Compreender o universo fiscal e tributário pode ser um desafio, principalmente ao lidar com assuntos como nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída. Mesmo que essas sejam nomenclaturas cotidianas no mundo dos negócios, a diferença exata entre elas muitas vezes fica confusa.
Pensando nisso, vamos explicar neste artigo detalhadamente o que é cada uma delas, como diferenciá-las e discorrer sobre sua importância. Além disso, abordaremos a relevância de armazenar todas as notas fiscais de modo seguro. Confira!
O que é nota fiscal?
Nota fiscal é um documento fiscal que tem como objetivo registrar qualquer transferência de propriedade ou serviço prestado entre as partes envolvidas em uma transação comercial. Ela serve como comprovante para o destinatário da compra, evidência para o remetente do fornecimento e registro para os órgãos fiscais de que a transação comercial ocorreu.
É importante destacar que existem vários tipos de notas fiscais, e cada uma possui uma finalidade específica, como comprovar a entrada ou saída de produtos, prestação de serviços ou até mesmo devoluções.
O que é a nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada é emitida sempre que uma empresa recebe um produto ou serviço de um fornecedor. Ela é usada não apenas para confirmar o recebimento, como também para calcular o valor dos impostos devidos sobre a aquisição – impactando diretamente o crédito de ICMS.
A nota fiscal de entrada é emitida pelo fornecedor, mas registrada pelo destinatário. Ela desempenha um papel vital na gestão de estoques e na entrada de bens ou serviços de uma organização, além de ser crucial para o cálculo de impostos.
Veja só algumas situações em que ela é usada:
- Devolução de mercadoria: quando o cliente devolve um produto, a empresa emite a nota fiscal de entrada para registrar o retorno.
- Compra de produtos sem NF emitida pelo fornecedor: se o fornecedor não emitir a nota fiscal, é responsabilidade da empresa compradora emitir a nota de entrada.
- Importação de mercadorias: ao adquirir produtos do exterior, a NF-e de entrada é gerada para documentar o desembaraço aduaneiro.
- Produto em exposição: quando a empresa possui um produto exposto em outro lugar, é preciso emitir uma nota fiscal de entrada quando ele retorna à empresa (museu, galeria de arte, feiras).
- Aquisição em leilão: se a empresa adquire um produto por meio de leilão, a empresa emite uma nota fiscal de entrada para registro da operação.
O que é a nota fiscal de saída?
Já a nota fiscal de saída é usada quando existe uma transação na qual um produto ou serviço é vendido, seja para empresas ou para consumidores finais. Ela é emitida pelo remetente da mercadoria para o destinatário e é comumente usada em vendas de produtos ou serviços.
A nota fiscal de saída é fundamental para o cálculo de impostos sobre vendas, gestão de vendas e logística, além de servir como comprovante para o cliente.
Veja alguns exemplos de situações que demandam a emissão de nota fiscal de saída:
- Venda de produtos: quando a empresa vende uma mercadoria para um cliente.
- Transferência entre filiais: se a mercadoria for enviada para outra unidade da mesma empresa.
- Remessa para conserto: quando a empresa envia um produto para reparo.
- Prestação de serviços: em situações de fornecimento de serviços, como consultorias ou manutenções.
- Notas complementares: nos casos em que é necessário fazer ajuste de quantidade de produtos, valores e impostos do documento original, é usada uma nota fiscal de saída complementar.
Quais são as diferenças entre a nota fiscal de entrada e saída?
Embora ambas sejam notas fiscais, a principal diferença entre a nota fiscal de entrada e a nota fiscal de saída reside nas transações em que são usadas. Enquanto a nota de entrada é usada nas operações de compra, a de saída é usada nas operações de venda.
Veja só um resumo das diferenças entre a nota fiscal de entrada e saída:
| Critério | Nota Fiscal de Entrada | Nota Fiscal de Saída |
| Finalidade | Registro de recebimento de bens/serviços | Registro de saída de bens/serviços |
| Quem emite? | Comprador ou destinatário | Vendedor ou prestador de serviços |
| Impacto tributário | Crédito de impostos (como ICMS) | Débito de impostos (ICMS, IPI etc.) |
| Momentos comuns de uso | Devolução, importação, recebimento sem NF | Venda, remessa, prestação de serviços |
É importante ressaltar que ambas devem ser armazenadas por pelo menos 5 anos, de acordo com a legislação fiscal brasileira. Também é importante considerar que a SOX sugere o arquivamento dos documentos fiscais pelo período de 7 anos para garantir o compliance.
Como emitir uma nota fiscal?
Agora que já entendemos as características das notas fiscais de entrada e saída, vamos compreender o processo básico de emissão de notas fiscais:
- Escolha do tipo de nota fiscal: Na plataforma ou sistema usado para emissão, selecione se a nota é de entrada ou saída.
- Cadastro do emitente e destinatário: Insira os dados completos das partes envolvidas (CNPJ, endereço, inscrição estadual).
- Detalhamento do produto ou serviço: Informe descrição, quantidade, unidade, valor unitário e total.
- Códigos fiscais: Insira o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) correto para o tipo de operação.
- Cálculo dos impostos: O sistema normalmente calcula automaticamente os tributos como ICMS, IPI e ISS.
- Validação e assinatura digital: Verifique as informações e assine digitalmente a NF para garantir validade jurídica.
- Envio para a SEFAZ: Transmita o arquivo XML para a Secretaria da Fazenda para validação.
- Impressão do DANFE: Emita o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) para acompanhar a mercadoria.
Armazenamento seguro e na nuvem
Em um mundo cada vez mais digital, é crucial armazenar essas notas fiscais de maneira segura e confiável. O armazenamento em nuvem oferece uma solução prática e eficiente para esse propósito. Com a digitalização de notas fiscais, empresas e indivíduos podem facilmente armazenar, acessar e recuperar uma infinidade de notas fiscais com apenas alguns cliques.
Além disso, o armazenamento em nuvem permite um acesso fácil e contínuo a notas fiscais, além de oferecer benefícios como economia de custos, eficiência operacional e controle aprimorado de documentos.
De olho nas notas fiscais de entrada
É fundamental ressaltar a importância do monitoramento das notas fiscais de entrada para a prevenção de problemas com notas frias.
Notas frias são documentos fiscais falsos utilizados para simular compras que não aconteceram, o que pode gerar problemas financeiros e legais para o negócio. Portanto, realizar o controle minucioso e constante dessas notas é uma medida crucial para verificar a procedência dos documentos e garantir a veracidade das operações registradas.
Este acompanhamento ajuda as empresas a se precaverem contra práticas de fraude e evitarem possíveis inconvenientes com a fiscalização e litígios judiciais. E a boa notícia é que ele pode ser feito facilmente por meio de uma solução fiscal de armazenamento de documentos fiscais, como o Dootax Repositório DFe.
Conclusão
Entender a diferença entre a nota fiscal de entrada e saída é fundamental para a gestão fiscal adequada de um negócio. Ambos os documentos têm seus papéis únicos na documentação e cálculo de impostos das transações comerciais.
Portanto, para garantir a conformidade fiscal total, as empresas devem manter um registro adequado de todas as notas fiscais de entrada e saída. E o armazenamento em nuvem apresenta-se como uma excelente ferramenta para essa tarefa, proporcionando segurança, praticidade e eficiência.
Agora que você já conhece as diferenças entre nota fiscal de entrada e de saída, continue a visita em nosso blog e descubra como organizar notas fiscais com segurança.
