5 passos para gerenciar documentos fiscais com mais eficiência

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Gerenciar documentos fiscais

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Se você quer gerenciar documentos fiscais de forma eficiente, não deixe de ler este conteúdo. Confira dicas que vão ajudar nessa tarefa.

Você busca gerenciar documentos fiscais com mais eficiência? Esse é o caminho para reduzir custos e aumentar a produtividade dentro do departamento fiscal. E tudo passa pela combinação entre organização e tecnologia.

Principalmente para empresas com um grande fluxo de operações – que pode incluir emissão de NFC-e, NF-e, CF-e e NFS-e –, o controle de tantos documentos é um desafio. Como consequência da lentidão nesse processo, aumentam os custos e a dificuldade para manter o compliance fiscal – além de acarretar a demora em outros processos, como a saída de caminhões da empresa.

Para ajudá-lo a solucionar esse desafio, vamos conferir um passo a passo para gerenciar documentos fiscais com mais eficiência. Confira!

gerenciar documentos fiscais

A importância de gerenciar os documentos fiscais

Os documentos fiscais fazem parte do dia a dia de qualquer organização. Eles funcionam como comprovantes de negociações e transações dos mais variados tipos e níveis de complexidade – devendo ser emitidos em todas as operações de vendas.

Além disso, é por meio dos documentos fiscais que são cumpridas diversas obrigações – como o próprio armazenamento de DF-e, recolhimento de impostos e outras declarações contábeis.

Ou seja, a falta de eficiência ao gerenciar os documentos fiscais pode acarretar problemas fiscais. Mais do que isso, a desorganização interna também gera custos administrativos e pode afetar a relação de confiança com clientes e fornecedores.

Em resumo, podemos representar a importância da emissão das notas fiscais nos seguintes pontos:

  • Cumprimento das obrigações fiscais;
  • Agilidade no dia a dia do negócio;
  • Redução de riscos;
  • Auxílio na tomada de decisão com informações relevantes.
Gerenciar documentos fiscais
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Como melhorar a gestão de documentos fiscais?

Confira a seguir algumas dicas para otimizar a gestão de notas fiscais e outros documentos:

1. Organize os documentos de forma eficiente

O primeiro passo para gerenciar documentos fiscais com mais eficiência é prezar pela organização desses documentos. Sempre que uma Nota Fiscal for emitida, é preciso que ela seja processada e armazenada corretamente.

O ideal é que esses dados sejam facilmente acessados pelas pessoas autorizadas, permitindo uma busca ágil e prática. Com isso, todas as atividades do setor fiscal fluem com mais eficiência.

2. Planeje o local de armazenamento dos arquivos

Até alguns anos atrás, os documentos fiscais ficavam armazenados em armários, caixas e gavetas – ocupando um grande espaço e dificultando sua organização. Com a digitalização desses documentos, tornou-se possível migrar o gerenciamento para o computador.

Atualmente, existem muitas soluções que permitem o armazenamento dos documentos na nuvem. A grande questão é encontrar uma ferramenta que simplifique ao máximo o uso para os profissionais, automatizando o máximo de tarefas.

Com um bom software, o armazenamento e organização dos documentos acontece de forma automática, simples e prática.

3. Faça a categorização dos documentos fiscais

Com tantos documentos entrando e saindo da empresa, não é difícil gerar confusão, não é? Por conta disso, categorizar os documentos fiscais é fundamental para aumentar a eficiência do departamento fiscal.

Para isso, você organizar seus arquivos por tipo de operação, CNPJ, data, inscrição estadual, entre outras variáveis. Com isso, você pode gerenciar cada um dos documentos da maneira mais adequada.

4. Avalie a temporalidade dos documentos

Grande parte dos documentos fiscais devem ser armazenados pelo prazo mínimo de 5 anos, mas existem algumas exceções. Por isso, a temporalidade deve monitorada com frequência – garantindo que todos os documentos fiquem disponíveis pelo tempo necessário.

5. Encontre uma ferramenta para automatizar o gerenciamento

Todo o processo de gerenciar documentos fiscais fica mais fácil e eficiente quando você conta com a ajuda da tecnologia. Atualmente, você pode automatizar várias tarefas e garantir que seus documentos estejam sempre seguros e organizados.

Benefícios de contar com um software para emissão e gestão de DFe

São várias as vantagens em utilizar a tecnologia como aliada para gerenciar documentos fiscais. Veja só os principais benefícios que sua empresa pode obter com um sistema digital:

Aumento da produtividade

Ao implementar um sistema para gestão de DFe, toda a equipe fiscal se torna mais produtiva. Afinal, as tarefas passam a ser realizadas de forma centralizada e os profissionais ganham tempo para focar em outras atividades.

Redução de custos

Um software para emitir e gerenciar documentos fiscais garante que as atividades sejam executadas em um único sistema, evitando gastos com diferentes ferramentas de alto custo para cada tipo de documento fiscal.

Simplificação do trabalho

A unificação da emissão de documentos fiscais é uma forma de diminuir a burocracia nas rotinas fiscais. Com integrações facilitadas e a configuração de alertas, a solução torna mais simples os processos de emitir e controlar os DFes.

Cumprimento das obrigações

Um sistema de DFe também contribui para que as obrigações fiscais sejam cumpridas com mais eficiência. Com ele, você pode acessar e baixar seus documentos facilmente, além de gerar relatórios para análises mais precisas.

Informações úteis para a empresa

Mais do que garantir o cumprimento das obrigações legais, uma solução digital também pode contribuir com informações úteis para a gestão da empresa – aumentando a produtividade de outros setores da organização. Com isso, os benefícios não ficam apenas dentro do departamento fiscal e contribuem para o crescimento do negócio.

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