Os sistemas de armazenamento de NFe em nuvem já são conhecidos por parte dos empreendedores. Entretanto, muitos deles não se decidiram ou simplesmente ainda não sabem a real importância de adotar este serviço dentro da sua organização e em seu departamento fiscal.
Acontece que o armazenamento de NFe na nuvem é um tipo de solução capaz de oferecer diversos benefícios para as empresas, independentemente da sua área de atuação, tamanho ou rendimento delas.
Se ainda sim você possui dúvidas a respeito de valer ou não a pena investir nesses serviços, chegou ao conteúdo certo. Neste texto vamos te mostrar as principais vantagens do armazenamento de NFe na nuvem. Fica com a gente e confere!
Por que o armazenamento de NFe é necessário?
Vale ressaltar que gerir os seus documentos vai muito além de uma boa prática. Existem obrigações legais a respeito disso e, em determinados momentos, você e sua empresa podem ser surpreendidos com solicitações da Receita Federal acerca das suas documentações.
Então, antes de abordar mais detalhes a respeito do sistema de armazenamento, vamos falar um pouquinho sobre a importância de armazenar suas notas fiscais, afinal, você sabia que são as suas NFs as responsáveis por apresentar para o leão, quando necessário, que não existem inconsistências tributárias e nem sonegação de impostos?
Outro detalhe importante a respeito do armazenamento de NFe é que não somente as notas fiscais são de armazenamento obrigatório, mas diversos outros documentos fiscais precisam ser guardados. Existe um tempo mínimo de armazenamento que varia de acordo com a previsão legal.
Por quanto tempo preciso armazenar os documentos fiscais?
Diversos documentos fiscais possuem obrigatoriedade legal de armazenamento, afinal, muitos deles podem e serão solicitados em casos de conferência por parte da Receita Federal, como já informamos.
Sendo assim, separamos neste trecho do conteúdo os principais documentos fiscais que precisam ser armazenados e quais seus prazos.
Nota Fiscal
As notas fiscais são documentos comprobatórios que, de maneira geral, garantem a legalidade da aquisição de determinado item.
Além disso, a nota fiscal também é responsável, em conferências, por garantir que os impostos devidos sobre a compra do produto já foram pagos de acordo com a legislação vigente.
A Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, em seu Art. 173, prevê que o prazo de armazenamento do documento é de no mínimo 5 anos.
Nota Fiscal de Saída
A Nota Fiscal de Saída funciona de maneira análoga à nota fiscal convencional, entretanto, este tipo de documento é destinado ao consumidor final e é muito comum em empresas do segmento de vendas, tanto no atacado quanto no varejo.
De acordo com a previsão legal, as notas fiscais de saída devem ser emitidas assim que o produto deixa o estoque e precisam ser armazenadas pelo prazo mínimo de 10 anos. O dispositivo legal encontra-se na Lei 8.212, ou Lei Orgânica da Seguridade Social, Art. 46.
IRPJ
Um dos principais impostos brasileiros, o IRPJ, sigla para Imposto de Renda de Pessoas Jurídicas, é responsável por gerar, quando regularizado, um comprovante.
O comprovante de regularidade de IRPJ é um documento que deve ser armazenado por no mínimo 10 anos, de acordo com o Art. 33 da Lei Orgânica da Seguridade Social.
DAMEF
O DAMEF, também conhecido como Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal, é um documento cuja necessidade de armazenamento é de 5 anos, de acordo com o Art. 173.
IPI / IPVA / ISSQN / ITR / IPTU / ITBI
Todos estes documentos são de responsabilidade de entes da união, entretanto, ambos possuem o mesmo prazo mínimo de armazenamento, que de acordo com o Código Tributário Nacional, artigo 173, é de 5 anos.
Mas, afinal, o que é o armazenamento de NFe na nuvem e como ele pode ajudar? Continue com a gente e acompanhe.
O que é o armazenamento em nuvem
De maneira bem resumida, o armazenamento em nuvem é feito através de servidores. Quando é estabelecida uma conexão limpa e contínua com esses servidores, é possível deixar seus arquivos armazenados diretamente neles, de maneira segura e rápida.
Dessa forma, para poupar armazenamento e garantir segurança quanto aos seus documentos, basta estar conectado à internet.
Quais os benefícios de armazenar NFe em nuvem
Além de poder acessar todas as NFes da sua empresa em um único local e através de diversos aparelhos simultâneos, que é uma das maiores vantagens de armazenar NFe na nuvem, existem outros benefícios que o sistema é capaz de conceder. Dá uma olhada em quais são eles:
Mais segurança
Apesar de boa parte das empresas usufruírem cada vez mais das plataformas digitais, muitas ainda se utilizam de documentos impressos, pendrives e até HDs externos para arquivar seus documentos fiscais.
O principal problema com estes métodos ultrapassados de armazenamento é que, a qualquer momento, acidentes, extravios e até simplesmente desgastes por tempo podem comprometer significativamente os dados da empresa.
Além disso, outros documentos fiscais, como NF-e e CT-e, precisam ser armazenados exclusivamente no formato digital, sendo que imprimí-los não é uma alternativa.
Através do armazenamento na nuvem e com o uso de servidores, além de garantir backups constantes, não existem chances de perder documentos importantes para o seu empreendimento.
E lembra dos prazos mínimos de armazenamento que citamos? Com um sistema de armazenamento de NFe, você garante que estes prazos sejam cumpridos sem problemas, evitando multas e penalidades.
Redução de custos
Usar um sistema de armazenamento de NFe na nuvem também é bem mais econômico que qualquer outro método convencional de armazenagem, já que a maioria dos sistemas precisam de servidores próprios ou de grandes capacidades de armazenamento.
Outro ponto interessante é a possibilidade de redução do espaço físico utilizado pelos departamentos, afinal, um sistema fiscal de armazenamento na nuvem faz com que gavetas e armários sejam desnecessários.
Disponibilidade de plataformas
Outra vantagem dos sistemas de nuvem é a sua compatibilidade com diversas plataformas, eles funcionam em diferentes sistemas operacionais e podem ser acessados de qualquer computador, seja ele Linux, Windows ou Mac.
Flexibilidade de acessos
Como os sistemas de armazenamento na nuvem são integralmente online, eles permitem diferentes acessos simultâneos e de qualquer local.
Se quiser ainda mais segurança, basta cadastrar um usuário por departamento, fazendo com que cada área da empresa tenha acesso a algumas informações específicas.
Conclusão
Os métodos antigos de armazenamento de NFe e outros documentos fiscais, além de ultrapassados e pouco práticos, não garantem segurança para as empresas, podendo resultar em diversas penalidades fiscais e complicações burocráticas.
Investir em um sistema de armazenamento de NFe garante diversos benefícios além da vantagem principal, que é a segurança do arquivamento dos seus registros e informações.
O que acha de continuar aprendendo sobre esse assunto? Confira por que investir em um repositório de NFe.
