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Por que investir em um repositório de NFe?

Tempo de leitura: 3 minutos

Guardar e organizar as notas fiscais da empresa de forma segura é uma das missões que o departamento fiscal enfrenta atualmente. Com a modernização das operações contábeis e tributárias, um repositório de NFe vem se tornando cada vez mais importante para evitar complicações.

Antigamente, as notas fiscais e outros documentos fiscais ficavam todos armazenados em diversos armários e gavetas, certo? A partir das mudanças trazidas pela transformação digital, esse processo migrou para o formato eletrônicos – mas todas essas informações ainda precisam ser guardadas com o mesmo empenho.

Neste momento, investir em um repositório de NFe é a melhor solução encontrada por muitos gestores. Quer entender melhor os benefícios dessa ferramenta? Confira logo a seguir.

Repositório de NFe

Importância de armazenar as NFe de forma organizada e segura

É fundamental ter muito cuidado no armazenamento dos XML da NF-e. Esses arquivos devem ficar em um local seguro e organizados de forma ordenada para que possam ser facilmente encontrados quando preciso.

Esse armazenamento é uma exigência legal da Receita Federal com base na lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173:

Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:

I – do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;

II – da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento.

Ou seja, as notas em arquivo XML precisam ficar armazenadas em meio eletrônico por cinco anos. E essa regra vale tanto para o emitente da nota quanto para o destinatário.

Quando esse procedimento não é observado, a empresa corre risco de ser penalizada com multas. Se a empresa perder os arquivos da nota, pode pagar mais de R$ 1.000,00 em multas por cada XML.

Além disso, ter as notas fiscais armazenadas com segurança e bem organizadas também é fundamental para a realização de consultas internas – permitindo o cumprimento de outras obrigações legais e acesso aos dados para controles internos.

Repositório de NFe
Tecnologia foto criado por pressfoto – br.freepik.com

Benefícios da solução Dootax Repositório DFe

Você está em busca da melhor forma de armazenar as notas fiscais eletrônicas na sua empresa? Então o Dootax Repositório DFe certamente pode ajudá-lo.

O Repositório DFe da Dootax arquiva documentos para que você possa acessá-los com facilidade.

  • Agilidade para localizar NFEs e seus XMLs;
  • Integração com diversos canais para o recebimento do XML;
  • Armazenamento seguro de todos os documentos fiscais, como NFe e CTe.

Veja quais são os maiores benefícios do Dootax Repositório DFe:

Segurança

Com o Repositório DFe você garante segurança extra para seu departamento:

  • Dados criptografados;
  • Armazene na nuvem, não dependa mais de papel;
  • Compartilhe documentos com as pessoas certas.

Organização

A coordenação do trabalho no departamento fiscal também é essencial para aumentar a produtividade e reduzir erros. Com o Repositório DFe você otimiza a organização no processo de armazenamento:

  • Localize guias e comprovantes com rapidez;
  • Extraia informações úteis para sua empresa;
  • Integre os sistemas e automatize processos.

Compliance fiscal

Um dos grandes objetivos do Repositório DFe é facilitar o compliance fiscal na sua empresa. Você pode ficar em dia com as obrigações de forma prática e eficiente:

  • Documentos armazenados pelo período mínimo de 7 anos;
  • Esteja preparado para as exigências do Fisco;
  • Arquivos recebidos são validados na SEFAZ.

Você já conhecia todos os benefícios de investir em um repositório de NFe? Quer entender melhor como a tecnologia pode ajudá-lo? Leia também o artigo “Repositório DFe: organize documentos fiscais eletrônicos na nuvem”!

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Sobre o autor

Alessandra Muniz

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