A utilização do repositório fiscal promove uma série de benefícios para o departamento fiscal de uma organização. Em meio a diversas rotinas internas que demandam atenção dos profissionais, a possibilidade de automatização pode gerar um grande salto no desempenho interno – maximizando a produtividade.
Você já notou como grande parte das rotinas internas das empresas está migrando para o ambiente digital? Com o departamento fiscal, isso não é diferente. Com as ferramentas certas, o trabalho pode ganhar em qualidade e gerar resultados mais vantajosos para toda a empresa.
Ao longo deste artigo, veremos os 5 principais benefícios do repositório fiscal. Acompanhe!
O repositório fiscal é uma solução digital com o objetivo de facilitar a gestão dos documentos fiscais de uma empresa. Em uma única plataforma, é possível acessar um painel de monitoramento para conferência de todos os detalhes sobre os documentos emitidos ou recebidos pela organização.
Na prática, isso significa que todos os documentos fiscais de uma empresa podem ser armazenados automaticamente em um ambiente seguro – facilitando a sua gestão e garantindo o cumprimento de todas as obrigações legais.
Em vez de controlar inúmeros documentos impressos em pastas, gavetas e armários, todas as informações ficam acessíveis em poucos cliques no ambiente digital, o que proporciona segurança e economia de materiais.
O funcionamento dessa ferramenta é muito simples: o repositório fiscal recebe o XML dos documentos fiscais eletrônicos através de diversos canais de integração e disponibiliza os dados coletados no painel de monitoramento.
Além disso, o sistema permite a geração da DANFe ou DACTe em tempo real – melhorando a leitura das informações para um padrão já conhecido pelo usuário.
O repositório fiscal permite armazenar NFe e CTe, além de possibilitar a realização da Manifestação do Destinatário de maneira simples e ágil.
Exercendo uma função tão importante de maneira simples, é fácil enxergar que o repositório fiscal tem um grande potencial de gerar benefícios para a sua empresa, não é? Confira a seguir quais são os principais benefícios que você pode aproveitar:
É importante e fundamental que os dados dos documentos fiscais eletrônicos estejam corretos. A centralização dessas informações em uma ferramenta com automação permite criar essas validações – incluindo a validação sobre a autenticidade do documento junto à SEFAZ e até mesmo o cadastro dos fornecedores.
Por conta dessa funcionalidade é possível aumentar a segurança dentro do departamento fiscal – garantindo que todo o trabalho seja desenvolvido com base em informações fidedignas. O aumento da eficiência na verificação de dados reflete na qualidade de todo o trabalho.
A lei exige o armazenamento de documentos fiscais pelo prazo legal de 5 anos, mas a SOX sugere o armazenamento por 7 anos para garantir o compliance fiscal. Realmente colocar em prática esse armazenamento pelo prazo mínimo exigido por lei é fundamental para evitar complicações para a organização.
Além de fazer o armazenamento dos documentos pelo prazo determinado, outro ponto importante é a necessidade de impressão cada vez menor com o uso de um repositório fiscal. Como trata-se todos de documentos fiscais eletrônicos, você economiza espaço em seu escritório e evita diversos armários com arquivos importantes.
Imagine que a sua empresa receba uma fiscalização do Fisco. Nesse momento, é necessário localizar uma série de documentos para comprovar que todas as exigências estão sendo seguidas de forma adequada, certo?
O uso de um repositório fiscal aumenta a facilidade para localização de documentos em uma possível fiscalização – agilizando o trabalho do funcionário e do auditor fiscal. Com isso, ocorre um aumento na segurança e confiabilidade das operações do departamento fiscal.
Tudo isso se torna ainda mais simples com a possibilidade de usar filtros nos relatórios para ajudar nas buscas. Em vez de perder horas procurando por documentos em papel, basta realizar rápidas pesquisas em poucos minutos.
O armazenamento online permite o acesso aos arquivos de qualquer local. O repositório fiscal realiza o armazenamento das informações na nuvem – garantindo confiabilidade e redução de custos de infraestrutura para a empresa.
Por conta disso, essa ferramenta digital também gera um aumento da acessibilidade e compartilhamento de informações de forma simples entre os usuários. É possível acessar os dados fiscais da empresa em qualquer lugar em que tenha conexão com a internet.
A automatização de processos para a gestão de documentos permite uma maior confiabilidade, rastreabilidade, redução de custos e minimiza as chances de erros.
O processo inteiro passa a ser feito de forma automática, reduzindo as chances de falha por conta da intervenção humana e organizando os processos internos da melhor maneira possível.
Como destacado no 1º item – Verificação de Dados eficiente – quando você tem todas as informações centralizadas em um único local, tudo se torna muito mais simples.
Você quer armazenar os documentos fiscais da sua empresa de forma segura e organizada? Então precisa conhecer o Repositório DFe!
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