O que é e para que serve a Certidão Negativa?

Certidão Negativa

A certidão negativa é o documento emitido para comprovar a regularidade e a inexistência de débitos e de ações em âmbito civil, criminal ou federal. Por sua vez, ele é emitido e disponibilizado pelos órgãos dos governos federal, estadual e municipal. Assim, ele pode ser solicitado para as devidas comprovações perante empresas privadas e em contratos com empresas públicas.

1. O que é e para que serve a Certidão Negativa?

Como o próprio nome sugere, a certidão negativa de débitos é um documento emitido para comprovar a não existência de débitos ou pendências de pessoa física ou jurídica, relacionados a dívidas, bens ou processos.

Por sua vez, como já mencionado, essa validação é apresentada pelos órgãos municipais, estaduais e federais para comprovar a conformidade dos negócios.

Em geral, são exigidas para participar de licitações ou contratos públicos, na negociação de imóveis ou para comprovar a regularidade para clientes ou fornecedores.

Dessa maneira, o ideal é manter a conformidade das informações que podem impactar na emissão dos documentos, como o pagamento de débitos tributários, trabalhistas ou a regularidade no preenchimento e envio de declarações aos órgãos públicos.

2. Como emitir a Certidão Negativa?

Para emitir a certidão negativa, é necessário possuir a identificação do titular, sendo o CNPJ para pessoa jurídica e o CPF em relação à pessoa física.

No caso de CND da Receita Federal, a emissão pode ser realizada de forma virtual, sendo gerada gratuitamente.

Já em âmbito municipal, pode ocorrer a cobrança de taxa na solicitação de certidão negativa, conforme os critérios estabelecidos em algumas prefeituras. Desse modo, o contribuinte deverá consultar essas particularidades no município de domicílio.

3. Qual a importância da gestão de certidões negativas?

A gestão da certidão negativa está diretamente relacionada com a regularidade do contribuinte perante os órgãos governamentais.

Assim, com a sua emissão, é possível acompanhar que não há pendências ou impedimentos que possam comprometer o exercício da atividade, a venda ou a aquisição de bens ou, ainda, as transações comerciais.

4. Quando não é possível emitir uma CND?

A certidão negativa não é gerada se houver alguma irregularidade do contribuinte, podendo ser ocasionada por falta de envio de informações de obrigações acessórias ou débitos pendentes. Nesse caso, é necessário regularizar a situação para emitir o documento.

Após a regularização, caso ainda não tenha a possibilidade de gerar via internet ou sistema, é necessário procurar o órgão responsável para atualizar os dados necessários para liberar o documento.

5. Quais são os tipos de certidões negativas e onde consultar?

Certidão Negativa da Receita Federal: referente a todos os créditos tributários federais e à Dívida Ativa da União (DAU) por ela administrados.

Abaixo, seguem os links para a emissão, de acordo com o tipo de contribuinte:

Certidão do FGTS: comprova a quitação das obrigações referentes ao FGTS.

Certidão de Regularidade Fiscal Estadual: comprova que a pessoa física ou jurídica não possui pendências perante a Secretaria da Fazenda Estadual. Para a emissão, o contribuinte deve consultar a secretaria da fazenda de seu domicílio, conforme os portais de cada estado:

Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: comprova que a pessoa física ou jurídica não possui pendências perante a Secretaria da Fazenda Municipal. Para consulta, o contribuinte deve consultar a secretaria municipal de seu domicílio.

Por fim, tendo em vista a necessidade de manter a segurança e o controle das certidões, existem opções no mercado para agilizar e garantir a centralização dos documentos.

Como exemplo, podemos mencionar a Dootax, que contribui com a gestão automática dessas informações, trazendo agilidade e simplificação para as rotinas fiscais.

Sobre a autora:

Liliane Teixeira

Autora certificada Vamos Escrever, bacharel em Ciências Contábeis e pós-graduada em Controladoria e Gestão de Tributos. É contadora no setor de comércio e varejo, atuando em rotinas fiscais há mais de 10 anos, com vivência nas práticas do departamento pessoal e contábil. É apaixonada por aprender e está sempre em busca de novos conhecimentos.

Dootax

A Dootax nasceu para descomplicar rotinas fiscais com tecnologia, trazendo agilidade, redução de custos de segurança.