Como é feito o controle de vencimento de certidões na sua empresa? Em muitas organizações, esse processo não recebe a devida atenção. Porém, estamos falando de um monitoramento importante para que a empresa evite riscos – como uma pendência não identificada ou a impossibilidade de realizar operações que demandam uma certidão negativa.
As dificuldades no controle de vencimento de certidões ficam ainda mais complexas quando uma empresa precisa emitir e controlar certidões manualmente. Estamos falando de um processo repetitivo e que demanda um tempo valioso do seu departamento fiscal e tributário.
Mas como aumentar a eficiência no controle de vencimento de certidões? Confira logo a seguir!
Importância de manter as certidões negativas em dia
As certidões negativas são documentos que comprovam que não existem pendências em nome de uma pessoa física ou jurídica, certo? Elas são emitidas por diferentes órgãos do governo e possuem uma data de validade. Após isso, é preciso que seja emitida uma nova certidão.
Ou seja, o controle de vencimento de certidões garante que os documentos da sua empresa estejam sempre dentro da data de validade. Com isso, sua organização fica segura de que tudo está de acordo com a lei.
Mais do que isso, manter as certidões negativas em dia permite que a empresa lide com as diferentes situações que podem exigir a apresentação de uma certidão. Veja só algumas delas:
- Abrir um novo negócio;
- Auditorias;
- Licitações e concorrências públicas;
- Empréstimos e financiamentos;
- Regularização de espólios;
- Saída do país;
- Transações com imóveis e veículos;
- Ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais.
Riscos de não ter um bom controle de vencimento de certidões
O controle de vencimento de certidões garante que a empresa sempre tenha em mãos os documentos que serão necessários nas suas operações. Afinal, quando isso não acontece, a empresa pode não ter tempo hábil para atualizar o documento – sofrendo prejuízos ou perdendo oportunidades.
Na prática, não se atentar à validade das certidões negativas pode causar transtornos como:
- Perda de oportunidades de negócios e licitações;
- Dificuldade em obter empréstimos e financiamentos;
- Problemas com auditorias;
- Complicações com relações comerciais internacionais;
- Danos à reputação da empresa perante agentes externos.
Planilha ou software: qual é a melhor para o controle de vencimento de certidões?
Ao longo dos anos, muitas organizações começaram a fazer o controle de vencimento de certidões usando planilhas. Nesses documentos é possível inserir todas as certidões negativas e suas datas de validade.
Porém, temos que considerar que todo esse controle deve ser feito manualmente e está suscetível a erros humanos. Além disso, pode demandar um grande tempo fazer o controle de dezenas de certidões.
Veja só alguns dos riscos em fazer o controle de vencimento de certidões usando planilhas:
Risco de informações equivocadas
Todas as informações que constam em uma planilha devem ser inseridas manualmente, certo? Isso abre margem para dados desatualizados, informações perdidas ou alterações acidentais.
Ausência de medidas de segurança
Uma planilha não possui medidas de segurança para evitar que os dados sejam extraviados ou corrompidos. Por conta disso, todo o controle de certidões corre o risco de ser comprometido.
Falta de integração
Por sua natureza, as planilhas são documentos independentes. Eles não se conectam a qualquer outro software que você usa. Ou seja, toda a gestão de dados deve ser feita manualmente – demandando mais tempo e esforços da equipe.
Lentidão na realização dos processos
Conforme aumenta a quantidade de informações armazenadas nas planilhas, o tempo para atualizar o controle de vencimento de certidões se torna maior. Isso acontece porque as planilhas:
- Não preenchem informações automaticamente, obrigando os funcionários a gastar mais tempo na entrada de dados;
- São difíceis ou impossíveis de integrar com outros sistemas;
- Não são escaláveis. À medida que aumenta a complexidade e a variedade de tarefas em nossas planilhas, mais trabalho elas exigem para mantê-las atualizadas.
Os softwares de automação surgiram justamente para mitigar esses riscos. Em vez de inserir todos os dados manualmente, é possível manter um controle automático sobre o vencimento de todas as certidões. Mais do que isso, é possível gerenciar e emitir CND com facilidade e eficiência.
Otimize a gestão de certidões na sua empresa
Vimos neste artigo toda a importância de gerenciar corretamente as certidões da sua empresa. Na comparação entre as planilhas e um software, a tecnologia de automação pode trazer resultados mais vantajosos para o seu negócio – gerando ganhos de tempo e recursos.
Quer aprender mais sobre como gerenciar as certidões negativas automaticamente? Aprenda neste artigo!
