Guardar e organizar as notas fiscais da empresa de forma segura é uma das missões que o departamento fiscal enfrenta atualmente. Com a modernização das operações contábeis e tributárias, um repositório de NFe vem se tornando cada vez mais importante para evitar complicações.
Antigamente, as notas fiscais e outros documentos fiscais ficavam todos armazenados em diversos armários e gavetas, certo? A partir das mudanças trazidas pela transformação digital, esse processo migrou para o formato eletrônicos – mas todas essas informações ainda precisam ser guardadas com o mesmo empenho.
Neste momento, investir em um repositório de NFe é a melhor solução encontrada por muitos gestores. Quer entender melhor os benefícios dessa ferramenta? Confira logo a seguir.
Importância de ter um repositório de NFe
É fundamental ter muito cuidado no armazenamento dos XML da NF-e. Esses arquivos devem ficar em um local seguro e organizados de forma ordenada para que possam ser facilmente encontrados quando preciso.
Esse armazenamento é uma exigência legal da Receita Federal com base na lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173:
Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:
I – do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;
II – da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.
Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento.
Ou seja, as notas em arquivo XML precisam ficar armazenadas em meio eletrônico por cinco anos. E essa regra vale tanto para o emitente da nota quanto para o destinatário.
Ter as notas fiscais armazenadas com segurança e bem organizadas é fundamental para a realização de consultas internas – permitindo o cumprimento de outras obrigações legais e acesso aos dados para controles internos.
Leia também: Como e por quanto tempo armazenar documentos de prestação de contas?
Os riscos de não ter um repositório de NFe
O prazo de 5 anos de armazenamento é mais que uma boa prática, é uma das obrigações fiscais de uma empresa. E se você não guardar notas fiscais pelo prazo mínimo, o que pode acontecer?
Dentro desse prazo de 5 anos, a Receita Federal pode solicitar os documentos fiscais para analisar sobre eventuais irregularidades tributárias. Caso a sua empresa não tenha os documentos para confirmar que realizou os recolhimentos devidos, deverá recolher o tributo de novo com multa de até 20% do valor contestado pelo Fisco mais os juros da taxa básica de juros (Selic). Já a multa para cada arquivo XML de nota fiscal não apresentado em uma fiscalização pode passar de R$ 1.000,00.
Além disso, a penalidade pode chegar a prisão. A Lei 8.137 prevê os crimes contra a “Ordem Tributária” – que incluem determinações contra a não apresentação de notas fiscais ou dos códigos XML da documentação eletrônica.
Benefícios do repositório de NFe da Dootax
Você está em busca da melhor forma de armazenar as notas fiscais eletrônicas na sua empresa? Então o Dootax Repositório DFe certamente pode ajudá-lo.
O Repositório DFe da Dootax arquiva suas notas fiscais para que você possa acessá-las e realizar o Manifesto do Destinatário com facilidade.
- Agilidade para localizar NFes e seus XMLs;
- Integração com diversos canais para o recebimento do XML;
- Armazenamento seguro de NFe e CTe.
Veja quais são os maiores benefícios do Dootax Repositório DFe:
Segurança
Com o Repositório DFe você garante segurança extra para seu departamento:
- Tenha seus documentos arquivados em um sistema com criptografia de dados e backups automatizados.
- Armazene na nuvem, não dependa mais de papel;
- Compartilhe documentos com as pessoas certas.
Organização
A coordenação do trabalho no departamento fiscal também é essencial para aumentar a produtividade e reduzir erros. Com o repositório de NFe da Dootax você otimiza a organização no processo de armazenamento:
- Localize guias e comprovantes com rapidez;
- Extraia informações úteis para sua empresa;
- Integre os sistemas e automatize processos.
Compliance fiscal
Um dos grandes objetivos do Repositório DFe é facilitar o compliance fiscal na sua empresa. Você pode ficar em dia com as obrigações de forma prática e eficiente:
- Documentos armazenados pelo período mínimo de 7 anos;
- Esteja preparado para as exigências do Fisco;
- Arquivos recebidos são validados na SEFAZ.
Você já conhecia todos os benefícios de investir em um repositório de NFe? Quer entender melhor como o Dootax Repositório DFe pode ajudar sua equipe? Solicite agora mesmo uma demonstração.
