Tudo sobre documentos de arrecadação: para que servem e como emitir?

Os documentos de arrecadação são peças fundamentais para o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias para as empresas. É por meio deles que é feito o recolhimento de tributos para o financiamento das atividades governamentais e o funcionamento adequado dos serviços públicos.

No entanto, muitas organizações ainda possuem dúvidas sobre o que são esses documentos, como são utilizados e como emiti-los corretamente. Afinal, são estamos falando de documentos em formatos diferentes nas esferas federal, estadual e municipal.

Neste artigo, vamos abordar tudo o que você precisa saber sobre os documentos de arrecadação, desde sua finalidade até o processo para emissão. Confira!

O que são os documentos de arrecadação?

Os documentos de arrecadação são instrumentos utilizados para o recolhimento de tributos e outras receitas pelos órgãos governamentais. Eles podem ser emitidos pelo próprio contribuinte ou pelos órgãos responsáveis pela arrecadação – podendo ter características diferentes de acordo com a esfera governamental.

Esses documentos de arrecadação possuem informações sobre o valor a ser pago, o código do tributo ou da receita, dados do contribuinte, data de vencimento, entre outras informações relevantes.

Quais tributos são recolhidos pelos documentos de arrecadação?

Existem vários impostos, contribuições e taxas que podem ser recolhidos pelos documentos de arrecadação. Vamos analisar os principais de acordo com a esfera governamental:

Tributos municipais

Os principais impostos e tributos recolhidos através de documentos de arrecadação municipal podem variar de acordo com o município e suas legislações específicas. Veja só quais são os mais comuns:

1. IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano). O IPTU é um imposto incidente sobre a propriedade de imóveis urbanos. Ele é calculado com base no valor venal do imóvel e é recolhido anualmente pelos proprietários.
2. ISS (Imposto Sobre Serviços). O ISS é um imposto que incide sobre a prestação de serviços. Ele deve ser recolhido pelas empresas e profissionais autônomos que exercem atividades sujeitas a esse imposto. A alíquota e a lista de serviços tributáveis podem variar de acordo com a legislação municipal.
3. ITBI (Imposto sobre Transmissão de Bens Imóveis). O ITBI é um imposto incidente sobre a transferência de propriedade de imóveis. Ele é devido quando ocorre a compra e venda, doação, herança ou qualquer outra forma de transferência de imóveis. A alíquota do ITBI também varia de acordo com o município.
4. Taxas municipais. Além dos impostos, os municípios também podem cobrar taxas pela prestação de serviços específicos ou pelo exercício do poder de polícia. Alguns exemplos comuns são taxas de coleta de lixo, taxa de licença para funcionamento de estabelecimentos comerciais, taxa de expediente, entre outras.

Tributos estaduais

Confira quais são os principais impostos e outros tributos que são recolhidos através do documento de arrecadação estadual no Brasil:

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA);
• Imposto sobre a Transmissão “Causa Mortis” (ITCD);
• Taxa de Renovação do Licenciamento Anual de Veículos (TRLAV);
• Taxa de incêndio;
• Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE);
• Outras taxas de competência estadual;
• Multas de competência estadual;

Tributos federais

Por meio do Documento de Arrecadação de Receitas Federais é realizado o recolhimento de diversos tributos federais comuns para as empresas brasileiras:

• IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física);
• IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica);
• PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
• IOF (Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguros).

DARF: o documento para arrecadação federal

Entre os documentos de arrecadação, o DARF ganha destaque como o principal desses documentos na esfera federa. O DARF é um documento instituído pelo Ministério da Fazenda e pela Receita Federal para o recolhimento dos tributos embutidos nas operações realizadas pelos contribuintes – podendo ser utilizado tanto por pessoas jurídicas quanto físicas.

Existem dois tipos de DARF que estão em vigor no Brasil, desde 1º de abril de 1997: DARF Simples e DARF Comum. Confira quais são as diferenças entre esses modelos:

• DARF Simples: modelo que era utilizado pelas empresas que pagavam os seus tributos unificados em uma única guia – que incluía IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, COFINS, IPI, ICMS e ISS. Entretanto, em 2011, foi instituído o Simples Nacional pela Lei Complementar de número 123, e esse tipo de DARF caiu em desuso, pois foi substituído pelo Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
• DARF Comum: modelo que continua em uso até hoje e é o principal documento para arrecadação de tributos pelas empresas. É disponibilizado um modelo da DARF no site da Receita Federal para que as empresas possam realizar o recolhimento adequado dos seus tributos – incluindo a possibilidade de informar o valor principal devido e o da multa, em caso de atraso.

Como fazer a emissão do DARF?

É possível fazer a emissão do DARF de forma eletrônica, com um software da própria Receita Federal, chamado Sicalc. Dessa forma, as guias emitidas após o prazo do vencimento para o pagamento do tributo já são calculadas com multa e juros.

Para o preenchimento, é necessário fornecer as seguintes informações:

• Identificação do contribuinte;
• Período de apuração;
• Número do CNPJ;
• Código de pagamento, de acordo com tabela disponibilizada no site da Receita;
• Número de referência, que é vinculado a algum evento específico com a Receita;
• Data de vencimento do pagamento;
• Valor principal a ser pago;
• Multa e juros, quando houver;
• Valor total pago.

Com relação ao DARF IRPF, vale lembrar que, desde 2020, todos os DARFs para pagamento do imposto de renda podem ser emitidos pelo próprio programa IRPF instalado no computador, na opção: Declaração > Imprimir > Darf.

DARF vencido, multas e juros

Mesmo sabendo o que é DARF e conhecendo a data de pagamento dos tributos, nenhuma empresa está livre de imprevistos que resultam no atraso do recolhimento, não é mesmo? A boa notícia é que é muito simples regularizar a situação nesses casos.

Basta emitir uma nova guia no site (SicalcWeb) ou pelo programa da Receita Federal (Sicalc) e informar o valor a ser pago a título de juros e multas. O valor a ser calculado é de 0,33% de multa ao dia (limitado a 20%) e Selic acumulada para os juros.

Vale ressaltar também que, com o uso de uma solução de RPA fiscal, é possível evitar os problemas de atrasos e erros no recolhimento de tributos, como você vai descobrir mais adiante.

Documentos de arrecadação para cada estado

Cada UF possui competência para regular o recolhimento de tributos por meio de documentos de arrecadação dentro do seu território. Por essa razão, pode haver uma variação dos tributos que podem ser recolhidos e na forma como isso é feito.

Cada UF chama o Documento de Arrecadação Estadual de uma maneira diferente: DAE, DARE, DAR, DUA, entre outras. Confira na tabela a seguir quais são os nomes utilizados por cada um dos estados brasileiros e o link para mais informações:

Importância de emitir os documentos de arrecadação em dia

Emitir os documentos de arrecadação em dia e efetuar o pagamento dos impostos e tributos dentro do prazo estabelecido é de extrema importância por várias razões:

1. Cumprimento das obrigações legais. O pagamento dos tributos é uma obrigação legal imposta pelos governos federal, estadual e municipal. O não cumprimento dessas obrigações pode levar a consequências legais, como multas, juros, cobranças administrativas e até mesmo ações judiciais.
2. Evitar penalidades e encargos adicionais. Quando os documentos de arrecadação não são emitidos e pagos dentro do prazo, são aplicados juros e multas sobre o valor devido. Esses encargos adicionais podem aumentar consideravelmente o montante a ser pago.
3. Manutenção da regularidade fiscal. O pagamento dos impostos e tributos dentro do prazo contribui para a manutenção do compliance fiscal. Por outro lado, a falta de regularidade fiscal pode trazer diversas consequências negativas, como restrições para participar de licitações, obter financiamentos, realizar transações imobiliárias e até mesmo obter certidões negativas.
4. Imagem e reputação. Manter uma boa reputação e imagem perante os órgãos governamentais é importante para empresas. O cumprimento das obrigações tributárias demonstra responsabilidade e compromisso com as leis, o que pode ser valorizado por parceiros de negócios, clientes e instituições financeiras.

Benefícios de emitir documentos de arrecadação automaticamente

Acabamos de ver como é importante fazer a emissão correta dos documentos de arrecadação, certo? Entretanto, o processo para emitir esses documentos requer bastante tempo – principalmente considerando o volume de operações que as empresas podem ter.

Além disso, a emissão manual está suscetível a erros humanos que podem acarretar na incidência de multas, juros e outras penalidades. Isso sem falar da complexidade de lidar com documentos de diferentes estados e municípios.

A boa notícia é que existe uma forma de emitir e pagar as guias tributárias com rapidez: automatizando o processo. Atualmente, existem soluções digitais que realizam todo o processo automaticamente, sem que seja necessário um esforço humano.

Veja quais são os principais benefícios da automação da emissão de documentos de arrecadação:

Agilidade na emissão

Ao automatizar o processo de emissão dos documentos de arrecadação, você emite centenas de guias em segundos – sem intervenção humana e sem precisar preencher nenhum formulário.

Pagamento descomplicado

Um sistema inteligente pode enviar as guias diretamente ao banco ou para o seu ERP. E você ainda pode acessar os relatórios a qualquer hora.

Redução de erros humanos

Chega de multas! Nunca mais pague guias em duplicidade, com atraso ou com valores errados. Afinal, as rotinas de emissão e arrecadação ficarão nas mãos de uma tecnologia precisa e eficiente.

Aumento de produtividade

Um colaborador administrativo gasta 3h/dia com tarefas repetitivas. Ao usar a automação de guia tributária, você pode alocar as pessoas para funções mais estratégicas e deixar os robôs com o trabalho braçal.

Fim dos caminhões parados em barreiras fiscais

Sua empresa já teve caminhões parados em barreiras fiscais por conta de erros relacionados à emissão e pagamento de guias tributárias?

Guias com erros ou ausentes podem fazer com que caminhões fiquem parados em postos fiscais, atrasando a entrega das mercadorias e gerando prejuízo. Com a automação do processo, você pode garantir a fluidez da sua logística. Os documentos sempre são emitidos automaticamente e os caminhões partem da organização com as exigências legais cumpridas.

Dootax Pagamento de Tributos: automatize a emissão de documentos de arrecadação

Você quer poupar tempo e aumentar a eficiência na emissão e pagamento dos documentos de arrecadação? Com o Dootax Pagamento de Tributos você realiza o recolhimento de forma ágil, confiável e 100% automática. Trata-se de um software de RPA que faz a emissão e o pagamento das suas guias tributárias de modo automático, oferecendo segurança para o seu negócio.

Ao emitir uma guia manual, o profissional leva 5 minutos. Já com a solução da Dootax, é possível emitir 1.000 guias em apenas 5 segundos.

Veja os problemas que você pode eliminar com a automação:

• Processos lentos e que desperdiçam dinheiro;
• Erros operacionais que prejudicam o negócio;
• Pagamento de juros, multas ou guias duplicadas;
• Prejuízo com caminhões parados em barreira fiscal.

Benefícios do Dootax Pagamento de Tributos

• Automação de ponta a ponta, desde a emissão até o pagamento, conforme suas necessidades;
• Grande diversidade de tipos de documentos de arrecadação;
• Fluxo simplificado e padronizado independentemente do tipo de tributo;
• Notificações customizáveis;
• Integração com os principais ERPs e sistemas fiscais;
• Múltiplos meios de pagamento automático;
• Workflow de aprovação de pagamento parametrizável.

Quer saber como o Dootax Pagamento de Tributos funciona?

São apenas três passos para automatizar a emissão e pagamento dos seus documentos de arrecadação:

1. Integrações. O usuário envia os arquivos JSON ou o XML da NFe/CTe para a Dootax. Esse envio pode ser feito através de sFTP, de API ou em um upload manual.
2. RPA Fiscal. A ferramenta acessa os sites responsáveis pela emissão de cada guia e realiza o preenchimento de formulários e informações de maneira automática.
3. Pagamento. A Dootax então realiza a integração com qualquer banco através de arquivos CNABs para transmissão ou para o ERP do cliente.

Em resumo, os documentos de arrecadação são essenciais para o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias das empresas. Emiti-los corretamente e dentro do prazo é crucial para evitar penalidades e manter a regularidade fiscal. A automação do processo de emissão traz agilidade e redução de erros, sendo o Dootax Pagamento de Tributos uma solução confiável para essa tarefa.

Está preparado para automatizar a emissão e pagamento dos documentos de arrecadação? Entre em contato conosco e aproveite os benefícios do Dootax Pagamento de Tributos!

Alessandra Muniz