Você já ouviu falar do arquivo XML de nota fiscal? Ele é um documento eletrônico que carrega informações importantes para a contabilidade de uma empresa.
Quando uma empresa emite uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), é o arquivo com final XML que realmente é importante para o Fisco.
Alguns contribuintes acabam se desorganizando ou, até mesmo, perdendo esses arquivos. Quando isso acontece, podem ocorrer graves problemas contábeis e fiscais.
Diante da importância do arquivo XML de nota fiscal, traremos neste artigo tudo que você precisa saber sobre o que é, para que serve e como gerenciar os arquivos XML. Confira abaixo!
O que é o arquivo XML de nota fiscal?
Com o surgimento das notas fiscais eletrônicas, surgiu também o arquivo XML. A sigla vem de “Extensible Markup Language”, e é um formato de arquivo responsável por criar documentos com dados organizados.
O arquivo em formato XML permite a leitura tanto por softwares como por humanos. Ele contém todas as informações obrigatórias do documento fiscal, incluindo detalhes sobre a transação comercial, como:
- Dados do emitente e destinatário;
- Descrição dos produtos ou serviços;
- Valores;
- Impostos;
- Outras informações.
No Brasil, o XML da nota fiscal é padronizado e, por isso, pode ser utilizado em todo o território nacional com segurança.
Em alguns casos, quando você faz uma compra online, a empresa envia a NF-e por e-mail com a extensão “.xml”. Nesse caso, é preciso baixar o arquivo e convertê-lo em PDF para conseguir visualizar as informações.
Para que serve o arquivo XML?
Procurando otimizar a emissão de notas fiscais e fugir das notas de papel, a NF-e com arquivo XML permite maior agilidade ao automatizar a emissão de notas fiscais.
Como mostramos anteriormente, o arquivo XML de nota fiscal, carrega informações importantes sobre a transação. Por esse motivo, ele é o documento principal para a fiscalização dos órgãos do governo.
Assim, além de ser importante para a fiscalização das transações de compra e venda no Brasil, o XML de nota fiscal permite facilitar a emissão de notas, transferência e abertura do documento.
O arquivo ainda pode ser enviado para o cliente por meio do e-mail ou em alguma área específica do site onde o cliente realizou a compra.
O arquivo XML de nota fiscal serve então para armazenar detalhes importantes relacionados a transação. Ele dará para o negócio informações como valores, impostos que são cruciais para a contabilidade de uma empresa.
Quando não há um software de gerenciamento eficiente na empresa, os contribuintes ficam expostos a situações de risco como perder o arquivo XML de uma transação. Quando isso acontece, há algumas consequências.
Consequências de perder o XML de nota fiscal
Perder o XML pode significar alguns problemas para sua empresa. Quando documentos fiscais são perdidos, a companhia fica exposta a autuações – que podem acarretar multas por descumprimento de obrigações.
Essas multas podem ultrapassar o valor de mil reais para cada documento perdido. Imagine o prejuízo que a sua empresa não está sujeita ao perder o XML de nota fiscal.
Além da aplicação de multas, conforme a Lei 9.964, de 10 de abril de 2000, também poderá ser aplicada a pena de dois a cinco anos de reclusão.
Perdi o arquivo XML. O que fazer?
Apesar de possui consequências graves ao perder o XML, é possível recuperá-lo. Existem duas formas de recuperar o arquivo XML de nota fiscal, veja só:
Manualmente
A Sefaz possui um serviço para consulta da nota fiscal eletrônica, é só acessar o Portal Nacional NF-e. Além da consulta, essa funcionalidade permite que você baixe nota por nota manualmente.
Essa consulta só pode ser feita de maneira individual, ou seja, nota por nota. A consulta manual pelo site é simples, porém demorada.
- Tenha em mãos o certificado da empresa, o DANFE e acesse o site;
- Em seguida, digite a chave de acesso no campo informado — a chave de acesso corresponde ao número de presente na DANFE;
- Digite o código de acesso da imagem do site, para confirmar que não é um robô e;
- Clique no botão download para obter o arquivo XML com validade jurídica (obrigatório o uso do certificado digital da empresa).
Apesar de simples, recuperar as notas manualmente uma por uma demanda tempo e trabalho humano. É essencial para a empresa ter um sistema de gestão que possibilite recuperar as notas mais facilmente e com agilidade.
De maneira automatizada
A recuperação automatizada por ser feita em lote, ou seja, mais de uma nota por vez. Isso porque o sistema de gestão permite baixar mais de uma NF-e por vez.
Fazer a recuperação do XML de nota fiscal por meio de um software de gestão proporcionará a sua empresa ganho de tempo, otimização do trabalho, organização e segurança.
Como armazenar o XML de notas fiscais com segurança
Com as soluções de Documentos Fiscais Eletrônicos da Dootax, é possível armazenar e emitir documentos fiscais com confiabilidade e segurança. Assim, sua empresa não é mais vítima do esquecimento ou desorganização.
O sistema oferecido pela Dootax permite automatizar uma atividade que, como vimos, é trabalhosa e ocupa muito tempo dos funcionários. Ao utilizar esse software de gestão de notas fiscais, armazenar o XML de notas fiscais de forma segura e organizada torna-se mais fácil.
Agora que você já sabe como gerenciar o XML de nota fiscal com segurança, leia sobre as vantagens do armazenamento de NFe na nuvem.
