Você já imaginou como seria gerenciar as certidões negativas de empresa automaticamente? Em vez de consultar e monitorar esses documentos manualmente, é possível centralizar todas essas informações em um sistema que realiza consultas automáticas.
Parece incrível, não é? Atualmente, é possível automatizar inúmeras rotinas empresariais para obter ganhos de produtividade. E com a consulta das certidões negativas isso não é diferente. Se você deseja melhorar o desempenho do departamento fiscal, a resposta está no uso das ferramentas adequadas.
Neste artigo, vamos entender como você pode gerenciar as certidões negativas de empresa de forma automática. Confira!
Importância das certidões negativas de empresa
As certidões negativas de débito têm a finalidade de atestar a boa conduta legal e a inexistência de pendências de aspectos civil, tributário, fiscal, trabalhista, dentre outros. Na prática, a certidão negativa é uma forma que as empresas possuem para mostrar a outras instituições que estão seguindo todas as suas obrigações legais.
Não é por acaso que as certidões negativas de empresa são exigidas em diversas situações:
- Abrir um novo negócio;
- Auditorias;
- Licitações e concorrências públicas;
- Empréstimos e financiamentos;
- Transações com imóveis e veículos;
- Regularização de espólios;
- Saída do país;
- Ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais.
Além de todas essas funções externas, as certidões negativas também servem como uma forma de controle interno. Solicitar a emissão desse documento nos diferentes órgãos é uma forma eficiente de checar se você não deixou nada passar em meio a tantos impostos, documentos e declarações.
Principais certidões que uma empresa precisa tirar
Você já parou para pensar na quantidade de certidões negativas que existem? Esse é um documento usado por órgãos federais, estaduais e municipais – sendo que cada um deles é utilizado com uma finalidade específica. Ou seja, cada órgão pode emitir documentos atestando a inexistência de débitos com finalidades diferentes.
Veja alguns dos principais tipos certidões negativas de empresa:
- Ministério da Fazenda. Certidão que atesta se o contribuinte está devendo impostos federais ou não. A certidão negativa de débito tributário para CPF e CNPJ pode ser obtida no site da Receita Federal.
- Secretárias da Fazenda. Trata-se da certidão negativa referente a débitos tributários estaduais – servindo para atestar a regularidade da situação tributária estadual e municipal.
- Justiça do trabalho. Certidão que atesta a regularidade da empresa em relação a processos trabalhistas
- FGTS. Atesta que a empresa não possui pendências em relação ao recolhimento adequado dos direitos dos trabalhadores.
- Tributos imobiliários. Atesta que os tributos relacionados aos imóveis foram recolhidos corretamente – como o IPTU e a taxa de coleta de lixo.
- Execuções fiscais. Comprova a ausência de dívidas tributárias junto aos órgãos – podendo ser emitida no período de 10 anos, 20 anos ou mais.
- Falência e concordata. Atesta a ausência de pedido de inabilidade financeira por parte das empresas – sendo um documento exigido nos processos licitatórios.
Importância de gerenciar as certidões negativas de empresa
São muitas as certidões negativas de empresa para controlar, não é? Apesar de ser possível fazer a emissão de grande parte desses documentos pela internet, cada um deles exige o preenchimento de diversas informações sobre a pessoa jurídica ou pessoa física.
Além disso, ter um controle eficiente de certidões negativas de débitos é crucial para qualquer empresa. Esse controle permite que a organização comprove sua regularidade fiscal, o que é frequentemente exigido em diversos contextos, como participação em licitações, obtenção de financiamentos e realização de contratos.
Justamente por isso, dar atenção para o gerenciamento das certidões negativas de débito se mostra essencial. Ao criar um processo eficiente, você consegue evitar diversos problemas que podem fazer parte do dia a dia no setor fiscal:
- Necessidade de acessar diversos sites para consultar certidões da sua empresa e de terceiros;
- Desperdício de muitas horas organizando as certidões negativas;
- Perda de oportunidades de negócios ou licitações por não estar com as CNDs em dia;
- Falta de conhecimento sobre o surgimento de certidões positivas.
Benefícios de automatizar o gerenciamento das certidões negativas
A melhor forma de gerenciar as certidões negativas de empresa é usando uma tecnologia de automação. Esses sistemas eliminam a necessidade de intervenção humana na realização de atividades baseadas em rotinas manuais e repetitivas – como consultar e tirar as certidões negativas.
Ou seja, em vez de acessar diversos sites e preencher todos os dados automaticamente, diversas vezes por mês, você pode delegar essa tarefa para um software fiscal que faça isso por você. Com isso, sua empresa obtém vários benefícios:
- Otimize seu trabalho;
- Reduza horas extras;
- Não perca mais nenhum prazo;
- Consulte todas as CNDs em um só lugar;
- Trabalhe com menos burocracia.
Conheça o Dootax Gestão de Certidões
E aí, está pronto para gerenciar as certidões negativas de empresa automaticamente?
Com o Dootax Gestão de Certidões, você gerencia todas as certidões negativas da sua empresa, como Certidão Negativa de Débitos Estadual, de Regularidade do FGTS, Certidões Nada Consta e outras de forma automática e centralizada.
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