A gestão de notas fiscais é um processo importante para empresas de todos os portes e segmentos. Estamos falando do principal documento fiscal para o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias. Mais do que isso, as notas fiscais são fonte de informação para a administração financeira das organizações.
Neste contexto, pequenos erros podem gerar grandes impactos – como inconsistências na contabilidade e autuações em auditorias – ou simplesmente demandar um grande retrabalho para contornar a situação. Além disso, também precisamos considerar os custos extras com multas e juros pela aplicação de penalidades.
Mas quais são os principais erros na gestão de notas fiscais e como evitá-los? Confira logo a seguir!
Você sabia que as notas fiscais devem ser armazenadas pelo prazo mínimo de 5 anos? Esse é o tempo que as empresas precisam guardar notas ficais para atender às exigências da Receita Federal. Neste período, o Fisco pode solicitar os documentos para conferência. Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas.
Essa simples obrigação já é motivo o suficiente para demonstrar a importância de uma boa gestão de notas fiscais. Porém, ainda precisamos considerar outras ótimas razões:
Agora que já entendemos a importância do armazenamento das notas fiscais, precisamos conhecer os principais erros na gestão de notas fiscais que podem causar complicações na sua empresa. Veja só:
O primeiro dos erros na gestão de notas fiscais é a falta de organização. Se os profissionais não sabem exatamente como devem armazenar os documentos e nem onde procurá-los, são grandes as chances de que alguma informação seja perdida no meio do caminho.
Por isso, é recomendável adotar uma padronização na forma de gerenciar os documentos fiscais – garantindo que todos usem as mesmas ferramentas e sigam os mesmos procedimentos.
Outro problema comum na gestão de notas fiscais é o armazenamento inadequado dos documentos. Exemplos disso incluem situações em que os documentos estão somente em um computador local sem backup ou espalhados em diversos locais sem qualquer ordenação.
As pessoas do departamento fiscal não conseguem ter acesso aos documentos que precisam? Ou, então, as notas fiscais são tão facilmente acessíveis que qualquer pessoa pode encontrá-las? Esses são os dois extremos de um mesmo erro: a falta de controle no acesso aos documentos.
Imagine que todas as notas fiscais do último ano estejam salvas em um único computador. Se essa máquina estragar, como a sua empresa vai resgatar esses documentos? Certamente será uma situação delicada para solucionar.
É justamente por isso que o backup é fundamental quando falamos da gestão de notas fiscais. Garanta que todos os documentos fiscais que passam pela sua empresa tenham uma cópia de segurança e evite situações imprevistas desagradáveis.
No mundo digitalizado em que vivemos, não podemos mais falar sobre o armazenamento de notas fiscais apenas em papel, não é? Esse é um erro que pode causar a perda de informações importantes e afeta a produtividade de todo o setor fiscal – que ainda depende da realização de processos manuais.
Todos os principais erros na gestão de notas fiscais possuem uma coisa em comum: podem ser facilmente solucionados com uma solução para o armazenamento de documentos fiscais. Com a ferramenta ideal, você pode reduzir os riscos e alavancar a eficiência desse processo na sua organização.
Quer saber mais sobre os benefícios de uma solução fiscal? Descubra as vantagens do armazenamento de NFe na nuvem!
Tempo de leitura: 4 min Descubra como soluções especializadas de auditoria fiscal podem garantir precisão…
Tempo de leitura: 4 min Explore a trajetória turbulenta da desoneração da folha de pagamento…
Tempo de leitura: 3 min Chega de correr riscos desnecessários. Monitore suas inscrições estaduais de…
Tempo de leitura: 4 min Descubra por que monitorar débitos fiscais é crucial para empresas…
Tempo de leitura: 4 min Entenda a expectativa e os principais pontos da regulamentação da…
Tempo de leitura: 3 min Descubra as principais informações sobre o DTEC e otimize sua…