os dados da nota fiscal eletrônica emitida pela venda do produto que você comprou.
Quem emite a NF-e é a Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado, registrando a operação, o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços) e o IPI (Imposto Sobre Produtos Industrializados).
A versão recebida pelo comprador, que acompanha a mercadoria, é o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Ele evita que haja problemas com a fiscalização durante o transporte da mercadoria. Já arquivo XML da NF-e é geralmente enviado ao comprador por e-mail.
NFS-e: Nota Fiscal de Serviços
Diferente da NF-e, emitida por venda de mercadorias, a NFS-e é usada em transações de venda de serviços. Ou seja, cursos online, oficinas, hotéis, profissionais da beleza, faculdades, academias são exemplos de prestadores de serviço que devem emitir a NFS-e.
A NFS-e é regulada municipalmente e contempla a cobrança o ISS (Imposto Sobre Serviço). Na maioria dos municípios, atualmente, a nota fiscal de serviço pode ser gerada automaticamente por plataformas ligadas à prefeitura com um simples cadastro. Outros municípios pedem o uso de um certificado digital.
O imposto cobrado para NFS é relativo a cada estado com códigos da prefeitura e refere-se a um tipo de serviço específico. Para automatizar o processo de emissão da NFS-e, é válido contar com um sistema emissor de nota fiscal.
NFC-e: Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica
A NFC-e é a nota fiscal eletrônica de vendas no varejo. Ele é usada para registrar a venda direta de um produto ao consumidor final para documentar as informações reais da transação.
O principal objetivo da NFC-e é informatizar a emissão do cupom fiscal e garantir a eficiência no registro das vendas feitas pela empresa – efetuando a comunicação com a SEFAZ. Assim como a NF-e, a NFC-e é representada por um arquivo XML, mas possui uma versão legível, chamada de DANFe-NFCe.
Além disso, a NFC-e torna possível a impressão das notas ao consumidor em impressoras comuns. Com isso, ocorre uma simplificação do processo no momento da emissão do documento.
CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico
Implementado em 2007 pelo Ajuste Sinief 09/2007, o CT-e é responsável por documentar, fiscalizar e regularizar operações de transporte de carga no Brasil.
Esse documento deve ser emitido em qualquer modelo de transporte de carga – seja rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário, e dutoviário. Ele precisa ser gerado no transporte de cargas entre municípios.
O CT-e é emitido por qualquer empresa que esteja cadastrada no regime de apuração normal, registrada como operadores no sistema Multimodal de Cargas ou optante do Simples Nacional. Profissionais MEI não possuem a necessidade de emissão.
NFA-e: Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
A NFA-e é uma nota fiscal simples que pode ser emitida por profissionais que não possuem a obrigatoriedade de emissão de notas fiscais para funcionar. Por exemplo, autônomos sem CNPJ, MEIs e não contribuintes do ICMS.
Ela é emitida individualmente pelo site do Sefaz e pode ser utilizada por profissionais que possuem baixa frequência de vendas.
Como emitir notas fiscais?
Para emitir notas fiscais eletrônicas, as empresas devem seguir alguns passos básicos:
1. Efetue o cadastro junto a Sefaz
As empresas que trabalham com a venda de produtos devem começar fazendo o seu credenciamento junto à Sefaz do seu estado de atuação. Esse processo pode ser feito online.
Para empresas prestadoras de serviço, o cadastro deve ser feito no site da prefeitura da cidade, para emissão da NFS-e. Os documentos exigidos, são:
- Protocolo de solicitação de cadastro para obter senha de acesso;
- CPF;
- Identidade do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.
Após análise do formulário e documentos, a senha de acesso é desbloqueada, permitindo o acesso ao sistema de geração de notas.
2. Certificado digital
A segunda parte é obter uma certificação digital, para que as notas fiscais eletrônicas tenham validade jurídica. É essa certificação digital que permite que a nota seja assinada, proporcionando validade, integridade e garantia ao documento.
Para obter seu certificado digital, o interessado deve contar com as chamadas Autoridades Certificadoras, exemplo Caixa Econômica, Serasa Experian e Receita Federal. Além disso, a partir de 2021, o Governo lançou a possibilidade de realizar a assinatura digital gratuita para grupos selecionados.
3. Saiba qual o tipo de nota a emitir
Um ponto crucial é identificar os tipos de notas que a empresa deverá emitir ao longo de seu funcionamento. Faça essa identificação com base nas atividades exercidas e no conhecimento de cada tipo de nota, que você aprendeu nesse artigo.
As notas podem ser:
- Para produto: bens e mercadorias, compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação, dentre outros.
- Serviço: quando há prestação de serviços;
- Consumidor: para venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo (equivalente ao cupom fiscal).
4. Software emissor
Após o processo de cadastro e certificação digital, outro aspecto importante que a empresa deverá ter é um sistema para emissão das notas fiscais. Para isso, existem duas opções:
- Utilizar o software de emissão gratuito do próprio governo;
- Utilizar um sistema próprio ou contratado.
Apesar de ser gratuito, o software disponibilizado pelo governo não tem integração com o sistema de gestão da empresa, apresenta limitações e não suporta gerenciar um volume alto de notas fiscais.
Por esse motivo, optar por um sistema próprio ou contratado, torna-se mais vantajoso para a empresa. Esse sistema será integrado com o sistema do governo e com o sistema de gestão da empresa.
Dessa forma, é possível gerenciar melhor as notas fiscais, ter mais agilidade na emissão e segurança de armazenamento. Você pode conhecer o software emissor da Dootax aqui!
Armazenamento e tempo de guarda das notas fiscais
As notas fiscais eletrônicas e o CT-e, devem ser armazenados por um período de, no mínimo, 5 anos a partir da data de emissão. Neste período, o Fisco pode solicitar os documentos para conferência. Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas. Já a SOX sugere o arquivamento desses documentos pelo período de 7 anos para garantir o compliance.
Importância de manter as notas fiscais organizadas
Acabamos de ver que, mais do que fazer a emissão da nota fiscal, as empresas também devem manter esses documentos armazenados pelo tempo mínimo de 5 anos.
Além disso, também é importante que as notas fiscais fiquem organizadas para que sejam localizados facilmente. Ao colocar isso em prática, é possível cobrir três pontos importantes:
- Cumprimento das obrigações legais. Organizar notas fiscais com eficiência permite que sua empresa cumpra as obrigações legais relacionadas ao armazenamento da documentação fiscal pelo prazo mínimo previsto na legislação.
- Eficiência produtiva. Ao criar processos inteligentes para armazenar e gerenciar os documentos fiscais eletrônicos, toda a equipe fiscal consegue executar suas atividades do dia a dia com mais produtividade.
- Auxílio na gestão. As notas fiscais são documentos muito ricos em informações para a gestão empresarial. Quando você emite uma nota fiscal, possui um documento com vários dados relevantes para atualizar os controles internos e gerar análises valiosas de informações, não é? Quando estão bem armazenados, os documentos fiscais podem ser explorados para a extração de dados.
Otimize a gestão de notas fiscais com a Dootax
Vimos neste artigo as principais informações sobre as notas fiscais, certo?
Mas você sabia que é possível simplificar e otimizar todos os processos envolvendo as notas fiscais? A tecnologia pode contribuir com as rotinas desde a emissão até o armazenamento com eficiência.
A Dootax possui soluções para tornar essas atividades mais práticas e simples!
Dootax Emissor DFe
Emita notas fiscais eletrônicas, NF-e, NFC-e, CF-e/SAT e NFS-e tranquilamente. Utilize um único software para emissão que oferece segurança, modernidade e praticidade para sua empresa.
Com o Dootax Emissor DFe, sua empresa terá mais agilidade e redução de erros na emissão de notas. Confira outros benefícios do sistema:
- Melhor custo-benefício do mercado;
- Integração com o Dootax Pagamento de Tributos;
- Suporte com SLA e respostas rápidas.
- Segurança das informações;
- Onboarding ágil;
- Interface descomplicada;
- Configuração de alertas personalizados;
- Gerar relatórios para posterior análise;
- Centralização do controle fiscal.
Dootax Repositório DFe
Com o Dootax Repositório DFe é possível armazenar documentos fiscais com inteligência fiscal e segurança.
Esta solução tributária traz praticidade para emitentes ou destinatários de NF-e e CT-e. Armazene suas notas fiscais sem riscos e garanta que não irá perdê-las. O Repositório DFe armazena os documento em segurança na nuvem.
Confira outros benefícios de utilizar essa solução da Dootax:
- Emita DANFe ou DACTe em tempo real;
- Agilidade para localizar notas fiscais e XMLs;
- Monitoramento de NFs emitidas contra seu CNPJ;
- Realize a Manifestação do Destinatário facilmente;
- Compartilhe documentos com quem desejar;
- Ótimo custo-benefício;
- Backups automatizados;
- Atendimento personalizado pré e pós-venda.
Com as soluções da Dootax você automatiza o seus processos e fica em dia com suas obrigações fiscais.
Simplifique a emissão e gestão de notas fiscais
Você gostou das informações sobre as notas fiscais que vimos neste artigo? Está preparado para automatizar a emissão e armazenamento desses documentos? Conte com as soluções da Dootax.
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