Manter as certidões em dia é extremamente importante, seja da empresa ou mesmo da pessoa física. Isso porque é através da emissão da certidão que se assegura que tudo está em dia.
Em relação às certidões das empresas, existem tanto as certidões de pagamentos, que revelam as obrigações principais, quanto as obrigações acessórias.
Dessa forma, este artigo traz detalhes sobre a Certidão de Regularidade do FGTS (CRF), que diz respeito ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço ou, como também conhecida, Certidão Negativa de Débitos da Previdência Social.
1. O que é a Certidão de Regularidade do FGTS?
A Certidão de Regularidade do FGTS (CRF), também conhecida como Certidão Negativa FGTS, é uma espécie de extrato emitido pela Caixa Econômica Federal (CEF). Ele atesta a conformidade legal das empresas com relação às obrigações legais vinculadas aos aspectos financeiros e cadastrais do FGTS e do colaborador.
Por exemplo, esse documento pode ser utilizado para atestar que todos os pagamentos estão sendo realizados pela empresa em nome do colaborador.
2. O que é estar em regularidade com o FGTS?
Para entender o que é estar em regularidade com o FGTS, é preciso inicialmente compreender como funciona este direito do trabalhador.
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é um direito do colaborador que trabalha registrado. Ele serve como um respaldo financeiro para quando o colaborador é demitido sem justa causa. Nesse caso, a pessoa pode realizar o saque no final do contrato.
Apesar disso, existem outras situações em que o colaborador pode solicitar seu FGTS, como nas aquisições imobiliárias ou para o abatimento do saldo das parcelas mensais de seu financiamento imobiliário.
Por sua vez, para que o colaborador tenha esse direito garantido, as empresas são obrigadas a realizar um depósito mensal no percentual de 8% do salário. Esse recolhimento deve ser efetuado todos os meses para a conta da seguridade social do colaborador, que é estritamente destinada para o FGTS na Caixa Econômica Federal.
3. Como funciona o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)?
O certificado de regularidade do FGTS é um documento muito importante tanto para empresa quanto para o colaborador. Assim, a empresa deve emitir esse certificado em algumas situações, como:
- Participação em licitações em todas as esferas da união;
- Solicitação de empréstimos ou financiamentos em instituições financeiras;
- Apresentação para alterações em contrato social ou estatutos empresariais, ou qualquer ato que altere a estrutura societária da empresa;
- Alteração de domicílio tributário, seja de forma nacional ou fora do Brasil.
Ao emitir a certidão, comprova-se que a empresa está agindo em conformidade com a legislação. Dessa forma, o colaborador estará seguro de que todos os seus depósitos de FGTS estão sendo realizados pela empresa.
4. Como emitir a certidão de regularidade do FGTS?
Atualmente é possível solicitar a CND FGTS de forma digital, realizando a consulta de forma online para conferir qual é a situação da empresa em relação às obrigações do FGTS.
Para a emissão de CRF, ou Certidão de Regularidade Fiscal do FGTS, é preciso acessar o site da Caixa, no menu “Consulta Regularidade do Empregador”. Então, é só colocar o CNPJ da empresa que deseja consultar e o estado onde a empresa está domiciliada. Após adicionar essas informações, será apresentada a regularidade ou não da empresa.
Ressalta-se, ainda, que é importante manter a Certidão de Regularidade do FGTS atualizada, pois sua validade é de 30 dias.
5. Por que não consigo emitir o Certificado FGTS?
Quando não for possível realizar a emissão da Certidão de Regularidade do FGTS, significa que a empresa tem algum tipo de pendência, que pode ser a falta de recolhimento ou a ausência de informações cadastrais do colaborador.
Caso essa situação ocorra, é preciso se dirigir até uma agência da Caixa Econômica Federal, verificar o motivo da pendência, apresentar os comprovantes de pagamentos (se for o caso), e então esses documentos serão analisados para compreender qual problema houve no sistema do FGTS.
6. Tipos de pendências que impedem a emissão da Certidão de Regularidade do FGTS
Uma vez que a certidão FGTS não pode ser emitida de forma online, deve-se entender o motivo e a origem da pendência que está causando esse impedimento. A seguir, analise algumas situações:
- Débitos na esfera administrativa: nessa situação, existem débitos, mas eles ainda não estão inscritos em dívida ativa. Para sanar esse tipo de pendência, é preciso realizar os recolhimentos que estão em aberto, através das guias:
- GRF: Guia de recolhimento do FGTS;
- GRRF: Guia de recolhimento rescisório do FGTS;
- GRDE: Guia de regularização de débitos do FGTS.
- Débito inscrito em dívida ativa: nessa situação, os débitos da empresa já foram inscritos em dívida ativa junto à Procuradoria da Fazenda Nacional.
- Débitos ajuizados: as pendências oriundas de débitos ajuizados, além de estarem inscritas em dívida ativa, também já foi realizada a proposta de ação de execução fiscal.
- Pendências cadastrais: também existem algumas situações que impedem a emissão da Certidão de Regularidade do FGTS que não se referem a débitos, mas sim divergências de parâmetros e enquadramentos. Em algumas situações, é preciso fazer a manutenção dos dados cadastrais do colaborador e do empregador.
7. Como emitir Certificado de Regularidade do FGTS MEI?
O MEI (Microempreendedor Individual), quando tem um colaborador, deve efetuar o recolhimento mensal do FGTS. Nesses casos, para a emissão da Certidão de Regularidade do FGTS, ele deve acessar a página de Consulta de Regularidade do Empregador ou se dirigir a uma CEF (Caixa Econômica Federal) com seu Certificado de MEI, Cartão CNPJ, documentos pessoais e comprovante de endereço.
Diante de todas as informações abordadas, percebe-se que a Certidão de Regularidade do FGTS é um documento importante para a empresa e para o colaborador, pois resguarda o direito do colaborador e mantém a situação da empresa regular.
Também é importante não esquecer de manter o controle da data de emissão das certidões de regularidade, pois elas vencem a cada 30 dias. Assim, mantendo sempre os recolhimentos em dia e com todas as informações cadastrais corretas, não haverá problemas para emitir a Certidão de Regularidade do FGTS.
O que achou de saber mais sobre a certidão negativa FGTS? Se quiser saber como centralizar o controle do certificado de regularidade do FGTS e outros tipos de certidões, leia nosso artigo: Como consultar CND automaticamente?
Sobre a autora:
Camila Oliveira
Autora certificada Vamos Escrever. Bacharel em contabilidade e pós-graduada em Controladoria e Gestão de Tributos. Possui mais de 14 anos de experiência na área tributária em todas as rotinas fiscais de análises e apurações de tributos diretos e indiretos. Também é professora de Contabilidade Introdutória, Comercial e Tributária. Apaixonada por animais e motociclista.
A Dootax nasceu para descomplicar rotinas fiscais com tecnologia, trazendo agilidade, redução de custos de segurança.
