O uso de um sistema de gestão de documentos fiscais é, cada vez mais, um fator indispensável para a produtividade no departamento fiscal. Com tantas informações sendo geradas e processadas todos os dias, a tecnologia se transformou na grande aliada dos gestores.
Não é por acaso que começaram a surgir diversas ofertas de sistema de gestão de documentos fiscais no mercado. Neste momento, surge a dúvida: como encontrar a solução com o melhor custo-benefício?
Neste artigo veremos quais são os fatores que você deve considerar na sua decisão. Confira logo a seguir!
A importância do gerenciamento dos documentos fiscais
As empresas brasileiras possuem diversas obrigações contábeis e fiscais para cumprir, certo? Estamos falando da emissão de documentos fiscais, entrega de demonstrações contábeis, recolhimento de impostos e muito mais.
Porém, as organizações também são obrigadas a armazenar os documentos pelo prazo mínimo previsto na legislação – que, geralmente, é de 5 anos, mas pode variar conforme os diferentes documentos. Ou seja, uma boa gestão desses documentos faz toda a diferença para evitar quaisquer penalidades legais.
Mais do que isso, os documentos fiscais contribuem diretamente com os controles internos de uma empresa. São muitas as informações que podem ser exploradas para levar a insights com potencial estratégico.
Mas como aumentar a eficiência no gerenciamento dessas informações? A resposta está no sistema de gestão de documentos fiscais.
Essa tecnologia explora o armazenamento na nuvem para que todos os dados fiquem salvos com segurança e acessíveis para as pessoas autorizadas. Trata-se de uma forma de poupar tempo e eliminar riscos na administração desses documentos tão importantes.
Benefícios de um sistema de gestão de documentos fiscais
Agora que você já sabe qual a solução para guardar seus documentos fiscais de forma eficaz, chegou a hora de descobrir as principais vantagens de uma solução fiscal para arquivar DFe. Confira!
Reforço para a segurança
Sua empresa ainda usa documentos impressos, pendrives ou HDs externos para arquivar seus documentos fiscais? Esses métodos de armazenamento são suscetíveis a acidentes, extravios e desgaste por tempo – podendo comprometer os dados da organização.
Por outro lado, o uso de um sistema digital para a gestão dos documentos fiscais garante mais segurança. Além de fazer backups constantes, soluções digitais minimizam as chances de perdas de documentos importantes para a sua empresa.
Redução de custos
Usar um sistema de gestão de documentos fiscais também é uma alternativa mais econômica qualquer outro método convencional de armazenagem. Isso pode ser notado de diversas maneiras diferentes:
- Possibilidade de redução do espaço físico utilizado pelo departamento fiscal – sem a necessidade de gavetas e armários para guardar documentos em papel;
- Ao usar uma solução na nuvem, não é preciso arcar com servidores próprios ou grandes capacidades de armazenamento;
- O aumento na eficiência do gerenciamento dos documentos minimiza os riscos fiscais – que podem levar a multas e juros.
Flexibilidade de acessos
Um sistema de gestão de documentos fiscais permite diferentes acessos simultâneos e de qualquer local. Com isso, a empresa facilita a colaboração entre os profissionais e adiciona uma camada extra de segurança – dando acesso às informações somente para pessoas autorizadas.
Como escolher o melhor sistema de gestão de documentos fiscais?
Agora chegamos ao momento da verdade: como escolher o sistema de gestão de documentos fiscais ideal para a sua empresa?
Para tomar essa decisão, é preciso começar com uma avaliação das necessidades do seu negócio. Quantas notas fiscais você emite diariamente? Quais outros documentos fiscais você precisa gerenciar? Quem vai operar o sistema?
A partir disso, você tem condições de analisar os recursos ideais para o desenvolvimento das atividades do seu setor fiscal. Veja só os principais aspectos que não podem ficar de fora da sua avaliação:
Facilidade de uso
É importante buscar um sistema de gestão de documentos fiscais que seja fácil de usar, não exija um longo treinamento e não seja demorado. Afinal, a ideia é justamente simplificar ao máximo esse procedimento e garantir que as operações fluam com agilidade.
Possibilidade de integrações
A possibilidade de integração com outras ferramentas é um diferencial importante para um sistema de gestão de documentos fiscais. Opte por uma solução que tenha integração com os principais ERPs e sistemas fiscais do mercado.
Escalabilidade
A escalabilidade depende do tipo e tamanho do seu negócio. Empresas em crescimento precisam de soluções que cresçam de acordo com suas necessidades. Por isso, é importante certificar-se de que o sistema é escalável e funciona de forma eficiente, independentemente do número de documentos processados diariamente.
Qualidade do suporte
O suporte oferecido pelo fornecedor é essencial para que você consiga extrair todo o valor do sistema de gestão de documentos fiscais. Além disso, um atendimento personalizado pré e pós-venda também deve ser considerado.
Segurança da informação
Por fim, você precisa garantir que os dados sejam armazenados em segurança. Para isso, busque um sistema que realize backups automatizados, tenha múltiplo fator de autenticação e adote a criptografia de dados em repouso.
Dootax Repositório DFe: o sistema com melhor custo-benefício
Você quer armazenar NFe e CTe de forma simples e segura? Então o Dootax Repositório DFe é a ferramenta ideal para a sua empresa. Veja só alguns dos recursos que você pode explorar:
- Armazenamento de NFe, CTe e Manifestação do Destinatário;
- Backups automatizados;
- Criptografia de dados em repouso;
- Suporte com SLA e respostas a demandas de alta prioridade em até 2h;
- Base de conhecimento com conteúdos educativos e treinamentos.
Além disso, sistema de gestão de documentos fiscais da Dootax conta com vários diferenciais:
- Agilidade para localizar NFe e seus XMLs;
- Armazenamento confiável dos documentos fiscais;
- Diversos canais integrados para o recebimento de XML;
- Ferramenta com excelente custo-benefício.
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