Consulta de CND: vale a pena automatizar?

Como ocorre o processo de consulta de CND na sua empresa? Por muitos anos, os profissionais do setor fiscal precisaram consultar e acompanhar a data de vencimento desses documentos manualmente. Porém, as ferramentas de automação surgiram para mudar essa realidade.

Já imaginou como seria gerenciar todas as certidões negativas da sua empresa de forma automática e centralizada? Isso representa um grande ganho de tempo, diminui riscos e facilita a organização. Perfeito, não é?

Se você ainda não está convencido, veremos neste artigo por quais motivos vale a pena automatizar a consulta de CND. Confira!

Principais tipos de CND

A necessidade de automatizar a consulta de CND surge porque existem muitos tipos de Certidões Negativas – e consultar todas elas toma um tempo valioso do departamento fiscal e tributário.

Ou seja, é preciso conhecer os principais tipos de Certidões Negativas para garantir que a sua empresa está livre de pendências legais. Afinal, essa também é uma maneira de fazer um controle interno para garantir que todas obrigações legais estão sendo cumpridas.

Veja quais são os principais tipos de Certidões Negativas de Débitos:

• Ministério da Fazenda;
• Secretárias da Fazenda;
• Justiça do trabalho;
• FGTS;
• Tributos imobiliários;
• Execuções fiscais;
• Falência e concordata.

As complicações no controle manual de CND

A Certidão Negativa de Débitos tem como objetivo comprovar a situação legal de pessoas físicas e jurídicas – confirmando que não existem pendências financeiras ou processuais.

Conforme acabamos de ver, trata-se de um documento que pode ser emitido por vários órgãos do governo – cada um com uma finalidade diferente. Na prática, diversas ações usuais para uma empresa exigem certidões negativas para serem realizadas: abrir um novo negócio, ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais, participar de uma licitação, solicitar um empréstimo, entre outras.

Por isso, consultar CND é mais uma rotina que exige a atenção do departamento fiscal. Apesar de ser possível emitir certidão negativa via internet, cada tipo de documento, como certidão estadual, federal e municipal, tem um caminho específico – e exige o preenchimento de diversas informações sobre a pessoa jurídica ou pessoa física.

Isso leva a alguns problemas que podem fazer parte do dia a dia no setor fiscal:

• Necessidade de acessar vários sites para consulta de CND da sua empresa e de terceiros;
• Desperdício de muitas horas organizando as certidões;
• Perda de negócios ou licitações por não estar com as certidões negativas de débito em dia;
• Falta de conhecimento sobre o surgimento de certidões positivas.

Benefícios de automatizar a consulta de CND

Grande parte dos órgãos já permitem a consulta de CND em formato digital. Para isso, é preciso acessar o site do órgão e informar os dados solicitados. Porém, esse é um processo que ainda toma bastante tempo quando feito de forma manual.

É justamente neste momento que entra a importância da consulta de CND automatizada. Hoje em dia existem soluções de robotização (RPA – Robotic Process Automation) que podem automatizar a captura, interpretação e processamento de informações utilizadas no dia a dia do negócio. O seu objetivo é eliminar a necessidade de intervenção humana na realização de atividades baseadas em rotinas manuais e repetitivas – como consultar certidões negativas.

Além de simplificar a emissão e gerenciamento da CND, um software de RPA fiscal ainda pode gerar vários outros benefícios no departamento fiscal: redução de custos, aumento da produtividade, diminuição das chances de erros, facilidade na estruturação de processos internos, consistência dos resultados obtidos, entre outros.

Veja mais vantagens de consultar CND automaticamente por meio de um sistema de controle de certidões negativas:

• Otimize seu trabalho;
• Reduza horas extras;
• Não perca mais nenhum prazo;
• Consulte todas as CNDs em um só lugar;
• Trabalhe com menos burocracia.

Como escolher uma solução para automatizar a consulta de CND?

Uma solução que automatiza a consulta de CND fica responsável por acessar os sites responsáveis e, de maneira automática, realizar o download de todas as certidões. Portanto, trata-se de uma forma de poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais em outras atividades enquanto os robôs cuidam do trabalho repetitivo.

A grande questão é: como escolher o melhor software de certidões negativas? Existem diferentes sistemas de controle de certidão negativa no mercado, e é preciso se atentar a alguns pontos na hora de decidir.

Veja só algumas dicas que vão ajudá-lo nessa decisão:

1. Avalie as certidões emitidas

O objetivo de um software de certidões negativas é simplificar a emissão desses documentos. Portanto, é fundamental avaliar quais são as certidões que podem ser geradas automaticamente.

Por exemplo, o Dootax Gestão de Certidões acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões, como Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de Regularidade do FGTS, Certidão Negativa de Débito Estadual, Federal e Municipal e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.

2. Possibilidade de integração

A facilidade para acessar as certidões também é um fator relevante na escolha do seu software. Priorize um software que permita que todas as certidões recebidas possam ser visualizadas em um único sistema – possibilitando ao usuário criar notificações de novas certidões, certidões a vencer, vencidas, dentre outras. Assim, sua empresa não corre o risco de acabar deixando um prazo de CND passar.

3. Tempo para implementação do sistema

Geralmente, o tempo de implementação vai depender do volume de certidões negativas de débitos geradas, definido na contratação. Porém, quanto mais rápido for esse processo, antes você pode começar a automatizar a emissão das certidões negativas na sua empresa.

4. Custo-benefício da ferramenta

O valor do sistema geralmente depende da volumetria de certidões emitidas por mês. Uma comparação com os benefícios que você pode obter é uma ótima maneira de escolher o melhor software de certidões negativas.

5. Facilidade no uso da solução

De nada adianta um sistema para consulta de CND repleto de funcionalidades se os seus colaboradores do departamento fiscal e tributário não conseguiram utilizá-las, não é? É preciso priorizar um software fiscal com interface simples e intuitiva.

Além disso, avalie se o seu parceiro fornece treinamento para novos clientes (conhecido como onboarding) e tem uma equipe de suporte dedicada e atenciosa.

6. Segurança do sistema

Por lidar com informações importantes do seu negócio, você deseja contar com um sistema fiscal que mantenha todos os dados protegidos e criptografados – usando tecnologias para garantir a segurança de todos os usuários, certo? Afinal, a segurança da informação é fundamental para as empresas hoje.

Garanta a consulta de CND automática com o Dootax Gestão de Certidões

Está pronto para automatizar a consulta de CND?

Com o Dootax Gestão de Certidões, você gerencia todas as certidões negativas da sua empresa, como Certidão Negativa de Débitos Estadual, Certidão de Regularidade do FGTS, Certidões Nada Consta e outras de forma automática e centralizada.

Veja tudo o que você pode garantir com o Dootax Gestão de Certidões, o sistema fiscal para emitir e consultar CND de forma automática:

• Produtividade. Aumente a eficiência operacional de sua equipe e não perca mais prazos.
• Centralização. Controle suas certidões e de terceiros em um só lugar. Facilite a comunicação entre departamentos.
• Segurança. Informações protegidas com criptografia de ponta.
• Compliance. Tenha acesso aos relatórios e fique em dia com suas obrigações.

Quer conhecer melhor os recursos para automatizar a consulta de CND do Dootax Gestão de Certidões? Acesse a nossa página!