Nota Fiscal: o que é e para que serve?

Documentar todas as operações que acontecem nas empresas é extremamente importante, não somente para trazer segurança para os clientes e manter os registros de estoque e caixa, mas também para atender à legislação e formalizar as transações comerciais, sejam elas de venda de produtos ou de prestação de serviços. 

É nesse contexto que existe a nota fiscal, que é o instrumento legal utilizado para documentar todas as operações com mercadorias ou prestação de serviços. Assim, para desmistificar todos os desdobramentos da nota fiscal, este artigo detalha todas suas informações, tipos e características. Continue a leitura e confira tudo sobre esse documento tão importante no dia a dia das empresas.

1. Quais são os tipos de notas fiscais?

Existem quatro tipos de notas fiscais recorrentes no dia a dia do mundo corporativo. Todos esses documentos têm a mesma finalidade, que é a formalização de vendas e prestação de serviço, porém, cada um deles atende a uma necessidade diferente.

1.1 Nota Fiscal eletrônica (NF-e) – Modelo 55

A NF-e é um documento fiscal com validade jurídica emitido para formalizar a circulação de mercadorias. Sua emissão é eletrônica e ocorre por meio da assinatura digital do emissor com certificado digital. 

Por sua vez, para emitir a nota fiscal eletrônica, é necessário ter cadastro da empresa junto ao estado que ela está localizada, bem como é preciso ter a inscrição estadual neste mesmo estado. 

Nesse sentido, todas as operações que envolvam a saída de mercadorias devem ser acobertadas por uma nota fiscal eletrônica, por exemplo:

• Venda de mercadorias;
• Transferência de mercadoria para revenda;
• Devolução de mercadorias;
• Venda de ativo imobilizado;
• Remessa de amostra grátis;
• Remessa em consignação;
• Remessa em bonificação, doação ou brinde;
• Remessa de comodato;
• Remessa para depósito fechado ou armazém geral;
• Remessa de mercadoria ou bem para exposição ou feira;
• Entre outros.

1.2 Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviços eletrônica ainda não é utilizada por todos os 5.568 municípios do Brasil. Apesar disso, sua emissão por meios eletrônicos é um projeto criado em 2016 pela Receita Federal do Brasil e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais.

Basicamente, a nota fiscal de serviços formaliza a contratação de prestadores de serviço. Assim, todas as contratações de prestadores de serviços devem ser formalizadas pela emissão de uma nota fiscal de serviço, seja eletrônica ou não.

Por sua vez, para a emissão é preciso que o prestador tenha a inscrição municipal no município onde tem domicílio tributário. A seguir, analise alguns tipos de serviços prestados que exigem a emissão da nota fiscal de serviço:

• Decoração e jardinagem, do corte e poda de árvores;
• Instalação dos andaimes, palcos, coberturas e outras estruturas;
• Demolição;
• Execução dos serviços de escoramento, contenção de encostas e congêneres;
• Limpeza e dragagem;
• Licenciamento ou cessão de direito de uso de programas de computação;
• Assessoria e consultoria em informática;
• Serviços de pesquisas e desenvolvimento de qualquer natureza;
• Serviços de engenharia, agronomia, agrimensura, arquitetura, geologia, urbanismo, paisagismo e congêneres;
• Acompanhamento e fiscalização da execução de obras de engenharia, arquitetura e urbanismo;
• Instrução, treinamento, orientação pedagógica e educacional, avaliação de conhecimentos de qualquer natureza;
• Agenciamento, organização, promoção, intermediação e execução de programas de turismo, passeios, viagens, excursões, hospedagens e congêneres;
• Escolta, inclusive de veículos e cargas;
• Vigilância, segurança ou monitoramento de bens, pessoas e semoventes;
• Recreação e animação, inclusive em festas e eventos de qualquer natureza;
• Administração de fundos quaisquer, de consórcio, de cartão de crédito ou débito e congêneres, de carteira de clientes, de cheques pré-datados e congêneres;
• Agenciamento de publicidade e propaganda, inclusive o agenciamento de veiculação por quaisquer meios;
• Serviços de transporte de natureza municipal;
• Datilografia, digitação, estenografia, expediente, secretaria em geral, resposta audível, redação, edição, interpretação, revisão, tradução, apoio e infraestrutura administrativa;
• Leilão;
• Serviços de museologia;
• Serviços de biblioteconomia;
• Etc.

1.3 Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e) – Modelo 65

A nota fiscal de consumidor eletrônica formaliza as operações realizadas entre empresa e consumidor final. Assim como a nota fiscal eletrônica, ela é emitida via assinatura digital por meio de certificado digital do emissor. 

Ela será emitida em operações que ocorrem dentro do mesmo estado, logo, nas operações internas e sem gerar direito de crédito de ICMS ao adquirente. A NFC-e substitui a nota fiscal de venda ao consumidor e substitui o cupom fiscal emitido por ECF, então só será utilizada na venda ao consumidor final.

1.4 Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) – Modelo 1B

Já a nota fiscal avulsa é uma nota fiscal eletrônica com validade jurídica emitida para formalização de negócios, em que o remetente não tem inscrição estadual ou não faz operações comerciais com circulação de mercadorias de forma recorrente. 

Sua emissão é realizada pela Secretaria de Fazenda do Estado, sendo que a forma de emissão da nota fiscal avulsa dependerá do Sefaz. Assim, poderá ser emitida de forma eletrônica com chave de acesso, ou de forma digital, diretamente pelo site da secretaria de fazenda. 

Isso ocorre porque cada UF tem autonomia para determinar os trâmites fiscais, podendo, inclusive, não ter este tipo de documento fiscal. Por isso é importante consultar seu estado e, assim, verificar se existe a possibilidade de emissão de uma nota fiscal avulsa e quais são os procedimentos que devem ser seguidos.

Importante não esquecer também que esse tipo de nota fiscal será informado de uma forma particular no SPED ICMS, no bloco C100. Além disso, existe uma exceção para a forma de escriturar as notas fiscais avulsas, conforme detalhado no Manual do SPED ICMS em sua página 63:

Exceção 7: 

Escrituração de documentos emitidos por terceiros: os casos de escrituração de documentos fiscais, inclusive NF-e e NFC-e, emitidos por terceiros, como o consórcio constituído nos termos do disposto nos artigos 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976) e das NF-e “avulsas” emitidas pelas UF (séries 890 a 899) devem ser informados como emissão de terceiros, com o código de situação do documento igual a “08 – Documento Fiscal emitido com base em Regime Especial ou Norma Específica”.

2. Quais são as diferenças entre os modelos Tradicional X Eletrônico? 

Com toda a implementação da tecnologia e a digitalização dos processos tributários e contábeis por meio do Projeto SPED, a emissão das notas fiscais passou por uma grande transformação. 

Nesse contexto, a nota fiscal eletrônica veio para substituir a nota fiscal manual modelo 1. Atualmente, não existem mais notas fiscais de comercialização emitidas de forma manual, visto que todas as empresas que estão obrigadas à emissão desse documento devem fazer a emissão da nota fiscal eletrônica.

Para certificar a emissão da nota por meio eletrônico, é só acessar o site da Secretaria do Estado e efetuar a consulta pelo tipo de CNAE. 

Também é importante verificar a obrigatoriedade de envio do arquivo SPED, visto que quem está obrigado ao envio do SPED também estará obrigado à emissão da nota fiscal eletrônica.

2.1 Quais são as vantagens do modelo eletrônico? 

Muitos são os benefícios da emissão da nota fiscal por meio eletrônico, como:

• Emissão com validade jurídica – assinatura digital;
• Certificado digital;
• Consulta NF-e por meio do Site Nacional da Nota fiscal Eletrônica;
• Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
• Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
• Rapidez no acesso às informações.

2.2 Quem deve emitir nota fiscal eletrônica? 

Atualmente, em relação à circulação de mercadorias, todas as empresas do Brasil estão obrigadas à emissão de nota fiscal eletrônica para formalizar suas operações comerciais. 

Contudo, em relação à nota fiscal de serviço, nem todos os municípios aderiram ao modelo eletrônico, como já mencionado. Apesar disso, com o novo projeto da NFS-e, que traz uma padronização em âmbito nacional para todos os municípios do Brasil, espera-se que num futuro muito próximo a NFS-e seja uma realidade em todo o país.

3. Pontos fundamentais antes de emitir a Nota Fiscal Eletrônica 

Antes da emissão da nota fiscal eletrônica, é preciso saber sua situação. Para isso, algumas perguntas devem ser feitas:

• Tenho inscrição Estadual no estado onde minha empresa está localizada?
• Tenho obrigatoriedade de emissão de nota fiscal eletrônica?
• Pratico com recorrência operações de circulação de mercadorias?
• Tenho certificado digital?
• Qual tipo de operação acoberta minha atividade?
• Meu cliente é uma pessoa física ou jurídica?
• Qual tipo de nota fiscal cabe nessa operação? NF-e ou NFC-e?
• Tenho acesso a um sistema, seja gratuito ou pago, para emissão da nota fiscal eletrônica?
• Essa operação tem tributos que devo destacar na nota fiscal eletrônica?

4. Quais são os dados do emissor que não podem faltar em uma nota fiscal de serviço ou de mercadoria? 

Essa pergunta deve ser feita antes de emitir a nota fiscal, seja para prestar um serviço ou para circular com uma mercadoria. Assim, os itens fundamentais são:

• Dados cadastrais completos do contratante ou comprador: razão social ou nome completo, endereço, inscrição estadual e inscrição municipal, CNPJ.
• Dados da mercadoria: NCM e descrição, nos casos de NF-e.
• Código de serviço conforme Lei Complementar 116/2003, nos casos de NFs.

5. Como automatizar a emissão da Nota Fiscal Eletrônica? 

A automatização da emissão de nota fiscal eletrônica auxilia a empresa não somente na emissão de fato, mas em todo o gerenciamento e controle dos documentos fiscais. 

Para dar início ao processo de automatização, é preciso seguir alguns passos importantes, como:

• Buscar um sistema que promova a emissão e o gerenciamento desse processo.
• Identificar quais são os tipos de documentos eletrônicos, como NF-e, NFC-e, CT-e.
• Verificar se o cadastro/autorização de emissão de notas fiscais eletrônicas no estado de domicílio tributário foi realizado de forma correta.
• Adquirir um certificado digital de uma certificadora de confiança e que esteja adequado às necessidades da empresa.

Observar esses fatores é essencial para o sucesso da automatização da emissão das notas fiscais. Assim, após feito, esse processo trará inúmeros benefícios, pois reduz as falhas manuais, proporciona grande aumento de competitividade, garante o cumprimento da legislação vigente, bem como adequa as obrigações a novos layouts.

6. Como emitir nota fiscal MEI de prestação de serviço? 

O MEI (Microempreendedor Individual) deverá emitir nota fiscal de prestação de serviços quando o contratante for uma empresa. O primeiro passo é verificar junto ao município quais são os trâmites para ter a inscrição municipal, pois a abertura do MEI não emite automaticamente a inscrição junto ao município. 

Dessa forma, após a criação da sua inscrição, o microempreendedor deverá solicitar acesso ao site da prefeitura para a emissão dos documentos fiscais. Cada prefeitura tem seus processos para emitir a inscrição municipal e uma forma de emissão de notas, por isso é necessário consultar a secretaria de finanças de seu município.

7. Como emitir nota fiscal sendo pessoa física (CPF)? 

Conforme mencionado anteriormente, a emissão da nota fiscal avulsa (NFA) é o modo que a pessoa física poderá emitir uma nota fiscal. Porém, é preciso pedir autorização junto à Secretaria de Fazenda de seu Estado. Inclusive, esse é um serviço gratuito que a SEFAZ oferece. 

O primeiro passo é verificar se a Secretaria de Fazenda de seu Estado oferece a emissão de NFA. Uma vez permitida, deverá efetuar o credenciamento no site da Sefaz, informando dados completos e incluir as informações dos produtos, como descrição e NCM. É importante saber também que a NFA tem algumas limitações, por exemplo, permite somente o cadastro de 10 mercadorias por NFA.

Outro ponto de observação é que o CNPJ presente na Chave de Acesso da NF-e é o da Sefaz, e a NFA que for emitida de forma eletrônica pode ser consultada nos Portais Nacional e Estadual da Sefaz.

8. Como emitir 2ª via de Nota Fiscal eletrônica? 

É possível solicitar a segunda via das notas fiscais eletrônicas por meio dos seguintes procedimentos:

• Efetuando uma solicitação para o emissor do documento fiscal;
• Informando o e-mail nas compras: normalmente é enviado para o e-mail uma cópia da NFe ou o arquivo XML. Assim, quando efetuar compras, sempre solicite o envio da nota por e-mail também para sempre ficar com uma via do documento fiscal;
• Ter o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) com o número da chave de acesso da nota fiscal eletrônica, e consultar no site do estado onde foi emitido ou pelo portal nacional da NF-e.

9. Afinal, qual a importância de emitir NF?

A importância da emissão da nota fiscal não está somente no cumprimento da obrigação legal, comprovando a legalidade das operações realizadas pela empresa, mas também é importante para a empresa ter maior controle de seus processos, incluindo, por exemplo, os recebimentos financeiros relativos à nota fiscal, melhorando seu fluxo de caixa e aumentando a confiabilidade por parte dos clientes.

Conclui-se, assim, que a formalização dos negócios realizados passa pela emissão de documentos fiscais eletrônicos, que demandam atenção a cada detalhe, principalmente ao tipo de documento adequado à operação que está sendo realizada. 

Por isso, fique atento ao analisar essas operações e quais documentos serão necessários para que o documento fiscal seja emitido de forma correta.

Sobre a autora:

Camila Oliveira

Autora certificada Vamos Escrever. Bacharel em contabilidade e pós-graduada em Controladoria e Gestão de Tributos. Possui mais de 14 anos de experiência na área tributária em todas as rotinas fiscais de análises e apurações de tributos diretos e indiretos. Também é professora de Contabilidade Introdutória, Comercial e Tributária. Apaixonada por animais e motociclista.

Dootax

A Dootax nasceu para descomplicar rotinas fiscais com tecnologia, trazendo agilidade, redução de custos de segurança.