Série da NFe: para que serve e como funciona a numeração?

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Série da NFe

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Descubra a importância da série da NFe e como inutilizá-la em caso de erro. Saiba como simplificar seu trabalho com um sistema de emissão de notas fiscais.

Você sabia que a Secretaria da Fazenda define como obrigatória a inserção do campo Série da Nota Fiscal Eletrônica? A série da NFe deve ser sequencial, ou seja, após a nota 1.001.094 será a nota 1.001.095.

A nota deve ser preenchida corretamente, não deve haver erros ou lacunas na série da NFe. Isso acontece porque as notas fiscais são documentos fundamentais para a fiscalização e as séries contribuem para a identificação desse documento.

Se ocorrer algum erro na série da NFe, desde que não seja intencional, será necessário realizar uma espécie de denúncia espontânea à Secretaria da Fazenda, justificando o erro. Dessa forma, inicia-se o processo para inutilizar uma NFe ou uma faixa dela.

Controlar a numeração de série da NFe pode ser algo trabalho. Por isso, é essencial contar com softwares inteligentes que ajudem nesse processo. Neste conteúdo falaremos mais sobre a série da NFe e todas as particularidades. Continue a leitura!

série da NFe

O que é e para que serve a série da NFe?

A série da NFe é uma sequência numérica que vai de 000.001 a 999.999 e faz parte das obrigações fiscais de uma empresa. Ao atingir o limite, a numeração deve ser reiniciada. 

O número de série possibilita identificar o modo de emissão e fazer o controle das saídas. Além disso, em casos de empresas que trabalham com mais de uma série, facilita a identificação do grupo de notas.

Ou seja, a série da NFe serve como controle e identificação. Essa numeração não deve ser definida por conta própria. O número de série é emitido pelo seu sistema de missão de notas fiscais, portanto não deve ser feito manualmente.

Como funciona a numeração?

No caso da Nota Fiscal Eletrônica, o modelo de numeração deve ser o 55, que substitui os antigos modelos “1, 1A e 4”. A série da NFe pode ir de 1 a 999, em determinação da Secretaria da Fazenda.

A numeração da nota fiscal engloba três partes fundamentais: o número correspondente ao modelo da nota, o número da série e o número da nota em questão.

Veja o exemplo abaixo:

  • Uma nota fiscal com a série: 551000203;
  • O modelo da nota é 55;
  • 1 é a série;
  • 000203 é o número da nota.

Em uma nota fiscal, a série carrega informações necessárias para identificação e controle fiscal, como o modelo, o número de série e o número correspondente à nota.

Série da NFe
Foto de Helmut Barroso na Unsplash

O que é a inutilização da série da NFe?

Erros na emissão de notas fiscais podem acontecer, seja por falha técnica ou problemas com o sistema. Nesses casos, o contribuinte acaba realizando uma quebra de sequência na numeração das notas.

Quando isso acontece, a empresa deve partir para a inutilização da série da NFe.

A inutilização da série da NFe, sinaliza para os órgãos de fiscalização que houve um erro no controle da numeração. Ela ainda demonstra que os números informados na sua manifestação não serão utilizados em nenhuma nota fiscal.

Os fatores para inutilização da NFe, são:

  • Ter ocorrido quebra na sequência numérica da NFe;
  • A numeração em questão não ter sido usada em nenhuma outra NFe;
  • O número não ser relativo a NFe cancelada;
  • O número não ser relativo a NFe autorizada;
  • O número não ser relativo a NFe denegada;
  • A quebra na sequência não ser fruto de fraude ou dolo (intencional).

A série da NFe exige muita atenção do contribuinte, para não emitir notas com duplicidade numérica ou que lhe cause algum problema com o Fisco. Manter a atenção na numeração da série manualmente pode ser algo desafiador.

Imagine que você, ou o departamento fiscal da empresa, precise emitir algumas notas fiscais no mês, cada uma com uma série e seguindo uma sequência numérica diferente. Com certeza, se isso for feito de forma manual, em algum momento irá acontecer uma confusão e consequente erro.

Com a quebra na sequência numérica, realizar a inutilização é mais um trabalho para sua equipe. Por isso é necessário contar com um sistema automatizado e integrado, que proporcione menos erros no momento de emissão da nota fiscal e ainda mais facilidade quando precisar realizar o processo de inutilização.

Como fazer a inutilização da série da NFe?

Caso tenha ocorrido um erro na sequência numérica da NFe, você poderá fazer a inutilização do documento. No entanto, deve se atentar para realizar esse procedimento até o décimo dia do mês subsequente.

Por exemplo, se identificou o erro no mês de fevereiro, deve inutilizar a nota até, no máximo, o dia 10 de março.

Para realizar o processo de inutilização da série da NFe, você deve acessar o seu sistema emissor de notas fiscais. Por meio de um sistema automatizado, realizar a inutilização fica mais fácil. No seu sistema de gestão, siga o passo a passo intuitivo para inutilizar a nota fiscal. 

Um exemplo de sistema emissor de notas fiscais para seu negócio é o emissor de DFE da Dootax. Com ele, você consegue emitir todos os documentos fiscais facilmente em um único sistema, incluindo a NFe.

Por meio desse software, é possível se desvencilhar de erros na série da NFe, pois o controle da numeração é feito automaticamente de forma eficiente e segura.

Está preparado para lidar com a série da NFe?

Neste artigo você viu o que é a série da NFe, que consiste em uma numeração para identificação e controle das notas fiscais. Também falamos sobre a inutilização da série da NFe, que deve ser feita quando há um erro na sequência numérica de uma nota. E como esses processos podem ser simplificados com o uso de um sistema de emissão de notas fiscais.

Agora, sugerimos que você confira o conteúdo com 9 razões para utilizar um sistema de nota fiscal. Aproveite a leitura!

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