Notas frias: como sua empresa pode se precaver?

Você sabia que as notas frias emitidas por terceiros podem prejudicar a sua empresa? Mesmo as organizações que prezam pelo cumprimento de todas as obrigações legais precisam ficar atentas em relação a movimentações que envolvam o seu CNPJ para evitar complicações.

O primeiro passo para aumentar a segurança da sua empresa é compreender o que são as notas frias e adotar medidas de proteção. Com uma atenção especial, é possível ficar longe dos problemas e ter mais tranquilidade com relação às obrigações fiscais.

Neste artigo vamos entender melhor como se precaver dos riscos das notas frias. Confira!

O que são as notas frias?

As notas frias são notas fiscais falsas que não representam a realidade das operações. Ou seja, é declarada uma venda de produto ou prestação de um serviço que nunca ocorreu. Trata-se de um crime que pode ser usado para recompor o estoque, acobertar uma mercadoria vendida sem NF-e, de sonegação de imposto, lavagem de dinheiro, entre outras operações ilegais.

É importante ressaltar que as notas frias podem ser emitidas contra o CNPJ de uma empresa sem o seu conhecimento – seja para registrar uma operação que nunca aconteceu ou que apresenta valores maiores ou menores do que a realidade.

Como as notas frias podem prejudicar sua empresa?

Já vimos que as empresas que emitem notas frias estão cometendo um crime. Mas como essa prática pode afetar as empresas inocentes?

O que ocorre na prática é que uma empresa que tem notas frias expedidas contra o seu CNPJ pode sofrer sanções por parte do SEFAZ. Isso ocorre porque o Fisco considera que essa operação existiu – e, como a empresa não tomou conhecimento desta nota, não faz sua escrituração e nem recolhe os tributos devidos.

Identificando as notas frias

Ninguém deseja sofrer sanções por conta de uma prática ilegal feita por terceiros, não é? Felizmente, existem formas de proteger sua empresa dessas situações.

Para isso, é preciso ficar de olho nas notas fiscais emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Isso pode ser feito por meio do Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou no site da Secretaria da Fazenda dos Estados (SEFAZ). A partir disso, sua empresa pode informar ao Fisco sobre operações desconhecidas – eximindo sua responsabilidade em relação à transação constante na NF-e.

A Manifestação do Destinatário é o nome dado ao registro de eventos feito pela empresa que recebeu uma NF-e. Ou seja, é um recurso que permite que o destinatário do documento fiscal informe a Secretaria da Fazenda sobre o andamento da operação representada por aquela nota fiscal.

Trata-se de um mecanismo para que a sua empresa possa informar ao Fisco se as informações inseridas pelo emitente da nota fiscal realmente são verdadeiras. Além disso, ainda é possível informar situações em que a operação não foi realizada ou você desconhece a origem do documento.

Tecnologia na proteção contra notas frias

Apesar de garantir a proteção contra notas frias, o processo de checagem manual pode custar muito tempo ao setor fiscal da empresa. É por isso que muitas organizações investem em tecnologias que automatizam esse processo.

Você quer fazer o Manifesto do Destinatário de forma simples e precisa? Para isso, basta encontrar uma plataforma digital que facilite esse processo. A tecnologia é a melhor aliada da eficiência nas rotinas fiscais.

As soluções da Dootax podem ajudar sua empresa a agilizar vários processos no departamento fiscal – incluindo a emissão da Manifestação do Destinatário.

Com o Dootax Repositório DFe, é possível armazenar e manifestar documentos fiscais eletrônicos de forma segura e prática. Confira os principais benefícios da ferramenta:

• Agilidade para localizar NFEs e seus XMLs;
• Integração com diversos canais para o recebimento do XML;
• Armazenamento seguro de todos os documentos fiscais, como NFe e CTe.

Benefícios do Repositório DFe

• Centralização: todos os documentos fiscais em um único local.
• Integração: a ferramenta se integra com diferentes canais para o recebimento do XML.
• Segurança fiscal: todos os documentos recebidos são validados na SEFAZ, garantindo a integridade entre o documento emitido e o efetivamente recebido pela sua empresa.
• Compliance fiscal: todos os documentos são armazenados pelo período mínimo de 7 anos.
• Facilidade: diversos filtros e relatórios para ajudar na análise estratégica de sua empresa.
• DANFe/DACTe: geração do documento em tempo real, agilizando a leitura das informações pelo time fiscal.