DANFE e nota fiscal: entenda as diferenças

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Você sabe quais são as diferenças entre NF e DANFE? Neste artigo você vai entender melhor todos os detalhes de cada um desses documentos fiscais.

Você sabe qual a diferença entre DANFE e NF? A nota fiscal é um documento presente no cotidiano de empresas e dos consumidores, seja pessoa física ou jurídica. Em geral, é utilizada para acobertar a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços, sendo que sua existência digital permite que a administração tributária acompanhe em tempo real as operações realizadas.

Em um amplo conceito, a nota fiscal, além de possuir fins fiscais e tributários, ao contar com o auxílio de sistemas e plataformas, contribui para a gestão dos negócios. Assim, a partir dos dados extraídos dos documentos fiscais, é possível identificar o padrão de consumo de clientes, seja em relação ao volume de produtos e/ou serviços ou à condição de pagamento, disponibilizando controles e informações necessárias para o departamento contábil, compras e demais setores da empresa. 

Por outro lado, enquanto a nota fiscal é de existência digital, o DANFE é a representação gráfica, ou seja, a versão impressa do documento. Pontuando essa diferença, este artigo traz mais detalhes sobre a nota fiscal eletrônica, o DANFE e aspectos gerais dos documentos. Continue a leitura e confira!

1. O que é a NF-e?

Conforme adiantado, a nota fiscal eletrônica armazena informações sobre a operação realizada, seja de venda, devolução, remessa, transferência, entre outros.

Para realizar sua emissão, o contribuinte deve possuir o credenciamento na secretaria estadual de domicílio e ter um certificado digital válido para a assinatura eletrônica, com a qual é comprovada a autenticidade e a validade jurídica do documento.

Assim, considerando o cotidiano dos contribuintes, ao efetuar uma venda, o estabelecimento deve emitir a nota fiscal para acobertar a transação comercial. Além disso, conforme determinado na legislação e no regime tributário da empresa, o estabelecimento deve realizar as apurações, o recolhimento de tributos e apresentar as obrigações acessórias necessárias.

Nesse sentido, o documento fiscal ampara as transações comerciais e possui fins fiscais e tributários, sendo os dados disponibilizados para as secretarias da fazenda, que, por sua vez, conseguem realizar o cruzamento de informações e auditorias.

2. O que é o DANFE?

Já o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica) é a representação gráfica da nota fiscal eletrônica. Assim, é a versão impressa que acompanha o trânsito das mercadorias, serviços ou operações realizadas.

O documento segue um padrão definido no manual de orientação e, dessa maneira, conta com dados do emitente, destinatário, produtos ou serviços, classificação fiscal, alíquotas, valor unitário e total, dados do transportador e informações complementares necessárias para a operação, sejam elas relacionadas à legislação ou à transação realizada.

Em geral, a versão impressa é utilizada para a conferência física das mercadorias, inclusive na expedição ou recebimento dos produtos, agilizando os procedimentos de controle e conferências.

DANFE

3. Como esses documentos se relacionam entre si e qual é a importância deles?

Como dito anteriormente, a nota fiscal eletrônica é a versão eletrônica enquanto o DANFE é a versão impressa do documento fiscal. Nesse sentido, o DANFE acompanha o trânsito das mercadorias e/ou serviços, sendo responsabilidade do destinatário comprovar a autenticidade do documento para fins de escrituração fiscal.

Além disso, a versão impressa pode ser utilizada para a conferência de mercadorias e para o apoio na escrituração fiscal e contábil do documento. Posto isso, vale ressaltar que, observando o que está previsto na legislação relacionada à guarda dos documentos fiscais, o arquivo digital XML (que é gerado a partir da emissão da nota fiscal eletrônica) deve ser armazenado pelo prazo de 5 anos.

Já em relação à obrigatoriedade de armazenamento do DANFE, deve-se observar os casos em que houver alguma recusa no documento ou, ainda, em situações em que o destinatário não seja contribuinte credenciado à emissão da nota fiscal e/ou não tenha condições de receber o arquivo digital.

Assim, manter a regularidade dos documentos fiscais traz segurança para as transações comerciais da empresa, além de confiabilidade em relatórios gerenciais com as devidas informações desses documentos, seja a fim de acompanhar o fluxo de caixa, compra ou venda de produtos, aquisições de serviços ou negociações com clientes e/ou fornecedores.

4. Como fazer uma consulta online?

Para realizar a consulta da nota fiscal eletrônica, é só acessar o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica e os sites específicos das secretarias da fazenda do estado, no ambiente para consulta pública. No entanto, desde 7 de julho 2020, a legislação trouxe algumas alterações para o acesso, que estão transcritas no Ajuste Sinief 16/2018: 

 §§ 5º e 6º à cláusula décima quinta:

“§ 5º A disponibilização completa dos campos exibidos na consulta de que trata o caput desta cláusula será por meio de acesso restrito e vinculada à relação do consulente com a operação descrita na NF-e consultada, nos termos do MOC.

§ 6º A relação do consulente com a operação descrita na NF-e consultada a que se refere o § 5º desta cláusula deve ser identificada por meio de certificado digital ou de acesso identificado do consulente ao portal da administração tributária da unidade federada correspondente ou ao ambiente nacional disponibilizado pela RFB.”;

Assim, para realizar a consulta completa do documento no portal, é necessário possuir o certificado digital e ser um dos envolvidos na operação. Ainda, cabe esclarecer que, ao consultar as informações completas do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, será disponibilizado um espelho dos dados contidos no documento fiscal. 

Por sua vez, para gerar o formato DANFE, é necessário utilizar outras ferramentas disponíveis no mercado e converter o arquivo eletrônico ou digital para essa versão.

Diante de todo o exposto, cabe destacar a importância de organizar os documentos fiscais eletrônicos, seja para agilizar os processos internos ou para garantir a segurança e a confiabilidade das informações, além do atendimento à legislação e às obrigações vigentes.

Sobre a autora:

Liliane Teixeira

Autora certificada Vamos Escrever, bacharel em Ciências Contábeis e pós-graduada em Controladoria e Gestão de Tributos. É contadora no setor de comércio e varejo, atuando em rotinas fiscais há mais de 10 anos, com vivência nas práticas do departamento pessoal e contábil. É apaixonada por aprender e está sempre em busca de novos conhecimentos.

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