Você quer melhorar o processo de arquivar NFe na sua empresa? Essa é uma rotina pode trazer vários desafios para o setor fiscal: dificuldade para encontrar documentos importantes, perda de tempo com o monitoramento manual de notas fiscais, armazenamento de documentos em locais diferentes, entre outros.
Como consequência desses problemas, surge dificuldade para ficar em dia com obrigações fiscais. Afinal, todas atividades precisam ter um bom desempenho para minimizar os riscos da empresa.
Está preparado para resolver essas complicações de uma vez por todas? Neste artigo vamos mostrar a melhor forma de arquivar NFe e apresentar a solução mais segura para o armazenamento dos documentos fiscais. Confira!
A importância de arquivar NFe de forma segura
Quando falamos sobre armazenar NFe, estamos nos referindo ao arquivo XML – que é gerado durante a emissão da nota fiscal e tem como função registrar todos os detalhes da transação.
Por ser um processo que todas empresas devem realizar, muitos gestores nunca param para pensar sobre a importância de arquivar NFe com segurança e eficiência. Mas o que não faltam são boas razões:
Questões legais
Armazenar corretamente os documentos fiscais permite que sua empresa cumpra as obrigações legais relacionadas ao armazenamento da documentação fiscal pelo prazo mínimo previsto na legislação. Por outro lado, as organizações que não armazenam corretamente essas informações podem sofrer penalidades legais.
O prazo para o arquivamento dos documentos fiscais é de 5 anos (mais o ano corrente). Isso ocorre porque é o período necessário para que o governo possa cobrar por tributos não lançados. Sem os documentos em mãos, torna-se difícil para o contribuinte provar sua adimplência.
Além disso, arquivar NFe com segurança também é uma forma de resolver questões de cobranças e dívidas com fornecedores, prestadores de serviços, clientes ou quaisquer outras pessoas (físicas ou jurídicas).
Eficiência produtiva
Ao criar processos inteligentes para armazenar e gerenciar os documentos fiscais eletrônicos, toda a equipe fiscal consegue executar suas atividades do dia a dia com mais produtividade. Em vez de perder horas de trabalho apenas procurando notas fiscais, os profissionais podem focar em outras tarefas mais importantes.
Auxílio na gestão
Os documentos fiscais são repletos de informações úteis para a gestão empresarial. Quando você emite uma nota fiscal eletrônica, possui um documento com vários dados relevantes para atualizar os controles internos e gerar análises valiosas de informações, não é? Quando estão bem armazenados, os documentos fiscais podem ser explorados para a extração de dados.
Evitar penalidades
A perda de documentos fiscais pode expor a empresa a autuações – gerando multas pelo descumprimento da obrigação acessória, que podem ultrapassar o limite de R$ 1.000,00 por documento perdido.
Benefícios de arquivar NFe na nuvem
A tecnologia é a grande resposta quando falamos de arquivar NFe com eficiência. A possibilidade de armazenar esses documentos na nuvem é perfeita para quem deseja mais proteção e praticidade.
Veja só quais são os maiores benefícios de optar pelas soluções de armazenamento de NFe na nuvem:
- Agilidade no gerenciamento. Com os documentos fiscais armazenados na nuvem é possível acessá-los de qualquer dispositivo conectado à internet. Assim, sua empresa ganha agilidade na hora de localizar NFe e seus XMLs.
- Integração com vários canais. Uma boa solução para arquivar NFe na nuvem permite a integração com diversos canais para o recebimento de XML.
- Segurança. Na nuvem, você garante armazenamento confiável de todos os documentos fiscais.
- Obrigações em dia. Com todas essas facilidades, sua empresa fica preparada para as exigências do Fisco e alcança o compliance.
Dootax Repositório DFe: a solução ideal para arquivar NFe
Você quer arquivar NFe, CTe e fazer a Manifestação do Destinatário com mais segurança? Então o Dootax Repositório DFe é a solução ideal.
Além do ótimo custo-benefício, a ferramenta conta com mecanismos avançados de segurança de dados, como criptografia de dados em repouso, Single Sign-On e múltiplo fator de autenticação.
Com ela, você armazena seus documentos fiscais emitidos e recebidos de forma organizada. E tem mais: nossa solução conta com a funcionalidade de recuperação de XMLs de documentos fiscais perdidos.
Veja só os principais benefícios que você pode garantir:
- Rapidez. Agilidade para localizar NFEs e seus XMLs.
- Integração. Integração com diversos canais para o recebimento do XML.
- Segurança. Armazenamento seguro de todos os documentos fiscais.
- Monitoramento. Acompanhe automaticamente notas emitidas contra seu CNPJ.
Agora que já descobriu a melhor solução para arquivar NFe, o que acha de conhecer os benefícios do Dootax Repositório DFe na prática? Solicite uma demonstração.
