Entenda como emitir os 5 principais tipos de certidões negativas para empresas

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Este artigo apresenta os 5 tipos de Certidões Negativas de Débitos mais comuns e necessárias para as empresas em geral. Continue a leitura e confira!

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Você sabe como emitir os 5 principais tipos de certidões negativas para empresas? As Certidões Negativas de Débitos (CND) são documentos expedidos pelos órgãos públicos das 3 instâncias (Municipal; Estadual e Federal) para atestar que determinado CNPJ está livre de quaisquer pendências, seja nas áreas cível, criminal, trabalhista, previdenciária ou tributária.

De maneira geral, no dia a dia das operações das empresas, as CNDs garantem que elas estejam em dia com suas obrigações, permitindo:

  • Participar de licitações ou assinar contratos com o governo;
  • Solicitar empréstimos e financiamentos em instituições financeiras;
  • Ser homologado como fornecedor para alguns clientes;
  • Demonstrar sua situação em alguma ação judicial;
  • Captar recursos de investidores;
  • Abrir capital na bolsa de valores;
  • Receber incentivos fiscais, entre outras situações.

Ou seja, por meio da emissão das certidões negativas de débitos, as empresas podem aproveitar de imediato as diversas oportunidades que surgirem, sem perder tempo tentando se regularizar.

Existem vários tipos de certidões negativas de empresa, cada uma com uma finalidade específica e, logicamente, cada uma exige um prazo e uma forma para serem emitidas. É comum as CNDs serem emitidas na mesma hora, de forma gratuita pela internet, apenas inserindo o CNPJ da empresa. Mas, dependendo da certidão, outros documentos podem ser exigidos, sendo solicitados de maneira presencial ou, ainda, ter algum custo pela sua emissão.

Tipos de certidões negativas

1. Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União

Emitida pela Receita Federal, essa certidão mostra que as empresas não possuem pendências federais em relação a tributos como:

  • Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
  • Programa de Integração Social/Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/PASEP);
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
  • Imposto de Importação (II);
  • Simples Nacional, entre outros tributos federais.

Em casos de ausência de pagamento dos tributos federais, não há um prazo determinado para que as empresas sejam inscritas na Dívida Ativa e impedidas de emitir essa CND. 

De qualquer forma, após a regularização dos débitos, a Receita tem um prazo de até 5 dias para atualizar a empresa quanto à situação das suas pendências. Essa CND federal possui uma vigência de 180 dias.

Para consultar essa certidão, acesse aqui.

2. Certificado de regularidade do FGTS

É uma certidão de débitos trabalhistas emitida pela Caixa Econômica Federal, que atesta que a empresa está recolhendo devidamente as contribuições de FGTS de seus funcionários. 

Essa CND possui a validade de 30 dias e pode ser emitida novamente após o 21º dia da expedição anterior.

Para consultar essa certidão, acesse aqui.

3. Certidão Negativa de Débito Estadual

Em relação ao devido recolhimento dos tributos estaduais e à entrega das obrigações acessórias, essa CND pode ser expedida para as empresas que possuem Inscrição Estadual e/ou são contribuintes do ICMS. Assim, atesta que essas empresas não possuem débitos fiscais perante as Secretarias Estaduais da Fazenda.

Dessa forma, a seguir confira as plataformas para a emissão da CND de cada estado:

4. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

Emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho, essa certidão atesta que a empresa não possui nenhuma pendência na Justiça do Trabalho. As informações sobre essa certidão são alimentadas pelos Tribunais Regionais do Trabalho e consolidadas no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas.

Não necessariamente essa CND se refere a pendências relativas a valores a pagar, mas sim quaisquer obrigações da área trabalhista, acordos trabalhistas não cumpridos, termos de ajuste de conduta não cumpridos e outras decisões. Essa certidão possui validade de 180 dias.

Para consultar essa certidão, acesse aqui.

Tipos de certidões negativas

5. Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários

Essa é uma certidão negativa de débitos emitida pelos municípios e trata sobre a devida arrecadação dos seus tributos. 

Em relação ao quesito Mobiliário, a certidão atesta a inexistência de pendências fiscais sobre o ISS (Imposto sobre Serviço) ou outras taxas relativas à prestação de serviço. E sobre a parte Imobiliária, refere-se à presença de débitos ao IPTU (Imposto sobre Propriedade Predial e Territorial Urbano).

É importante alertar que não são todos os municípios que oferecem a emissão dessa certidão via internet, fazendo-se necessário o comparecimento presencial à Prefeitura. Assim, antes de se dirigir à Prefeitura, recomenda-se acessar o site/portal da Prefeitura e procurar alguma seção sobre a emissão da CND.

As informações presentes nessa certidão são consolidadas pelo Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM), que se refere aos contribuintes que prestam algum tipo de serviço no município. E a validade da CND Municipal é de 180 dias.

6. Licitação e Certidões Negativas

Com as CNDs em mãos, as empresas estão aptas a aproveitar as inúmeras oportunidades que podem surgir. Uma delas é a participação em editais de concorrências públicas ou licitações, em que as empresas conseguem vender seus produtos e serviços diretamente para o estado.

Dentre os inúmeros documentos exigidos, como documentos sobre a natureza jurídica, informações econômico-financeiras e de qualificação técnica, incluem-se também os diversos tipos de Certidões Negativas de Débitos de todas as esferas públicas.

É comum os órgãos públicos aceitarem também Certidões Positivas de Débitos com Efeitos Negativos (CPD-EN) em processos licitatórios. Essa certidão atesta que existe o débito, mas que ele está suspenso por algum motivo. Por exemplo, que a dívida foi parcelada e os pagamentos estão em dia, ou que os bens da empresa estão sob garantia da justiça.

7. Importância de manter as certidões em dia

Além dos tipos de certidões negativas de débitos descritas acima, existem inúmeras outras para os mais diversos fins, seja para segmentos de mercado ou para algum tipo de operação em específico. 

Por exemplo, certidões negativas de imposto de renda, situação eleitoral, antecedentes criminais, sobre propriedade de veículos e imóveis, certidões da área rural, ambiental, entre outras.

De qualquer forma, manter as certidões negativas atualizadas é um compromisso que as empresas assumem com suas obrigações que, por sua vez, reflete no mercado em geral, fornecedores, órgãos públicos, colaboradores e todos que se beneficiam em criar um ecossistema de boas práticas.

Além de se manterem competitivas mantendo os diferentes tipos de certidões negativas em dia, recomenda-se que as CNDs sejam atualizadas mensalmente, mesmo que algumas certidões tenham uma validade de até 180 dias. Isso contribui para que as empresas tenham tempo hábil para agir caso aconteça algum imprevisto e para que a CND continue válida por bastante tempo.

Sobre o autor:

Igor Britto

Autor certificado Vamos Escrever. Formado em Ciências Contábeis e em Administração. Área fiscal, contábil, e financeira são seus principais campos de interesse, sem deixar de lado o empreendedorismo e a gestão de processos. Valoriza as oportunidades e os momentos com as pessoas.

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