A gestão de documentos fiscais é uma das principais rotinas para qualquer empresa que busca a continuidade de suas atividades. Em especial, o setor fiscal das organizações precisa dar uma atenção especial para essa atividade.
Mas como garantir o sucesso na gestão de documentos fiscais? Quais são as melhores formas de reduzir riscos e otimizar a produtividade nesta tarefa?
Confira logo a seguir tudo o que você precisa saber para uma boa gestão de documentos fiscais!
A gestão de documentos fiscais eletrônicos (DFe) possui um papel tão crucial para as empresas que poderia ser considerada um patrimônio das organizações. São diversas as obrigações que passam pelo bom gerenciamento desses documentos – além de informações importantes para gerar insights valiosos.
Na prática, a gestão de documentos fiscais garante que as informações sejam registradas com eficiência e fiquem disponíveis sempre que necessário – seja para uso interno ou para fins de fiscalização.
Em resumo, podemos representar a importância da gestão de documentos fiscais nos seguintes pontos:
Apesar de toda sua importância, muitas empresas cometem erros na hora de gerenciar seus documentos fiscais. Como consequência, podem ocorrer diversas falhas nos mais variados processos da empresa.
Veja alguns dos principais erros que podem causar problemas:
Leia também: 5 erros na gestão de notas fiscais e como evitar
Você quer melhorar a qualidade da gestão de documentos fiscais? Então, confira essas dicas que preparamos:
Sempre que um novo documento é emitido ou recebido, ele deve ser armazenado corretamente pela sua empresa. Isso inclui a categorização correta e o respeito aos procedimentos definidos para a entrega dessas informações.
Além disso, também é importante ficar de olho nas saídas dos documentos. Ou seja, as informações que não precisam mais ser armazenadas (porque já não são exigidos pela legislação e não possuem valor estratégico) podem ser descartadas para evitar confusões desnecessárias.
Para evitar riscos, inclua o processo de verificação das notas fiscais e outros documentos recebidos no seu fluxo de atividades. Dessa forma, você se resguarda e evita que sua empresa pague notas falsas e indevidas – sofrendo com perdas no caixa.
Conforme vimos ao longo deste artigo, uma política de gestão de documentos fiscais pode fazer toda a diferença. E o mesmo vale para o armazenamento: é essencial garantir que todas as informações sejam guardadas e organizadas em um local seguro.
Quando falamos sobre gestão de documentos fiscais, a tecnologia pode facilmente se tornar sua grande aliada. Com a migração dos documentos para o formato eletrônico, tornou-se mais fácil armazenar e gerenciar esses dados digitalmente.
Mais do que isso, existem soluções que automatizam processos para tornar essa gestão ainda mais simples e eficiente. Ou seja, um bom software pode desburocratizar inúmeras tarefas e aumentar a produtividade de todo o setor fiscal. Isso pode incluir:
Você gostou das dicas sobre gestão de documentos fiscais? Quer entender como você pode manter seus documentos eletrônicos organizados na nuvem? Então leia também este conteúdo que preparamos para você e descubra os benefícios do Dootax Repositório DFe!
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