Lidar com um grande volume de documentos fiscais é um desafio para qualquer CSC, não é? Por conta disso, a automação fiscal vem se destacando como uma solução para agilizar os processos. E um sistema de certidão negativa pode economizar muitas horas de trabalho.
A eficiência no controle de certidões negativas é de grande importância para uma série de situações – como a participação em licitações e aberturas de negócios. Portanto, faz todo o sentido que exista uma preocupação com o gerenciamento correto dessa documentação.
Neste artigo, vamos entender como um sistema de certidão negativa garante o controle das CNDs do seu CSC em um só lugar. Confira!
O papel do Centro de Serviços Compartilhados (CSC)
Um Centro de Serviços Compartilhados é responsável por centralizar uma variedade de funções de apoio da empresa. Isso pode incluir finanças, contabilidade, transações de RH, serviços de TI, instalações, logística, transações de vendas, entre outras.
Ao implementar Centros de Serviços Compartilhados, as empresas buscam reduzir custos de descentralização, elevar a qualidade dos processos, aumentar a flexibilidade de custos para serviços de suporte e criar um maior grau de flexibilidade estratégica.
Com a transformação digital, o CSC está alcançando um novo patamar. A “Pesquisa Global de Serviços Compartilhados”, realizada pela Deloitte, destacou que tecnologias como cloud, RPA ou ERP foram empregadas por mais de 85% dos entrevistados. Além disso, as empresas de Global Business Services (GBS) se colocam como catalisadoras da transformação tecnológica ao aplicar ações digitais em suas estruturas.
É por isso que devemos falar sobre a incorporação de soluções inteligentes que gerem valor para o CSC – permitindo a redução de custos, ganho de tempo e aumento da eficiência.
Importância da gestão de certidões
Um dos processos que pode ser otimizado no CSC é justamente a gestão de certidões negativas. Esses documentos são fundamentais para assegurar que tudo está de acordo – sejam débitos fiscais, pendências trabalhistas ou regularidade com o INSS. Isso gera agilidade em diversos processos e aumenta a segurança das transações entre organizações brasileiras.
São as várias as situações que podem exigir a apresentação de uma CND:
- Abrir um novo negócio;
- Auditorias;
- Licitações e concorrências públicas;
- Empréstimos e financiamentos;
- Transações com imóveis e veículos;
- Regularização de espólios;
- Saída do país;
- Ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais.
Além disso, a CND pode ser usada como uma forma de controle interno da organização. Solicitar a emissão desse documento nos diferentes órgãos é uma forma eficiente de checar se você não deixou nada passar em meio a tantos impostos, documentos e declarações.
Desafio de gerenciar certidões em um Centro de Serviços Compartilhados (CSC)
A certidão negativa é um documento que pode ser emitido por vários órgãos do governo – cada um com uma finalidade diferente. Ou seja, são várias as consultas que devem ser feitas nas esferas federal, estadual e municipal.
Por isso, gerenciar e consultar Certidão Negativa são rotinas que exigem a atenção do CSC, especialmente quando consideramos o grande volume de documentos. Apesar de ser possível emitir certidão negativa via internet, cada tipo de documento, como certidão estadual, federal e municipal, tem um caminho específico – e exige o preenchimento de diversas informações sobre a pessoa jurídica ou pessoa física.
Isso leva a alguns desafios que podem fazer parte do dia a dia:
- Necessidade de acessar vários sites para consultar certidões da sua empresa e de terceiros;
- Desperdício de muitas horas organizando as certidões;
- Perda de negócios ou licitações por não estar com as certidões negativas de débito em dia;
- Falta de conhecimento sobre o surgimento de certidões positivas.
Motivos para adotar um sistema de certidão negativa
Acabamos de conferir as maiores dificuldades de gerenciar as certidões negativas manualmente, certo? Apesar de ser um processo que pode ser realizado pela internet, ainda estamos falando de uma rotina que exige tempo e esforço da equipe. Basta imaginar o processo de emitir dezenas de certidões ou, então, fazer o monitoramento constante das certidões positivas.
O papel de um sistema de certidão negativa é justamente simplificar esse processo. Trata-se de uma maneira de automatizar a emissão e o gerenciamento de todas certidões da sua empresa – de forma segura e acessível.
Na prática, um software de certidões negativas acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Dessa forma, torna-se possível poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais em outras atividades.
Dootax Gestão de Certidões: o melhor sistema de certidão negativa
Você quer melhorar o desempenho da sua empresa no gerenciamento de certidões negativas? O sistema de certidão negativa Dootax Gestão de Certidões é uma plataforma para gerenciar suas certidões com agilidade e organização. Ele utiliza RPA fiscal para eliminar as tarefas manuais repetitivas.
Veja os principais benefícios do software de controle de certidões negativas da Dootax:
- Produtividade. Aumente a eficiência operacional de sua equipe e não perca mais prazos.
- Centralização. Controle suas certidões e de terceiros em um só lugar. Facilite a comunicação entre departamentos.
- Segurança. Informações protegidas com criptografia de ponta.
- Compliance. Tenha acesso aos relatórios e fique em dia com suas obrigações.
Veja um case de sucesso do sistema de certidão negativa da Dootax na empresa Medicamental:
Dessa forma, com automação fiscal para CSC, é possível obter uma série de vantagens no gerenciamento das certidões negativas de débitos.
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