Armazenar NFe é uma das rotinas básicas de qualquer departamento fiscal. Porém, o processo de gerenciamento desses documentos pode tomar um tempo precioso da equipe, não é?
Além disso, falhas no processo de armazenar NFe podem levar a vários desafios:
- Dificuldade para encontrar documentos importantes;
- Monitoramento manual de notas emitidas contra seu CNPJ;
- Armazenamento de notas de entrada e saída em locais diferentes;
- Dificuldade para ficar em dia com obrigações fiscais.
Felizmente, existe uma solução para contornar esses problemas e armazenar NFe de forma confiável: o Dootax Repositório DFe. Confira mais informações logo a seguir!
A importância de armazenar NFe com segurança
Quando falamos sobre armazenar NFe, estamos nos referindo ao arquivo XML – que é gerado durante a emissão da nota fiscal e tem como função registrar todos os detalhes da transação.
As empresas estão obrigadas pela legislação a armazenar o XML da NFe pelo prazo mínimo de 5 anos – tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador.
A partir disso, armazenar NFe com segurança se torna importante por três motivos principais:
- Questões legais. Armazenar corretamente os documentos fiscais permite que sua empresa cumpra as obrigações legais relacionadas ao armazenamento da documentação fiscal pelo prazo mínimo previsto na legislação. Por outro lado, as organizações que não armazenam corretamente essas informações podem sofrer penalidades legais.
- Eficiência produtiva. Ao criar processos inteligentes para armazenar e gerenciar os documentos fiscais eletrônicos, toda a equipe fiscal consegue executar suas atividades do dia a dia com mais produtividade.
- Auxílio na gestão. Os documentos fiscais são repletos de informações úteis para a gestão empresarial. Quando você emite uma nota fiscal eletrônica, possui um documento com vários dados relevantes para atualizar os controles internos e gerar análises valiosas de informações, não é? Quando estão bem armazenados, os documentos fiscais podem ser explorados para a extração de dados.
Benefícios de armazenar NFe na nuvem
O segredo para armazenar NFe de forma confiável está em usar a tecnologia ao seu favor. Com soluções que permitem o armazenamento na nuvem a sua empresa tem muito a ganhar!
1. Acesso aos dados a qualquer hora e em qualquer lugar
Uma das vantagens mais significativas do armazenamento na nuvem é o acesso aos dados em tempo real, pois promove a mobilidade dos funcionários. Isso significa que um funcionário pode trabalhar de qualquer local remoto e entregar os resultados com eficiência.
Ele elimina os problemas de compatibilidade enfrentados ao usar diferentes dispositivos e sistemas operacionais.
Esse recurso de acesso remoto da nuvem não apenas ajuda a economizar tempo e custos de transporte, mas também permite um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
2. Segurança de dados
Apesar do equívoco comum, os dados armazenados na nuvem são muito mais seguros do que os dados armazenados em um sistema local. Como os dados não são armazenados em um único dispositivo, são reduzidas as chances de qualquer perda acidental de dados devido ao mau funcionamento do hardware ou roubo do dispositivo.
A maioria dos provedores de serviços em nuvem implementam várias medidas para garantir a segurança dos dados contra ameaças de segurança, como ataques de malware, roubo de hardware, ataques DDoS, etc. Os dados fiscais são armazenados com vários níveis de segurança para manter os dados da sua empresa protegidos.
3. Colaboração multiusuário
Uma das muitas maneiras pelas quais a nuvem economiza tempo é permitir que vários usuários trabalhem nos mesmos dados ao mesmo tempo. Colaborar com a equipe em uma plataforma de nuvem comum melhora a eficiência e a precisão do fluxo de trabalho.
4. Escalabilidade
À medida que o negócio cresce, o volume de transações e documentos fiscais também aumenta. Portanto, há uma necessidade constante de uma estratégia para aumentar os recursos como espaço de armazenamento, número de usuários, RAM, etc.
Armazenar NFe na nuvem ajuda as empresas a aumentar ou diminuir os recursos sem se preocupar com o custo do hardware e investir dinheiro na infraestrutura local. Torna-se conveniente adicionar, remover ou modificar o número de usuários autorizados em um sistema.
Repositório DFe: a solução ideal para armazenar NFe
Você gostou dos benefícios de armazenar NFe na nuvem? Então precisa conhecer o Dootax Repositório DFe – a solução criada para armazenamento de NFe, CTe e Manifestação do Destinatário com mais segurança.
Com ela, é possível encontrar facilmente as suas notas fiscais emitidas e recebidas. Além disso, contamos com uma funcionalidade para a recuperação de XML de documentos perdidos.
Confira os principais benefícios do Dootax Repositório DFe:
- Rápida localização. Agilidade para localizar NFe e seus XMLs.
- Integração fácil. Tenha diversos canais integrados para o recebimento de XML.
- Segurança. Controle de permissões de usuários e criptografia de dados.
- Obrigações em dia. Esteja preparado para as exigências do Fisco.
- Suporte humanizado. Múltiplos canais de atendimento e opção 24/7.
Veja no vídeo abaixo como a solução funciona:
A guarda segura de NFes é crucial para cumprir obrigações legais, impulsionar eficiência operacional e extrair insights para a gestão. Optar pelo Dootax Repositório DFe oferece benefícios como segurança robusta, praticidade e escalabilidade, garantindo conformidade e agilidade na gestão de documentos fiscais.
E então, o que acha de começar a armazenar NFe com mais segurança? Entre em contato com a gente e solicite uma demonstração do Dootax Repositório DFe.
