Compreender o universo fiscal e tributário pode ser um desafio, principalmente ao lidar com assuntos como nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída. Mesmo que essas sejam nomenclaturas cotidianas no mundo dos negócios, a diferença exata entre elas muitas vezes fica confusa.
Pensando nisso, vamos explicar neste post detalhadamente o que é cada uma delas, como diferenciá-las e discorrer sobre sua importância. Além disso, abordaremos a relevância de armazenar todas as notas fiscais de modo seguro. Confira!
O que é nota fiscal?
Nota fiscal é um documento fiscal que tem como objetivo registrar qualquer transferência de propriedade ou serviço prestado entre as partes envolvidas em uma transação comercial. Serve como comprovante para o destinatário da compra, evidência para o remetente do fornecimento e registro para os órgãos fiscais de que a transação comercial ocorreu.
Nota fiscal de entrada
A nota fiscal de entrada é emitida sempre que uma empresa recebe um produto ou serviço de um fornecedor. Ela é usada não apenas para confirmar o recebimento, como também para calcular o valor dos impostos devidos sobre a aquisição.
A nota fiscal de entrada é emitida pelo fornecedor, mas registrada pelo destinatário. Ela desempenha um papel vital na gestão de estoques e na entrada de bens ou serviços de uma organização, além de ser crucial para o cálculo de impostos.
Nota fiscal de saída
Já a nota fiscal de saída é usada quando existe uma transação onde um produto ou serviço é vendido, seja para empresas ou para consumidores finais. É emitida pelo remetente da mercadoria para o destinatário e é comumente usada em vendas de produtos ou serviços.
A nota fiscal de saída é fundamental para o cálculo de impostos sobre vendas, gestão de vendas e logística, além de servir como comprovante para o cliente.
Quais são as diferenças?
Embora ambas sejam notas fiscais, a principal diferença entre a nota fiscal de entrada e a nota fiscal de saída reside nas transações em que são usadas. Enquanto a nota de entrada é usada nas operações de compra, a de saída é usada nas operações de venda.
Importante ressaltar que ambas devem ser armazenadas por pelo menos 5 anos, de acordo com a legislação fiscal brasileira. Também é importante considerar que a SOX sugere o arquivamento dos documentos fiscais pelo período de 7 anos para garantir o compliance.
Armazenamento seguro e na nuvem
Em um mundo cada vez mais digital, é crucial armazenar essas notas fiscais de maneira segura e confiável. O armazenamento em nuvem oferece uma solução prática e eficiente para esse propósito. Com a digitalização de notas fiscais, empresas e indivíduos podem facilmente armazenar, acessar e recuperar uma infinidade de notas fiscais com apenas alguns cliques.
Além disso, o armazenamento em nuvem permite um acesso fácil e contínuo a notas fiscais, além de oferecer benefícios como economia de custos, eficiência operacional e controle aprimorado de documentos.
De olho nas notas fiscais de entrada
É fundamental ressaltar a importância do monitoramento das notas fiscais de entrada para a prevenção de problemas com notas frias.
Notas frias são documentos fiscais falsos utilizados para simular compras que não aconteceram, o que pode gerar problemas financeiros e legais para o negócio. Portanto, realizar o controle minucioso e constante dessas notas é uma medida crucial para verificar a procedência dos documentos e garantir a veracidade das operações registradas.
Este acompanhamento ajuda as empresas a se precaverem contra práticas de fraude e evitarem possíveis inconvenientes com a fiscalização e litígios judiciais. E a boa notícia é que ele pode ser feito facilmente por meio de uma solução fiscal de armazenamento de documentos fiscais, como o Dootax Repositório DFe.
Conclusão
Entender a diferença entre a nota fiscal de entrada e saída é fundamental para a gestão fiscal adequada de um negócio. Ambos os documentos têm seus papéis únicos na documentação e cálculo de impostos das transações comerciais.
Portanto, para garantir a conformidade fiscal total, as empresas devem manter um registro adequado de todas as notas fiscais de entrada e saída. E o armazenamento em nuvem apresenta-se como uma excelente ferramenta para essa tarefa, proporcionando segurança, praticidade e eficiência.
Agora que você já conhece as diferenças entre nota fiscal de entrada e de saída, continue a visita em nosso blog e descubra como organizar notas fiscais com segurança.
