Todas as empresas devem guardar notas fiscais após sua emissão ou recebimento. Mas essa é uma obrigação que pode despertar algumas dúvidas entre empresários e profissionais contábeis. E a principal delas é: por quanto tempo uma empresa deve guardar notas fiscais?
Você já sabe que é obrigatório guardar notas fiscais. Porém, nenhuma empresa deseja ficar armazenando documentos sem utilidade alguma por décadas, não é?
Neste artigo vamos responder essa questão e abordar os principais pontos sobre a obrigação de guardar notas fiscais da empresa. Confira!
5 anos. Esse é o tempo que as empresas precisam guardar notas ficais para atender às exigências da Receita Federal. Neste período, o Fisco pode solicitar os documentos para conferência. Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas.
No entanto, também é importante considerar que a SOX sugere o arquivamento desses documentos pelo período de 7 anos para garantir o compliance.
Já vimos por quanto tempo a empresa tem que guardar notas fiscais. Mas e os outros documentos fiscais, por quantos anos devem ser armazenados?
É importante ressaltar que, quando falamos sobre guardar notas fiscais, estamos nos referindo ao arquivo XML – que é gerado durante a emissão da nota fiscal e tem como função registrar todos os detalhes da transação.
Ou seja, as empresas estão obrigadas pela legislação a armazenar o XML da NFe pelo prazo mínimo de 5 anos – tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador. A partir disso, guardar notas fiscais com segurança se torna importante por três motivos principais:
O prazo de 5 anos de armazenamento é mais que uma boa prática, é uma das obrigações fiscais de uma empresa. E se você não guardar notas fiscais pelo prazo mínimo, o que pode acontecer?
Dentro desse prazo de 5 anos, a Receita Federal pode solicitar os documentos fiscais para analisar sobre eventuais irregularidades tributárias.
Caso a sua empresa não tenha os documentos para confirmar que realizou os recolhimentos devidos, deverá recolher o tributo de novo com multa de até 20% do valor contestado pelo Fisco mais os juros da taxa básica de juros (Selic). Já a multa para cada arquivo XML de nota fiscal não apresentado em uma fiscalização pode passar de R$ 1.000,00.
Além disso, a penalidade pode chegar a prisão. A Lei 8.137 prevê os crimes contra a “Ordem Tributária” – que incluem determinações contra a não apresentação de notas fiscais ou dos códigos XML da documentação eletrônica.
Você já sabia por quanto tempo uma empresa deve guardar notas fiscais? Quer continuar aprendendo mais sobre o assunto? Então, descubra a melhor forma de arquivar NFe.
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