Como ter mais segurança e praticidade na emissão de NFCe?

A NFCe surgiu para substituir a nota fiscal de venda para o consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal emitido por ECF. Na prática, foi uma mudança planejada para simplificar os processos para as empresas e para o Fisco. Porém, o processo de emissão de NFCe ainda é um desafio em muitas organizações.

Apesar de ser um procedimento digital com foco na praticidade, existem várias complicações que podem surgir na hora da emissão de NFCe. E todo gestor do departamento fiscal deseja ficar longe de complicações, não é mesmo?

Neste artigo, vamos conferir como você pode adicionar mais segurança e praticidade na emissão de NFCe. Acompanhe!

Para que serve a NFCe?

Já vimos que a NFCe foi criada para substituir dois documentos conhecidos das empresas:

1. A nota fiscal de venda a consumidor, modelo 2;
2. Cupom Fiscal emitido por equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

Ou seja, a Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFCe) é um documento emitido em operações de vendas para o consumidor final. Sua função é justamente transmitir informações sobre o produto vendido – como o valor da operação, características dos produtos e tributos recolhidos.

Assim como os outros formatos de nota fiscal, a emissão da NFCe é essencial para fins de fiscalização e comprovação tributária.

Como é feita a emissão de NFCe?

O primeiro passo para a emissão de NFCe é reconhecer quais são os requisitos necessários para esse processo:

• Acesso à internet;
• Credenciamento na SEFAZ, que concede permissão para emissão;
• Programa emissor de NFCe;
• Certificado digital no padrão ICP – Brasil;
• Inscrição estadual em dia;
• Código de Segurança do Contribuinte (CSC).

Com uma ferramenta para emissão de NFCe em mãos, você deve acessar o sistema e preencher as seguintes informações:

• Dados do produto – que incluem os códigos exigidos (como o NCM) e devem ser cadastrados previamente;
• Quantidade;
• Valores;
• Tributação;
• Entre outras informações que podem variar entre os estados.

É importante ressaltar que a NFCe pode ser emitida para vendas de até R$ 10.000,00. Caso ultrapasse esse valor, deve ser emitida uma NFe. Além disso, fica a critério do cliente escolher se ele deseja ou não que seja inserido o seu CPF no documento.

Principais complicações na emissão de NFCe

Acabamos de ver o processo de emissão de NFCe. Porém, nem sempre tudo ocorre conforme o previsto. De fato, existem complicações comuns vivenciadas pelas empresas brasileiras:

Erros nos processos de contingência

Em períodos de indisponibilidade dos sistemas é possível fazer a emissão de NFCe em modo de contingência. Nesse caso, as emissões devem ser transmitidas para a autorização quando for reestabelecida a conexão com o sistema.

Porém, é preciso tomar cuidado no uso dos processos de contingência – usando esse método somente em forma de exceção. Com isso, é possível evitar o colapso nas operações e reduzir os riscos de irregularidades fiscais.

Falhas no software de vendas

Para fazer a emissão de NFCe, as empresas usam sistemas que fazem a transmissão das informações para o Fisco conforme as vendas ocorrem. Porém, as falhas no software de vendas podem afetar esse processo – como problemas cadastrais, lentidão, dificuldade de navegação ou falta de integração com outros sistemas.

Erros no cadastro de produtos

Outro problema recorrente na emissão de NFCe são os erros com os cadastros de produtos. Quando isso ocorre, a NFCe pode ser rejeitada ou também podem surgir erros nos tributos recolhidos. Ou seja, você terá um retrabalho para regularizar a situação e a empresa corre riscos desnecessários.

Armazenamento adequado

Ao emitir a NFCe, é gerado um arquivo XML contendo todas as informações do documento. É importante armazenar esse aquivo XML pelo prazo mínimo de 5 anos. Caso isso não ocorra, a empresa fica vulnerável a multas em processos de fiscalização.

Como escolher a solução ideal para emissão de NFCe?

Grande parte dos desafios na emissão de NFCe podem ser superados com o uso de uma boa solução para realizar esse processo. Mas como encontrar o sistema de nota fiscal ideal para a sua empresa e garantir mais segurança e praticidade?

Veja algumas dicas que preparamos para você:

• Verifique se o fornecedor da solução é confiável;
• Certifique-se de que os dados sejam protegidos com criptografia;
• Fique atento ao cumprimento das normas da LGPD;
• Garanta que a solução é moderna e atualizada conforme a legislação;
• Verifique se a solução atende a todas as necessidades da sua empresa;
• Busque por um fornecedor que ofereça treinamento e suporte;
• Procure por um sistema que ofereça estabilidade e agilidade no seu uso;
• Dê preferência para um sistema que centralize os seus documentos fiscais em um só lugar.

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