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Repositório de guias tributárias: para que serve?

Tempo de leitura: 3 minutos

Sua empresa já utiliza um repositório de guias tributárias? O armazenamento adequado dos documentos fiscais é uma grande preocupação das empresas brasileiras por conta das exigências legais relacionadas ao tema. A lei impõe a necessidade de armazenamento por 5 anos, enquanto a SOX recomenda que esse tempo seja estendido para 7 anos.

Entretanto, a realização do armazenamento de forma manual pode causar diversas complicações: chance de erros, documentos extraviados, dificuldade para encontrar os documentos desejados e lentidão nos processos. Foi por conta disso que as empresas passaram a utilizar o repositório de guias tributárias no formato digital.

Veremos ao longo deste artigo como funciona o repositório de guias tributárias e como você pode melhorar essa rotina no departamento fiscal da sua empresa. Confira!

Repositório de guias tributárias
Photo by LinkedIn Sales Solutions on Unsplash

A importância do armazenamento de documentos fiscais

Todos os documentos fiscais de uma empresa são muito importantes para que o poder público possa fazer uma fiscalização efetiva. É necessário realizar o cruzamento entre todas informações contidas nos documentos com as declarações realizadas pela organização para assegurar de que todas obrigações estejam sendo cumpridas.

Por essa razão, a importância do armazenamento correto dos documentos fiscais está relacionada diretamente ao atendimento das exigências legais – reduzindo os riscos corridos pela empresa. Porém, a facilidade no acesso a essas informações também pode contribuir para otimizar os processos internos e gerar dados relevantes para a gestão da organização.

Repositório de documentos fiscais

Como funciona o repositório de guias tributárias?

Até alguns anos atrás, o armazenamento dos documentos fiscais era realizado de forma manual através de vários papéis impressos guardados em armários e gavetas, não é? Porém, essa forma de armazenamento se tornou ultrapassada com o surgimento dos documentos em formato digital.

Sem a necessidade de possuir os documentos impressos, todos os dados podem ser armazenados e organizados em formato digital – simplificando todo o processo e aumentando a segurança. Com isso, tanto a empresa quanto o poder público obtêm um salto de produtividade.

O repositório de guias tributárias no formato digital permite que todas as guias de tributos fiquem concentradas em uma única plataforma – organizando os documentos e facilitando o acesso. Trata-se de uma forma mais vantajosa de cumprir as exigências legais da empresa.

Repositório de guias tributárias da Dootax

A solução Dootax Pagamento de tributos realiza a automação fiscal para emissão e pagamento de tributos. Para isso, a faz a integração com sites de qualquer órgão do governo, gera o título e realiza integração bancária para pagamento.

Além disso, a plataforma da Dootax possui um módulo de repositório de guias tributárias, possibilitando o armazenamento de todas as suas guias de tributos em um único local. Em uma eventual fiscalização, com uma simples busca é fácil localizar a guia emitida e seu comprovante de pagamento.

Atualmente nas empresas esse armazenamento é feito de forma física, o que dificulta muito o processo de localização das guias e seus respectivos comprovantes. Além de facilitar a busca das guias e seus comprovantes, a solução economiza ainda os custos da empresa com impressão e papel.

O seu funcionamento é muito simples: o repositório recebe o XML dos documentos fiscais eletrônicos através de diversos canais de integração e disponibiliza todos esses dados no painel de monitoramento.

Além de facilitar o acesso aos documentos, a ferramenta Repositório DFe permite a geração da DANFe ou DACTe em tempo real, melhorando a leitura das informações para um padrão já conhecido pelo usuário. Com o documento já importado no sistema, através de nosso RPA Fiscal, o software comunica com o governo (Federal, Estadual ou Municipal) para a emissão da respectiva guia tributária.

Feito isso, vem a parte do pagamento e autenticação eletrônica. O pagamento pode ser realizado diretamente com o banco de sua empresa, ou em alguns casos para um melhor controle é possível integrar com seu ERP e então seguir o mesmo fluxo do Contas a Pagar já definido.

No Dootax Repositório DFe fica armazenada, então, a NFe ou CTe que deu origem à guia. O sistema da Dootax armazena ainda a respectiva guia com código de barras que foi gerada pelo governo e seu respectivo comprovante de pagamento.

Entre as vantagens da utilização da solução Dootax Repositório DFe estão:

  • Centralização de todos os documentos fiscais em um único lugar;
  • Integração com diversos canais para o recebimento do XML;
  • Aumento da segurança fiscal dos documentos recebidos pelo departamento fiscal;
  • Facilidade para extrair informações úteis para ajudar na análise estratégica da empresa;
  • Agilidade na localização de comprovantes de pagamento.

Pensando em investir começar a utilizar um repositório de guias tributárias? Que tal conhecer melhor as funcionalidades e benefícios que as soluções da Dootax podem oferecer à sua empresa? Visite a nossa página!

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Sobre o autor

Thiago Souza

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