O processo de arquivar notas fiscais é essencial para qualquer empresa, certo? Em muitas organizações, essa atividade fica nas mãos dos Centros de Serviços Compartilhados (CSC) – que têm como propósito de incentivar áreas diferentes dentro de uma empresa a executar o trabalho de forma alinhada e centralizada.
Entretanto, garantir o arquivamento de notas fiscais com segurança e eficiência pode ser um desafio. Afinal, a movimentação desses documentos fiscais pode ter um volume enorme, dificultando o controle manual.
Neste artigo, você vai descobrir como arquivar notas fiscais do seu CSC com segurança. Confira!
O processo de modernização dos CSCs
Os Centros de Serviços Compartilhados (CSC) são unidades operacionais que reúnem funções de apoio de uma empresa. Com o movimento de transformação digital, essas estruturas continuaram a se desenvolver, adotando novas tecnologias que aumentam a eficiência das operações.
Devido ao sucesso desse modelo, as empresas começaram a expandir o escopo das iniciativas de serviços compartilhados, integrando cada vez mais processos baseados em conhecimento juntamente com processos transacionais. E com a ascensão do Robotic Process Automation (RPA), a tecnologia digital se tornou um pilar central dos CSCs.
Nesse cenário, cada vez mais empresas optam pela construção de CSCs com base na digitalização. A eficiência de processos aprimorada e os custos reduzidos fornecem melhor valor para o negócio e se tornam uma vantagem competitiva no mercado.
Desafios no gerenciamento de documentos fiscais
Acabamos de ver como a adoção da tecnologia contribui diretamente com a eficiência de um CSC. E uma das consequências de não abraçar a transformação digital é o surgimento de alguns desafios no gerenciamento de documentos fiscais emitidos e recebidos:
- Incapacidade de encontrar documentos importantes;
- Monitoramento manual de notas emitidas contra seu CNPJ;
- Armazenamento de notas de entrada e saída em locais diferentes;
- Dificuldade para ficar em dia com obrigações fiscais.
Todas essas são dificuldades que podem trazer inúmeras consequências negativas para uma organização – desde o não cumprimento de obrigações legais até a lentidão na realização de processos internos. E quando pensamos no grande volume de documentos gerados e recebidos por um CSC, o desafio se torna ainda mais complexo.
Importância de arquivar notas fiscais
Por ser um processo que todas empresas devem realizar, muitos gestores nunca param para pensar sobre a importância de arquivar notas fiscais com segurança e eficiência. Mas o que não faltam são boas razões:
- Questões legais. Armazenar corretamente os documentos fiscais permite que sua empresa cumpra as obrigações legais relacionadas ao armazenamento da documentação fiscal pelo prazo mínimo previsto na legislação.
- Eficiência produtiva. Ao criar processos inteligentes para armazenar e gerenciar os documentos fiscais eletrônicos, toda a equipe fiscal consegue executar suas atividades do dia a dia com mais produtividade. Em vez de perder horas de trabalho apenas procurando notas fiscais, os profissionais podem focar em outras tarefas mais importantes.
- Auxílio na gestão. Os documentos fiscais são repletos de informações úteis para a gestão empresarial. Quando estão bem armazenados, os documentos fiscais podem ser explorados para a extração de dados.
- Evitar penalidades. A perda de documentos fiscais pode expor a empresa a autuações – gerando multas pelo descumprimento da obrigação acessória, que podem ultrapassar o limite de R$ 1.000,00 por documento perdido.
- Monitoramento constante. Além de arquivas notas fiscais emitidas pela sua empresa, é fundamental monitorar as notas emitidas contra seu CNPJ. Com isso, sua organização evita ser surpreendida com complicações fiscais.
O papel da tecnologia para arquivar notas fiscais com segurança
A tecnologia é a grande resposta quando falamos de arquivar notas fiscais com segurança e eficiência. A possibilidade de armazenar esses documentos na nuvem é perfeita para quem deseja mais proteção, além da facilidade em localizar arquivos.
Veja só quais são os maiores benefícios de optar pelas soluções de armazenamento de NFe:
- Agilidade no gerenciamento. Com os documentos fiscais armazenados na nuvem é possível acessá-los de qualquer dispositivo conectado à internet. Assim, sua empresa ganha agilidade na hora de localizar NFe e seus XMLs.
- Integração com vários canais. Uma boa solução para arquivar NFe permite a integração com diversos canais para o recebimento de XML.
- Segurança. Um sistema com criptografia para a proteção dos dados possibilita o armazenamento confiável de todos os documentos fiscais do CSC.
- Obrigações em dia. Com todas essas facilidades, sua empresa fica preparada para as exigências do Fisco e alcança o compliance.
Dootax Repositório DFe: a solução ideal para arquivar notas fiscais
Você quer arquivar NFe e CTe com mais segurança e praticidade no CSC? Então o Dootax Repositório DFe é a solução perfeita. Com ele, sua empresa armazena e manifesta os documentos fiscais de forma inteligente e sem complicação.
Veja só os principais benefícios que você pode garantir:
- Rápida localização. Agilidade para localizar NFe e seus XMLs.
- Integração fácil. Tenha diversos canais integrados para o recebimento de XML.
- Segurança. Sistema com criptografia de dados e backups automatizados.
- Experiência do cliente. Suporte com SLA e respostas de alta prioridade em até 2h.
- Obrigações em dia. Esteja preparado para as exigências do Fisco.
Você gostou das dicas para arquivar notas fiscais do seu CSC com segurança? Quer conhecer melhor os recursos do Repositório DFe? Então, visite o site da Dootax!
